De nieuwe capaciteitsplanning geeft jou inzicht in de capaciteit die je per week, per medewerker hebt. Zo zorg je ervoor dat jouw medewerkers steeds productief blijven, ze niet overvraagd worden en je geen taken over het hoofd ziet. De capaciteitsplanning is een extra module geworden en bestaat naast de dagweergave in de urenmodule.

Je gaat beginnen met de capaciteitsplanning, maar hoe?!

Stap 1: Doornemen artikel capaciteitsplanning

Bij het toevoegen van de capaciteitsplanning zijn er een aantal nieuwe dimensies en begrippen in Simplicate gekomen. Mochten deze nieuwe begrippen nog niet bekend zijn dan raden we aan om eerst het artikel over de capaciteitsplanning in het algemeen te lezen voor je aan de slag gaat.

Stap 2: Disciplines toevoegen in HRM

Disciplines zijn de urensoorten waar een medewerker voornamelijk aan werkt. De disciplines zijn een suggestie, zodat je straks makkelijker ziet welke medewerkers beschikbaar zijn om een bepaalde taak op te pakken. Een medewerker kan naast de disciplines die zijn toegekend nog steeds op alle urensoorten schrijven.

De disciplines zijn gebaseerd op de urensoorten die je hebt ingesteld in de instellingen. Het toekennen van disciplines aan een medewerker doe je in HRM > Betreffende medewerker > tab Medewerker.

Stap 3: Bepaal tijdseenheden

De minimale tijdseenheid om te plannen is een kwartier. De tijdseenheid waarop je plant kun je instellen via de instellingen onder de nieuwe categorie capaciteitsplanning. Je kiest hier voor de eenheid kwartier, half uur of uur.

Stap 4: Project kiezen of aanmaken

Kies een project dat geschikt is voor het plannen. Dit kan een bestaand of een nieuw project zijn.

Goed om te weten is dat de capaciteitsplanning extra functionaliteit is, en werkt met jouw projectdata. Dat wil zeggen: het gebruik van de capaciteitsplanning heeft geen invloed op geschreven tijd (eerder of later dan vandaag).

Stap 5: Diensten aanmaken en definiëren

Diensten aanmaken is onveranderd gebleven. Je kunt op de dienst nu aangeven of je de dienst wilt plannen of niet:

In de planning vind je de dienst terug op de week van de begindatum van de dienst. Een einddatum meegeven is niet verplicht. Deze kun je eventueel later via het tabblad ‘Planning’ of via de capaciteitsplanning toevoegen.

Verder kun je op de dienst(en) alvast een urenbudget voor de urensoorten meegeven zoals je dat gewend bent.

Stap 6: [Optioneel] Taken aanmaken in projectenmodule onder de tab Planning.

Maak nu taken aan van de urensoorten. Dat doe je onder het nieuwe tabje ‘Planning’ Ken de taken eventueel toe aan een medewerker.

Weet je nog niet wie de taak gaat uitvoeren, dan wordt de taak een placeholder. Je kunt in de capaciteitsplanning later de taak aan een medewerker toekennen, daar heb je goed overzicht wie van de medewerkers ruimte heeft voor deze taak.

Let op: je kunt op twee manieren taken toevoegen: via het project (tabblad Planning) en via de Capaciteitsplanning. Wanneer kies je welke optie?

  • Project (tabblad Planning): Hier plan je alles wat je er moet gebeuren vanuit het project. Je houd inzicht en grip op taken die daadwerkelijk gedaan moeten worden.
  • Vanuit de capaciteitsplanning: hier heb je inzicht in de beschikbaarheid en capaciteit van medewerkers.

Stap 7: De capaciteitsplanning

In de capaciteitsplanning beschik je over twee tabbladen: Medewerkers en Projecten. Hieronder beschrijven we kort de verschillen en eigenschappen.

Weergave van Medewerkers

De capaciteitsplanning opent standaard in de tab Medewerkers. Onder de namen van de medewerkers staan de disciplines zoals je deze bij Stap 1 op HRM hebt toegekend. Hier kun je filteren op disciplines door op een discipline te klikken, of via de zoekbalk. De capaciteitsplanning is op basis van weekniveau. De verticale oranje lijn laat de huidige week zien.

Je hebt hier ook een overzicht van de placeholders (taken die nog toegewezen moeten worden aan medewerkers).

Achter de medewerkers staat per week hun actuele beschikbaarheid (ten opzichte van hun capaciteit) in percentages. Met de toetscombinatie ⌘+i (Mac) of Ctrl+i (Windows) zie je deze percentages vertaald naar uren.

Beschikbaarheid

De beschikbaarheid is gebaseerd op rooster in HRM, waarbij rekening is gehouden met verlof en verzuim en geschreven uren via de agenda of timesheet in Simplicate. Dat betekent dat je meetings en herhalende urenblokken uit de agenda terug ziet komen, verminderd in capaciteit per week.

Een voorbeeld: Iemand heeft 40 uren in de week beschikbaar in zijn rooster, en heeft op maandag de komende tien weken 4 uur ingepland voor interne werkzaamheden, en op vrijdag de komende tien weken 4 uur verlof in de middag. In de capaciteitsplanning zul je zien dat de capaciteit van deze medewerker de komende tien weken bestaat uit 32 uur.

De kleuren grijs, groen, oranje en rood geven visueel de beschikbaarheid weer. Klik de medewerker uit en zie wat er per project is gepland.

Grijs betekent dat er ruimte is om te plannen.

Groen betekent dat deze medewerker tussen 80 en 110% is ingepland.

Rood betekent dat deze medewerker meer dan 111% is ingepland.

Weergave van Projecten

Onder het tabblad Projecten zie je alle projecten en diensten die in die periode actief zijn. De diensten met een Vaste prijs en Nacalculatie kun je verplaatsen door te slepen of op de dienst te klikken.

Van diensten met de factuurmethode Abonnement is het niet mogelijk om deze te verplaatsen, omdat je hier te maken hebt met een doorlopende cyclus.

Klap een project open voor een overzicht van de medewerkers. Deze medewerkers zijn al toegekend aan een taak. De placeholders moeten nog worden toegekend aan een medewerker. Dit kun je doen via de knop toekennen. Daarnaast kun je onder deze tab de periode van een taak nog aanpassen, bijvoorbeeld langer of korter maken.

Gebruik de zoekbalk bovenin om te zoeken op medewerkers, disciplines, teams, projecten of relaties. Zo krijg je snel overzicht van projecten met een bepaald criteria.

Stap 8: Taken aanmaken vanuit de Capaciteitsplanning

Wanneer je in het projectenoverzicht in de Capaciteitsplanning, kun je hier op twee manieren naar toe werken.

De eerste optie is via de 'te plannen projecten'-sidebar: Alle diensten waarop is aangegeven dat 'Dienst inplannen = Ja' komen terug in de sidebar - 'te plannen projecten' in het projectenoverzicht.

Hier zie je dus alle projecten waar nog wordt verwacht dat er uren gepland moeten worden. In dit menu kun je gemakkelijk doorklikken naar de diensten onder het project en de bijbehorende urensoorten. Op het niveau van de urensoorten kun je taken gaan aanmaken, inplannen en toewijzen aan medewerkers:

Hier zie je onder de urensoort Sr. Expert / Sr. Projectmanager verschillende taken. Een aantal zijn reeds ingepland, een aantal staan nog open om in te plannen.

Wanneer je klik op 'ga naar dienst' op 'ga naar taak' filters Simplicate de betreffende taak voor jou er uit in het projecten overzicht. Dan kun je gemakkelijk de nog te plannen taken inplannen.

De tweede optie is door onder het betreffende project in een week te klikken, dan opent een pop-up om een nieuwe taak aan te maken (zie afbeelding).

Stap 9: Tijdschrijven

In de agenda en de timesheet van de medewerkers zie je de toegewezen taken voor die week. Deze taken staan rechts in de planbaan klaar. Hier zie je ook hoeveel uur ervoor gepland is en hoeveel uur reeds besteed is.

Selecteer de taak en registreer de tijd. Simplicate begrijpt daardoor direct welke Project - Diensten - Urensoort combinatie daarbij hoort.

Stap 10: Rechten indelen

Per gebruiker kun je instellen of een gebruiker de rechten heeft om de gehele planning te zien, of alleen de planning die voor hem of haar relevant is. Je doet dit via Instellingen > Account > Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten > Rechten per gebruikersgroep. Onder het kopje ‘Capaciteitsplanning’ zie je hier nu twee rechten: ‘toegang’ en ‘toegang tot volledige planning.’

Heeft u het antwoord gevonden?