Met de tweewegs agenda-integratie kun je je eigen (externe) agenda koppelen met Simplicate (en andersom). Agenda items die vanuit de externe agenda in Simplicate worden gezet, kunnen in Simplicate gekoppeld worden aan een project-dienst-urensoort combinatie.

De tweewegs agenda-integratie van Simplicate is samen met Cronofy ontwikkeld. Cronofy is wereldwijd specialist op dit gebied en zorgt als provider voor de koppeling tussen de agenda in Simplicate en je persoonlijke agenda(’s). De tweewegs agenda-integratie ondersteunt de volgende externe agenda’s:

  • Google Calendar

  • Apple Calendar

  • Microsoft Office365

  • Microsoft Outlook.com

  • Microsoft Exchange (ook on-premise)

Het activeren van de integratie

Het activeren van deze integratie is eenvoudig te realiseren middels deze 4 stappen:

  1. Navigeer naar 'Mijn profiel' (rechtsboven in Simplicate)

  2. Klik op tabblad 'Agenda-integratie'

  3. Klik op de knop "Jouw agenda koppelen".
    Je wordt nu doorgestuurd naar een tussenscherm van Cronofy waar de autorisatie wordt uitgevoerd en de koppeling wordt gelegd tussen Simplicate en de externe agenda.
    Let op: je kunt als gebruiker niet meer dan één externe agenda tegelijk koppelen aan je profiel.

  4. Je wordt na het koppelen doorgestuurd naar 'Mijn profiel' en het tabblad 'Agenda-integratie'. Hier wordt nu de betreffende agenda getoond als actief.

Let op: als de status op inactief blijft staan moet je nog je agenda kiezen. Kies in dat geval de agenda die je wil activeren en klik op opslaan. Je wordt vervolgens doorgestuurd naar een tussenscherm van Cronofy waar je toestemming geeft om te koppelen.

Zodra de integratie is ingesteld worden je externe agenda items getoond in je Simplicate agenda. Je kan het tonen van externe agenda items aan- en uitzetten met de toggle rechtsboven:

Agenda's van collega's inzien

Het is ook mogelijk om de externe agenda's van collega's in te zien. Zoek hiervoor desbetreffende collega op in de agendaweergave van Registreren en activeer de toggle bovenin Simplicate.

Goed om te weten:

  • Als je de toggle van de externe agenda voor een collega aan- of uitzet, geldt dit alleen voor jouw weergave en niet die van je collega. Als je de externe agenda van een collega dus uitzet, blijft deze aanstaan voor de collega zelf. Voor jou wordt deze dan alleen niet meer zichtbaar.

  • Om hiervan gebruik te kunnen maken, is het recht 'Bekijk en bewerk alle timesheets' benodigd.

Weergave van externe agenda items in Simplicate

In Simplicate zie je een duidelijk verschil tussen de externe agenda items en de standaard Simplicate agenda items (urenblokken). De externe agenda items zijn witte blokken of witte blokken met groene streep in Simplicate, zolang deze items niet in Simplicate gekoppeld zijn aan een project-dienst-urensoort combinatie.

Groene blokken zijn Simplicate agenda items (1), witte blokken met groene streep zijn externe agenda items van jezelf (2) en helemaal witte blokken zijn externe agenda items georganiseerd door iemand anders of met een herhaalpatroon (3).

Let op: Zolang je het externe agenda item niet koppelt aan een project-dienst-urensoort combinatie in Simplicate, kun je dit alleen wijzigen in de externe agenda. De integratie is dus pas 'tweewegs', als je een extern agenda item koppelt!

Hoe koppel je een extern agenda item?

Als je klikt op een extern agenda item, krijg je een pop-up met de mogelijkheid om de wijzigingen te synchroniseren, hierbij krijg je twee opties:

  • Ja, synchroniseer: Met deze optie vervang je het externe urenblok door een Simplicate urenblok. Veranderingen die worden doorgevoerd in Simplicate zijn ook zichtbaar in de externe agenda. Hierna koppel je het blok aan een project-dienst-urensoort combinatie in Simplicate. Zodra je het externe agenda item hebt gekoppeld, zal het grijze blok veranderen naar een Simplicate urenblok zoals we dat nu al kennen.

  • Nee: Met deze optie baseer je een nieuw Simplicate blok op een extern item zonder dat deze wordt gewijzigd. Dit nieuwe Simplicate blok wordt niet gesynchroniseerd naar de externe agenda. Deze optie leent zich bij uitstek voor externe agenda-afspraken met (externe) genodigden. Als je deze optie kiest, creëer je een blok met een project-dienst-urensoort combinatie in Simplicate. Het originele blok uit de externe agenda blijft staan en er wordt een nieuw blok toegevoegd met dezelfde waarden.

Externe agenda items georganiseerd door iemand anders of met een herhalingspatroon kunnen niet gesynchroniseerd worden, bij dit soort items is de ‘Ja, synchroniseer’ optie daarom uitgegrijsd:

Let op

  • Verzuim dat in de Simplicate agenda geregistreerd is, zal nooit naar de externe agenda worden gestuurd en is daar dus niet zichtbaar.

  • Gekoppelde agenda items kun je wijzigen in zowel de Simplicate Agenda als de externe Agenda. Echter, als je in de externe agenda aanpast dat het item terugkerend is, zal dit overgenomen worden in Simplicate, maar wel als herhalend externe urenblok (helemaal wit urenblok).

  • De agenda items worden tot maximaal 42 dagen in het verleden gesynchroniseerd en maximaal een half jaar in de toekomst.

  • Wanneer je de koppeling legt worden nieuwe afspraken gesynchroniseerd naar de externe agenda, maar bestaande items niet. Als je dit wel wil, dan zul je alle items in Simplicate moeten openen, en opnieuw moeten opslaan.

  • Verwijderen van gekoppelde items kan alleen in Simplicate. Wanneer je een gekoppeld agenda item toch in de externe agenda verwijdert, dan zal het item vanzelf weer teruggezet worden in de externe agenda. Simplicate is dus leidend.

Invloed op Urencontrole en Facturatie

De externe agenda items tellen in de agenda niet mee als geschreven of geplande uren. Deze items zie je dus ook niet terug in een eventuele urencontrole en kunnen ook niet gefactureerd worden.

Heb je het antwoord gevonden?