Allereerst: de nieuwe BI-rapportage van Onderhanden werk laat, in tegenstelling tot de rapportage Projectresultaat, puur de informatie zien die relevant is voor het bepalen van de OHW-stand. Het bevat dus geen extra kolommen zoals budgetten, bruto marge, projectresultaat, etc. Deze informatie vind je binnen BI onder het kopje Bruto marge.
Daarnaast zijn de formules voor het bepalen van het OHW ook anders en kunnen er verschillen ontstaan tussen de Onderhanden werk rapportage in de BI-module en de Projectresultaat rapportage in de Projecten-module.
Lees onderstaande aandachtspunten daarom goed door.
Belangrijke note: wanneer wordt gesproken over de 'BI-rapportage Onderhanden werk' dan bedoelen we de rapportage Onderhanden werk, onderdeel van de BI-rapportage. Wanneer wordt gesproken over de 'rapportage Projectresultaat', dan wordt de rapportage bedoeld, onderdeel van de module Projecten, Rapportages, Projectresultaat.
Peildatum
Oude werking peildatum: (rapportage Projectresultaat)
De rapportage Projectresultaat maakt gebruik van een peildatum. Deze peildatum vind je bovenaan de pagina en bepaalt voor een belangrijk deel de selectie van gegevens:
Laat alleen de projecten zien waarbij de peildatum tussen de begin- en einddatum van het project ligt. Valt de gekozen datum erbuiten, omdat bijvoorbeeld de einddatum van het project voor de peildatum ligt, dan wordt deze niet getoond.
Haalt alleen de totalen op tot en met de geselecteerde peildatum. Oftewel:
Uren besteed laat alleen de waarde van uren zien tot en met de gekozen datum. Uren na de peildatum werden in de kolom Uren gepland getoond.
Omzet gefactureerd laat de som van gefactureerde omzet zien tot en met de gekozen peildatum.
Nieuwe werking periode selectie: (BI-rapportage Onderhanden werk)
De BI-rapportage OHW maakt gebruik van filters. De periode die je aan de zijkant als filter instelt, bepaalt de selectie van gegevens die opgehaald worden. Hiermee kun je bijvoorbeeld alle gegevens (uren, kosten, gefactureerd en OHW) ophalen van een bepaalde periode.
Let op: er zal daarbij nooit meer gegevens worden opgehaald dan de gekozen periode. Er wordt dus geen stand van het OHW bepaald op een specifieke datum, maar een stand van het OHW over de geselecteerde periode.
Wil je de OHW stand weten op een specifiek moment, zorg er dan voor dat je selectie alle data bevat tot en met de gewenste datum. Bijvoorbeeld: haal alle gegevens op t/m Q3 van 2020.
Klik aan de zijkant op het potloodje om het filter voor de periode in te stellen
Bepaal op welke manier je de periode wilt filteren, in dit geval kies je voor Kwartalen
Vink alleen de kwartalen uit die je niet wilt meenemen in je selectie, zodat de rest t/m Q3 2020 aangevinkt blijft.
Kies tot slot OK.
De rapportage wordt nu opgebouwd met alle data over de geselecteerde periode.
Hierbij worden ook de projecten die in de geselecteerde periode gesloten zijn meegenomen. Om deze eruit te filteren kun je gebruik maken van een tweede filter “Einddatum project”. Door hier alle projecten met een einddatum in het verleden of N/A (Niet van toepassing) uit te filteren hou je een zuivere peildatum over.
Uren besteed
Beide rapportages gaan altijd uit van de verkoopwaarde van uren, oftewel: urenbesteding x verkooptarief.
De rapportage Projectresultaat splitst de urenbesteding altijd uit in twee kolommen: uren besteed (alles t/m vandaag) en uren gepland (alles na de gekozen peildatum).
De BI-rapportage OHW verzamelt alle geregistreerde en ingeplande uren in één kolom, namelijk: Uren besteed.
Bepaalde ingeplande uren in de toekomst kunnen uit het OHW gefilterd worden door de periodefilter aan de rechterzijde in te stellen. Als je de periode instelt tot vandaag, worden ingeplande uren niet getoond in de 'Uren besteed' kolom.
Verschillen verklaard in kolom Uren besteed
Wanneer je beide rapportages naast elkaar legt kan er een verschil zitten in de waarde Uren besteed. Dit heeft waarschijnlijk te maken met de datum selectie.
Kosten besteed
De waarde van de bestede kosten zijn bij beide rapportages een optelsom van alle inkoop en kostendeclaraties die geregistreerd zijn.
De BI-rapportage OHW telt echter ook de marge op bij de geregistreerde kosten, oftewel: de verkoopwaarde van de kosten. Hierdoor is de som voor het bepalen van het OHW heel helder te maken, want daar wil je de marge uiteraard wel meetellen als verwachte omzet.
Verschillen verklaard in kolom Kosten besteed
Wanneer je beide rapportages naast elkaar legt kan er een verschil zitten tussen de waardes Kosten besteed. Dit heeft te maken met de marge die wordt meegeteld in de BI-rapportage en in de rapportage Projectresultaat niet.
Gefactureerd
De waarde van gefactureerde omzet zal in veel gevallen in beide rapportages identiek zijn. Mocht er een verschil zijn, dan kan dit drie oorzaken hebben:
In de rapportage Projectresultaat ligt de peildatum voor vandaag, waardoor mogelijk niet alle facturen meegeteld worden van de tussenliggende periode.
In de BI-rapportage OHW is er een filter actief, bijvoorbeeld op de periode, waardoor niet alle factuurgegevens opgehaald worden.
Er is een voorschot verstuurd. In de rapportage Projectresultaat worden voorschotten niet meegenomen, in de BI-rapportage OHW staan deze wel.
Kolom OHW
De waarde van het OHW kan aanzienlijke verschillen opleveren tussen beide rapportages. Dit heeft er mee te maken dat in de rapportage Projectresultaat vrij veel aannames zijn gedaan, om een reële OHW positie te bepalen.
In de BI-rapportage OHW worden deze aannames volledig losgelaten en wordt de zuivere OHW positie getoond.
Er volgen een aantal voorbeelden om dit te verduidelijken.
Voorbeeld: OHW bij vaste prijs
Je verleent een dienst tegen een vaste prijs van 5000 euro
Je besteed 80 uur x verkooptarief van 100 euro = 8000 euro
Je hebt nog geen factuur gestuurd
Is de waarde van het OHW nu 5000 euro? Of 8000 euro?
In de rapportage Projectresultaat zal een waarde worden getoond van 5000 euro. Immers: je kunt niet meer factureren dan de prijs die je hebt afgesproken. 5000 euro is 5000 euro.
In de BI-rapportage OHW zal een waarde worden getoond van 8000 euro. Immers: je hebt 8000 euro aan uren gemaakt en er is nog geen euro gefactureerd. Dat er een vaste prijs is afgesproken laten we buiten beschouwing: we laten een zuiver OHW zien.
Voorbeeld: OHW bij abonnement zonder urenregistratie
Je brengt een abonnement van 100 euro per maand in rekening waar je geen tijd op registreert
Het abonnement is gestart en inmiddels 1x gefactureerd.
Is de waarde van het OHW nu -100 euro? Of 0 euro?
In de rapportage Projectresultaat zal een waarde worden getoond van 0 euro. Immers: je hebt wel iets gefactureerd, maar je kunt er geen tijd op registreren, dus wordt het niet als (onderhanden) werk gezien.
In de BI-rapportage OHW zal wel een waarde worden getoond van -100 euro. Immers: je hebt een factuur gestuurd en dus omzet ontvangen. Daarom tellen we dit mee in het OHW. Dat er geen tijd of kosten op geregistreerd zijn, maakt in deze niet uit.
Wij adviseren om je gefactureerde omzet altijd te dekken met uren/kosten, zodat het resultaat daarmee zuiver blijft.
Voorbeeld: je brengt een licentie in rekening van 100 euro per maand. Hier worden geen uren op geregistreerd, maar er zijn vaak wel kosten voor hosting, etc. Je kunt er dan voor kiezen om hier kosten tegenover te boeken, zodat het resultaat kloppend is bij de dienst die je levert.
TIP:
Wil je de abonnementen toch niet mee laten tellen in het OHW? Filter deze factuurmethode dan uit aan de zijkant. Of filter op een voor jou passende manier de rapportage. Vaak worden abonnementen (zonder uren-/kostenbesteding) op een aparte omzetgroep geboekt, zodat je hier eenvoudig op kunt filteren.
Uitgewerkt voorbeeld: verschillen analyseren
Hieronder een uitsnede van de BI-rapportage OHW. We gaan de OHW waarde vergelijken met de rapportage Projectresultaat.
Het saldo OHW in de BI rapportage betreft: 50.645 euro (som van kolom Saldo)
Het saldo OHW in de Projectresultaat rapportage betreft: 40.295 euro
Hieronder een export van de BI rapportage naar Excel, met in de laatste twee kolommen de OHW stand in BI versus de rapportage van Projectresultaat:
Twee diensten vallen hierbij direct op:
Maandlicentie: deze wordt in de BI-rapportage OHW wél meegeteld en levert een OHW saldo op van -12.000 euro. In BI tellen we deze omzet dus wel mee om de totale OHW positie te bepalen voor dit project.
Website: hier is een all-in prijs voor afgesproken van 5000 euro. Dit bedrag is ook gefactureerd. Er zijn echter meer uren/kosten gemaakt, dan er aan omzet is ontvangen.
In de rapportage van Projectresultaat zeggen we dan: je kunt niet meer factureren dan de afgesproken prijs, het OHW bedraagt 0 euro.
In de BI-rapportage laten we het effect van budgetoverschrijding wel zien: er is feitelijk gezien nog 1650 euro niet gefactureerd. Wel onderhanden werk dus. Je kunt er zelf voor kiezen dit af te boeken, of voor lief nemen.
Tot slot
Het kan verwarrend zijn dat er verschillen zichtbaar zijn in het saldo OHW tussen beide rapportages. We hebben er echter bewust voor gekozen om een volledig transparante rapportage naast de bestaande te zetten, zodat je zelf kunt bepalen of de aannames die in de rapportage van Projectresultaat worden gedaan voor jou wel terecht zijn.
Doordat de BI-rapportage OHW zuiver is, kun je nu ook op projectniveau (dus dienstoverstijgend) het OHW saldo bepalen. De saldo's worden namelijk niet meer afgegrensd op dienstniveau.