In Simplicate kun je allerlei kosten registreren. We maken hierbij onderscheid tussen projectinkoop en losse kosten die je als declaratie wilt registreren.

  • Een voorbeeld van projectinkoop is bijvoorbeeld de inhuur van derden of onkosten waarvan je een inkoopnota hebt ontvangen en de kosten hiervan wilt registreren op een project.

  • Een voorbeeld van een kostendeclaratie is bijvoorbeeld een cursus, of een aantal verwerkingen van mutaties die je wilt registreren op een project.

Belangrijk! In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de basisinstellingen goed zet om kosten te kunnen gebruiken. Nadat je dit hebt gedaan, kun je kosten registreren. Hoe dit werkt is beschreven in het artikel Projectinkoop en Kosten declareren.

Kostensoorten activeren en instellen

Voordat je kosten kunt gebruiken activeer je dit eerst onder Instellingen > Projecten > Algemene project instellingen. Je bepaalt hier welke kosten je wilt gaan gebruiken:

  • Kosten via inkoopfactuur kunnen registreren: Wanneer deze optie is aangevinkt kun je handmatig of via een inkoopkoppeling inkoop registreren onder Projectinkoop in de Projectenmodule. Inkoop is gebaseerd op een inkoopfactuur en inkoopregels kunnen alleen geboekt worden op kostensoorten zonder eenheid. Meer informatie over Inkoop vind je hier.

  • Kosten via medewerker kunnen registreren: Via deze optie is het mogelijk om declaraties te registreren op een medewerker. Deze optie is dan beschikbaar in de Urenmodule onder Declaraties. Meer informatie over het onderdeel Declaraties vind je hier.

  • Kosten direct op projecten kunnen registreren: Wanneer deze optie aangevinkt is, is het o.a. mogelijk om kosten te kunnen importeren m.b.v een importsjabloon. Ook kan je handmatig kosten direct op een kostensoort met of zonder eenheid boeken.

Vervolgens bepaal je welke kosten je wilt gebruiken onder het tabblad Kostensoorten.

Aanmaken van kostensoorten

Ga nu naar Instellingen > Projecten > Kostensoorten. Hier voeg je de kostensoorten toe (de verschillende soorten kosten die je wilt gebruiken). Denk bijvoorbeeld aan: inhuur derden, drukwerk, software, etc.

Goed om te weten: zowel de projectinkoop (inkoopfacturen) als declaraties (vanuit de module Uren > Declaraties) maken gebruik van deze kostensoorten. Je beheert ze dus op één plek.

Per kostensoort stel je het volgende in:

  • Kostensoort
    Vul hier de omschrijving van de kostensoort in.

  • Prijs per eenheid
    Dit gebruik je alleen als je kosten wilt boeken in aantal/stuks. Een kostensoort per eenheid kun je gebruiken in een declaratie en als je handmatig kosten rechtstreeks op een project boekt (via projectinkoop).

  • Inkoopprijs
    Vul hier (eventueel) de prijs van de kostensoort in (excl. btw). Let op: je kunt hier per dienst nog van afwijken.

  • Marge
    Vul hier (eventueel) de marge (in procenten) in dat je standaard op deze kostensoort pakt. Let op: je kunt hier per dienst nog van afwijken.

  • Verkoopprijs
    Op basis van het percentage dat je eventueel hebt ingevuld bij marge wordt de verkoopprijs automatisch berekend. Je kunt de verkoopprijs ook zelf invullen, dan wordt de marge automatisch berekend. Let op: je kunt hier per dienst nog van afwijken.

  • Bijlage
    Activeer om een bijlage te kunnen opslaan bij de invoer van een declaratie. De bijlage wordt opgeslagen bij de boeking, maar verder niet getoond op de eventuele verkoopfactuur.

  • Geblokkeerd
    Wil je geen gebruik meer maken van de kostensoort dan kun je deze blokkeren. Op dat moment kan de kostensoort niet meer worden toegevoegd aan een dienst. Bij diensten waar de kostensoort reeds aan gekoppeld is kan er nog wel inkoop op geregistreerd worden. Ook blijft de historie gewoon bestaan.

Kosten toevoegen aan een dienst

OPTIE 1. Vanuit de instellingen, toevoegen aan de standaarddienst

Via Instellen > Projecten > Diensten kun je per dienst alvast één of meerdere kostensoorten toevoegen. Wanneer je in 9 van de 10 gevallen dezelfde kostensoort gebruikt per dienst, dan adviseren we de kostensoort hier alvast toe te voegen in plaats van los op ieder project. Dat scheelt bij het toevoegen van een dienst sales traject of op een project iedere keer tijd. Per keer dat je de dienst toevoegt aan een project kun je nog wel van deze standaard toegevoegde kostensoorten afwijken. (Zie hiervoor optie 2)

Wanneer je een kostensoort aan een dienst toevoegt heb je de mogelijkheid om hem ook met terugwerkende kracht toe te voegen aan alle actieve diensten op bestaande projecten. Als je onderstaande checkbox aanvinkt bij het toevoegen van de kostensoort zal hij worden toegevoegd aan alle actieve diensten op bestaande projecten.

Let op: om kostensoorten met terugwerkende kracht toe te voegen aan bestaande diensten moet kosten op deze bestaande diensten op de projecten kosten registreren wel op “Ja” staan.

Wanneer je een kostensoort van de standaarddienst verwijdert heb je ook de mogelijkheid om ze van alle bestaande diensten te verwijderen. Een kostensoort verwijderen van de standaarddienst doe je middels het rode kruisje dat zichtbaar wordt als je met je muis over de kostensoort gaat.

Als je onderstaande checkbox selecteert voor je op “Verwijderen” klikt, wordt de kostensoort ook van alle actieve diensten verwijderd.

Let op: De kostensoort wordt alleen verwijderd van actieve diensten als er nog geen kosten op zijn geregistreerd.

Als je een kostensoort die al op een standaarddienst staat alsnog met terugwerkende kracht wil toevoegen aan alle actieve diensten, kun je hem eerst verwijderen van de standaarddienst, dan opnieuw toevoegen en daarbij de "toevoegen aan actieve diensten" checkbox aanvinken.

OPTIE 2. Toevoegen aan een specifieke dienst op een specifiek project

Je kunt de kostensoort natuurlijk ook toevoegen op een dienst op een specifiek project. Dit werkt op dezelfde manier als het toevoegen van een urensoort.

  • Ga naar Projecten en open een project

  • Klik bij de dienst op Acties > Bewerken

  • Kies Kosten registreren: Ja

  • Voeg de betreffende kostensoorten toe die je wilt gaan gebruiken

  • Bepaal de totale inkoopprijs, de marge en de verkoopprijs

Het is uiteraard ook mogelijk om meerdere kostensoorten aan een dienst toe te voegen met elk een eigen inkoopprijs, marge en verkooptarief.

Kosten registreren via projectinkoop OF declaraties

Nadat je bovenstaande stappen hebt doorlopen, kun je kosten registreren op een project. Dit kan via projectinkoop wanneer hier een inkoopfactuur tegenover staat of als declaratie via Uren > Declaraties. Hoe dit precies werkt wordt in de volgende artikelen verder beschreven:

Wanneer worden (inkoop)kosten doorbelast?

Alleen als je werkt met factuurmethode Nacalculatie, worden de geboekte inkoopfacturen / declaraties ook daadwerkelijk klaargezet als te factureren regel. Als je kosten registreert op een abonnementsdienst of vaste prijs dienst, dan zijn de kosten verwerkt in de prijs. 

Los van de gekozen factuurmethode heb je door het registreren van kosten natuurlijk altijd inzicht in het budget en de bestede (inkoop)kosten.

Inzicht in de geregistreerde kosten

Hieronder een voorbeeld van een dienst, waar kosten op gebudgetteerd en geregistreerd zijn. Er is:

  • € 220 aan inkoop gebudgetteerd (dit bedrag is exclusief marge en btw)

  • € 120 aan kosten (dit bedrag is ook exclusief marge en btw) geregistreerd

Een overzicht van alle geboekte kosten op een project vind je onder het tabblad Kosten. Hier vind je ook een detailoverzicht van de kosten.

Uiteraard zie je de kosten ook terug in de rapportage Projectresultaat. Hier zie je in één oogopslag alle projecten met daarbij o.a. de begrote inkoop, bestede kosten en resterend budget per project.

Heb je het antwoord gevonden?