Veel organisaties maken gebruik van tijd voor tijd (tvt). Wanneer er meer uren worden gewerkt dan bepaald in het rooster van een medewerker, krijgt diegene extra verlof in de vorm van tvt.
Simplicate maakt het mogelijk om dit automatisch toe te voegen aan het verlofsaldo middels de Urencontrole.
De instellingen
Allereerst adviseren wij een aparte verlofsoort aan te maken via Instellingen > HRM > Verlofsoort, genaamd 'Tijd voor tijd'. Op deze manier kan je namelijk achteraf eenvoudig analyses maken hoeveel tvt iemand (of op totaalniveau) heeft ontvangen.
Nadat je dit hebt gedaan ga je naar Instellingen > Uren > Controleren waarbij je de instelling ‘Tijd voor tijd toevoegen via urencontrole’ op 'Ja' zet. Met deze instelling geef je aan dat je gebruikt wilt maken van het automatisch toevoegen van tvt wanneer iemand meer uren heeft geregistreerd dan zijn of haar rooster aan uren bevat.
Hoe het werkt
Via de Urenmodule en het tabblad 'Registreren' zie je aan de rechterkant hoeveel uren er zijn geregistreerd en de hoeveelheid roosteruren in het rooster van de medewerker. Je ziet zowel aantallen als een visuele weergave van de verhouding 'besteed' versus 'beschikbaar' (rood geeft aan dat er meer uren zijn geregistreerd dan het rooster).
Op het moment dat de uren van een medewerker worden goedgekeurd en er meer uren zijn geregistreerd dan het rooster (dit geldt alleen op weekniveau), dan zie je nu automatisch onderstaande pop-up verschijnen:
In deze pop-up vind je de volgende informatie:
Het aantal geregistreerde uren in deze week
Het aantal roosteruren in deze week
De periode van de week (letterlijk de datum vanaf en tot)
Vervolgens stelt Simplicate het aantal 'Tijd voor tijd' uren voor dat je kunt toevoegen. Maar, zoals te zien in de afbeelding, kun je dit aantal handmatig nog aanpassen wanneer je hier van af wilt wijken.
Na het bevestigen via de groene knop ‘Toevoegen aan saldo’ worden de uren bijgeschreven op het verlofsaldo van de medewerker.
Je kunt de 'Tijd voor tijd' uren nu terugvinden in het verlofoverzicht van de medewerker via HRM > Medewerker > Verlof. Daarnaast vind je een notitie op de tijdlijn, zodat je ook terug kunt zien wie wanneer de tvt uren heeft toegekend.
Let op: wanneer je de goedgekeurde week weer openzet en/of afkeurt, dan worden de reeds toegevoegde tvt uren verwijderd. Bij het opnieuw goedkeuren krijg je wederom de beschreven pop-up, waarna je de tvt uren weer kunt toevoegen. Al deze acties worden gelogd op de tijdlijn van de medewerker in HRM!