In Simplicate kun je allerlei kosten registreren. We maken hierbij onderscheid tussen projectinkoop en losse kosten die je als declaratie wilt registreren.

  • Een voorbeeld van projectinkoop is bijvoorbeeld de inhuur van derden of onkosten waarvan je een inkoopnota hebt ontvangen en de kosten hiervan wilt registreren op een project.
  • Een voorbeeld van een kostendeclaratie is bijvoorbeeld een cursus, of een aantal verwerkingen van mutaties die je wilt registreren op een project.

Belangrijk! In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de basisinstellingen goed zet om kosten te kunnen gebruiken. Nadat je dit hebt gedaan, kun je kosten registreren. Hoe dit werkt is beschreven in het artikel Projectinkoop en Kosten declareren.

Kostensoorten activeren en instellen

Voordat je kosten kunt gebruiken activeer je dit eerst onder Instellingen > Projecten > Algemene project instellingen. Je bepaalt hier welke kosten je wilt gaan gebruiken:

  • Kosten via inkoopfactuur betekent: inkoopfacturen kunnen boeken op een project via projectinkoop.
    Het menu Projecten dan wordt uitgebreid met het tabblad Projectinkoop.
  • Kosten via medewerker betekent: declaraties kunnen boeken op een project.
    Het menu Uren wordt dan uitgebreid met het tabblad Declaraties.

Vervolgens bepaal je welke kosten je wilt gebruiken onder het tabblad Kostensoorten.

Aanmaken van kostensoorten

Ga nu naar Instellingen > Projecten > Kostensoorten. Hier voeg je de kostensoorten toe (de verschillende soorten kosten die je wilt gebruiken). Denk bijvoorbeeld aan: inhuur derden, drukwerk, software, etc.

Goed om te weten: zowel de projectinkoop (inkoopfacturen) als declaraties (vanuit de module Uren > Declaraties) maken gebruik van deze kostensoorten. Je beheert ze dus op een plek.

Per kostensoort stel je het volgende in:

  • Kostensoort
    Vul hier de omschrijving van de kostensoort in.
  • Prijs per eenheid
    Belangrijk: dit gebruik je alleen als je kosten wilt boeken als declaratie in aantal / stuks. Om de kostensoort te gebruiken voor de registratie van inkoop laat je Prijs per eenheid uit, omdat dit altijd een bedrag is.
  • Inkoopprijs
    Vul hier de prijs van de kostensoort in (excl. Btw). Let op: je kunt hier per dienst nog van afwijken.
  • Bijlage
    Activeer om een bijlage te kunnen opslaan bij de invoer van een declaratie. De bijlage wordt opgeslagen bij de boeking, maar verder niet getoond op de eventuele verkoopfactuur.
  • Geblokkeerd
    Wil je geen gebruik meer maken van de kostensoort, dan kun je deze blokkeren. Op dat moment kan de kostensoort niet meer worden toegevoegd aan een dienst. Bij diensten waar de kostensoort reeds aan gekoppeld is kan er nog wel inkoop op geregistreerd worden. Ook blijft de historie gewoon bestaan.

Kosten toevoegen aan een dienst

Nadat je de juiste kostensoorten hebt aangemaakt, voeg je deze toe aan een dienst binnen een project. Dit werkt op dezelfde manier als het toevoegen van urensoorten.

  • Ga naar Projecten > Open een project > Dienst > Acties Bewerken
  • Kies Kosten registreren: Ja
  • Voeg de betreffende kostensoorten toe die je wilt gaan gebruiken
  • Bepaal de totale inkoopprijs, de marge en de verkoopprijs

Het is uiteraard ook mogelijk om meerdere kostensoorten aan een dienst toe te voegen met elk een eigen inkoopprijs, marge en verkooptarief.

Kosten registreren via projectinkoop OF declaraties

Nadat je bovenstaande stappen hebt doorlopen, kun je kosten registreren op een project. Dit kan via projectinkoop wanneer hier een inkoopfactuur tegenover staat of als declaratie via Uren > Declaraties. Hoe dit precies werkt wordt in de volgende artikelen verder beschreven:

Wanneer worden (inkoop)kosten doorbelast?

Alleen als je werkt met factuurmethode Nacalculatie, worden de geboekte inkoopfacturen / declaraties ook daadwerkelijk klaargezet als te factureren regel. Als je kosten registreert op een abonnementsdienst of vaste prijs dienst, dan zijn de kosten verwerkt in de prijs. 

Los van de gekozen facturatiemethode heb je door het registreren van kosten natuurlijk altijd inzicht in het budget en de bestede (inkoop)kosten.

Inzicht in de geregistreerde kosten

Hieronder een voorbeeld van een dienst, waar kosten op gebudgetteerd en geregistreerd zijn. Er is:

  • € 2.400 aan inkoop gebudgetteerd (dit bedrag is exclusief marge en Btw)
  • € 1.200 aan kosten (dit bedrag is ook exclusief marge en Btw) geregistreerd

Een overzicht van alle geboekte kosten op een project vind je onder het tabblad Kosten. Hier vind je ook een detailoverzicht van de kosten.

Uiteraard zie je de kosten ook terug op de pagina projectresultaat. Hier zie je in een oogopslag alle projecten met daarbij o.a. de begrootte inkoop, besteedde kosten en resterend budget per project.

Heeft u het antwoord gevonden?