Opnemen en aanvragen van verlof
Je registreert het verlof via de agenda (en/of timesheet). Je kunt ook direct voor meerdere dagen verlof registreren door de eindtijd te wijzigen.
Simplicate zal dan aan de hand van het rooster automatisch berekenen hoeveel uur er van het verlofsaldo moet worden afgeschreven.
Simplicate houdt rekening met reeds geregistreerd verlof in die periode. Stel je vraagt verlof aan voor 20 t/m 30 december en je hebt al feestdagenverlof voor Kerst in Simplicate staan, zullen deze dagen overgeslagen worden. Hierdoor wordt er niet dubbel verlof geregistreerd. Handig!
Zodra je op 'Opslaan' klikt, wordt de bijbehorende workflow automatisch gestart en krijgt het verlof de status 'Aangevraagd' (maak je geen gebruik van een workflow voor het goed- of afkeuren van verlof, dan krijgt het verlof geen status en wordt het direct verwerkt):
De leidinggevende heeft in dit voorbeeld een workflow ontvangen en kan de aanvraag goed- of afkeuren.
In dit voorbeeld, hebben we 3 acties benoemd:
Goedgekeurd
Afgekeurd
Meer informatie benodigd
Op het moment dat er geklikt wordt op de actie 'Goedgekeurd', wordt de workflow verder doorgezet en krijgt het verlof de status goedgekeurd:
Bij HRM > Medewerker > Verlof zie je het verlof ook terugkomen met een bijbehorende status:
Op het moment dat je een verlofaanvraag afkeurt, dan loopt de workflow door, maar verdwijnen de geregistreerde verlofuren automatisch uit de agenda (en/of timesheet) en zie je ook niets terug op het tabblad 'medewerker' in de HRM-module.
Wijzigen van verlof
Op het moment dat de leidinggevende-controle aanstaat en een week nog open staat, dan is het mogelijk om zelf verlof en verzuim in het verleden te verwijderen.
Hierdoor hoeft de leidinggevende niet onnodig betrokken te worden bij het verwijderen van verlof en verzuim uren. Wanneer een week al is goedgekeurd, zal de leidinggevende deze week eerst weer open moeten zetten, voordat deze verlof/verzuim uren verwijderd kunnen worden.
Mocht de leidinggevende controle niet aanstaan, dan kunnen verlof/verzuim uren in het verleden niet worden verwijderd.
Verlof afboeken
Wanneer een medewerker uit dienst gaat of je wilt vakantiedagen uitbetalen, dan kun je dit via de verlofkaart van de medewerker doen.
Ga hiervoor naar de verlofkaart en klik rechtsboven op + Nieuw. Geef aan dat het om een afboeking gaat, wat de reden van de afboeking is, in welk kalenderjaar de uren afgeboekt moeten worden en om hoeveel uren het gaat:
Tijd voor tijd
Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de urencontrole functionaliteit, is het mogelijk om te werken met 'Tijd voor tijd'. Er wordt dan automatisch verlof bijgeboekt wanneer er extra uren ( > rooster uren) gemaakt zijn.
Het type verlof hangt af van de instellingen in de Urencontrole. Je kunt dit verlof vervolgens weer opnemen op precies dezelfde manier als het andere verlof.
Het is aan te bevelen om een aparte verlofsoort te gebruiken voor 'tijd voor tijd'. Op deze manier is het eenvoudig om onderscheid te maken tussen wettelijke verlofdagen en verlof als gevolg van extra gemaakte uren. Meer informatie over 'Tijd voor tijd' vind je in dit artikel.
In onderstaande artikel lees je hoe je herhalend/terugkerend verlof of verzuim kan registreren: