Doel van deze rapportage

Deze rapportage heeft als belangrijkste doel om inzicht te geven in de besteding van uren/kosten op gebudgetteerde diensten en hoe deze zich verhouden tot de vaste (abonnements)prijzen die hierover zijn afgesproken.

Introductie

De rapportage richt zich dus puur op budgetten, besteding en gefactureerde omzet.

Bovenaan de pagina vind je een aantal toggles, waarmee je meerdere inzichten kunt verkrijgen.

  • Projecttotalen

  • Vaste prijs diensten

  • Nacalculatie diensten

  • Abonnementsdiensten

Het filter 'Diensten zonder budget uitsluiten' biedt de mogelijkheid om diensten zonder budget (urenbudget en kostenbudget is 0) wel of niet mee te nemen. Standaard neemt de rapportage deze niet gebudgetteerde diensten niet mee.

Een paar aandachtspunten

Deze rapportage maakt gebruik van afgrenzingen in de selectie van data:

  • Nacalculatie diensten waar geen budget op ingesteld is, worden standaard niet meegeteld in dit overzicht. Reden hiervoor is dat dit anders een negatief effect heeft op het verschil tussen budget en besteed. Via het filter 'Diensten zonder budget uitsluiten' op 'nee' te zetten, kun je deze diensten wel mee laten tellen.

  • Vaste prijs diensten en abonnementsdiensten zonder budget worden wel meegenomen.

  • Vaste prijs diensten en abonnementsdiensten waarbij uren en kosten registreren is uitgeschakeld worden in het Vaste prijzen en Abonnement overzicht niet getoond. Dit zijn vaak licenties of kortingregels waar geen besteding op mogelijk is en om die reden ook niet meegenomen worden in dit overzicht. In de Projecttotalen worden deze uiteraard wel meegeteld.

Projecttotalen

Deze pagina laat van alle projecten (uiteraard afhankelijk van het filter aan de zijkant) de budgetten zien van zowel uren als kosten en de besteding van uren en kosten. Tevens wordt de gefactureerde omzet hierbij getoond.

Je kunt met deze rapportage snel zien waar budgetoverschrijding plaatsvindt en hoe dit zich verhoudt per projectleider.

Standaard worden alle actieve en gesloten projecten getoond. Op actieve projecten zul je over het algemeen meer budget zien dan besteding. Interessant is het om ook te kijken naar alleen de afgesloten projecten.

TIPS

Analyseer snel de belangrijkste uitschieters in jouw organisatie met deze tips:

TIP 1: sorteer de kolom TOTAAL BUDGET - TOTAAL BESTEED oplopend om te zien op welke projecten er overbesteding plaatsvindt en andersom om te zien waar de meeste ruimte is.

TIP 2: wordt er onterecht bepaalde omzet meegeteld? Bijvoorbeeld omdat licenties of hosting abonnementen meegeteld worden, filter deze omzetgroep of dienst dan uit aan de zijkant.

Aandachtspunten

Er zijn twee belangrijke punten om rekening mee te houden:

  • Nacalculatie diensten zonder budget worden NIET meegeteld. Het meetellen zou een negatief effect hebben op de projecttotalen. Immers: 0 euro budget en 10.000 euro besteed moet geen negatief effect geven op de totalen. Via het filter 'Diensten zonder budget uitsluiten' op 'nee' te zetten, kun je deze diensten eventueel wel mee laten tellen.

  • Vaste prijzen en abonnementsdiensten ZONDER budget worden in het overzicht van Projecttotalen wel meegeteld als gefactureerde omzet. De reden hiervoor is dat een losse dienst (bijv. korting of opslag) je wel wilt meetellen in de besteding versus gefactureerd.

Kolommen toegelicht

Budget uren

Totaal urenbudget van alle diensten per project

Uren besteed

Laat de verkoopwaarde van bestede uren (incl. correcties) op gebudgetteerde diensten zien. Nacalculatie diensten zonder budget worden dus niet meegeteld.

Budget kosten

Totaal kostenbudget van alle diensten per project

Kosten besteed

Laat de verkoopwaarde van bestede kosten op gebudgetteerde diensten zien. Nacalculatie diensten zonder budget worden dus niet meegeteld.

Totaal budget - Totaal besteed

Het verschil tussen het totaal van budget (uren + kosten) en besteding (uren + kosten). Een belangrijke kolom om op te sorteren!

Gefactureerd

Laat alle gefactureerde omzet zien, behalve Nacalculatie diensten zonder budget.

Gefactureerd - Totaal besteed

Het verschil tussen de gefactureerde omzet en de besteding (uren + kosten). Een belangrijke kolom om op te sorteren! Sluit via het filter omzet uit als deze onterecht te hoog uitvalt, zie ook de tip hierboven.

Vaste prijs diensten

Deze rapportage geeft inzicht in de budgetten, besteding en afgesproken prijzen van vaste prijs diensten.

Doel van deze rapportage

Verkrijg inzicht in de besteding van uren en kosten op alle vaste prijs diensten. Vragen die beantwoord worden is of de prijs wel dekkend is met de besteding en hoe de besteding zich verhoudt tot de ingestelde budgetten.

TIPS

Analyseer snel de belangrijkste uitschieters in jouw organisatie met deze tips:

TIP 1: sorteer de kolom TOTAAL BUDGET - TOTAAL BESTEED of VASTE PRIJS - TOTAAL BESTEED oplopend om te zien op welke diensten er overbesteding plaatsvindt en andersom om te zien waar de meeste ruimte is. Wanneer je veel projecten hebt, kan het zijn dat je eerst veel lege waardes ziet (budget / prijs = besteding). Navigeer in dat geval dan een aantal pagina's verder.

TIP 2: sorteer de laatste kolom BESTEED T.O.V. VASTE PRIJS IN % aflopend om te zien hoe de overbesteding zich verhoudt tot de afgesproken prijs. 1000 euro overbesteding op een prijs van 50.000 euro is minder ernstig dan 1000 euro op een prijs van 1500 euro.

TIP 3: laat middels een filter alleen de diensten zien van gesloten projecten. Op deze projecten zal geen besteding meer plaatsvinden en kun je dus goede conclusies trekken.

Aandachtspunten

Alleen diensten o.b.v. vaste prijs worden getoond en waar uren en/of kosten registreren aan staat. Kortingen, opslag, etc. worden in dit overzicht dus niet meegenomen!

Kolommen toegelicht

Prijs

De waarde van alle vaste prijzen.

Budget uren

Totaal urenbudget van alle vaste prijs diensten.

Uren besteed

Laat de verkoopwaarde van bestede uren (incl. correcties) op gebudgetteerde vaste prijs diensten zien.

Budget kosten

Totaal kostenbudget van alle vaste prijs diensten.

Kosten besteed

Laat de verkoopwaarde van bestede kosten op gebudgetteerde vaste prijs diensten zien.

Totaal budget - Totaal besteed

Het verschil tussen het totaal van budget (uren + kosten) en besteding (uren + kosten). Een belangrijke kolom om op te sorteren!

Vaste prijs - Totaal besteed

Het verschil tussen de vaste prijs per dienst en de besteding (uren + kosten). Een belangrijke kolom om op te sorteren!

Besteed t.o.v. vaste prijs in %

Geeft de verhouding weer tussen de besteding (uren + kosten) en de vaste prijs per dienst.

Nacalculatie diensten

Deze rapportage geeft inzicht in de budgetten, besteding en gefactureerde omzet van nacalculatie diensten.

Doel van deze rapportage

Verkrijg inzicht in de besteding van uren en kosten op alle nacalculatie diensten. In de praktijk zal de besteding gewoon gefactureerd worden, of afgeboekt. Vragen die beantwoord worden is of de facturatie achter blijft ten opzichte van de uren- / kostenbesteding. Dit inzicht is ook via de OHW rapportage te verkrijgen, echter geeft deze rapportage ook de budgetten van de nacalculatie diensten weer.

TIPS

Analyseer snel de belangrijkste uitschieters in jouw organisatie met deze tips:

TIP 1: sorteer de kolom TOTAAL BUDGET - TOTAAL BESTEED oplopend om te zien op welke diensten er overbesteding plaatsvindt en andersom om te zien waar de meeste ruimte is. Wanneer je veel projecten hebt, kan het zijn dat je eerst veel lege waardes ziet (budget / prijs = besteding). Navigeer in dat geval dan een aantal pagina's verder.

TIP 2: verberg de diensten zonder budget door het filter 'Diensten zonder budget uitsluiten' op Ja / Yes te zetten.

TIP 3: sorteer de laatste kolom GEFACTUREERD - TOTAAL BESTEED aflopend om te zien hoe de besteding zich verhoudt tot hetgeen gefactureerd is.

Aandachtspunten

Alleen diensten o.b.v. nacalculatie worden getoond en waar uren en/of kosten registreren aan staat. Het filter 'Diensten zonder budget uitsluiten' biedt de mogelijkheid om alle nacalculatie diensten waar geen budget op ingesteld staat te verbergen. Immers: op nacalculatie diensten is niet altijd een budget van toepassing.

Kolommen toegelicht

Budget uren

Totaal urenbudget van alle nacalculatie diensten.

Uren besteed

Laat de verkoopwaarde van bestede uren (incl. correcties) op nacalculatie diensten zien.

Budget kosten

Totaal kostenbudget van alle nacalculatie diensten.

Kosten besteed

Laat de verkoopwaarde van bestede kosten zien.

Totaal budget - Totaal besteed

Het verschil tussen het totaal van budget (uren + kosten) en besteding (uren + kosten). Een belangrijke kolom om op te sorteren!

Gefactureerd

Laat alle gefactureerde omzet zien van nacalculatie diensten.

Gefactureerd - Totaal besteed

Het verschil tussen de gefactureerde omzet en de besteding (uren + kosten). Een belangrijke kolom om op te sorteren!

Abonnementsdiensten

Deze rapportage geeft inzicht in de budgetten, besteding en afgesproken abonnementsprijzen.

Doel van deze rapportage

Verkrijg inzicht in de besteding van uren en kosten op alle abonnementsdiensten. Vragen die beantwoord worden is of de facturatie wel dekkend is met de besteding en hoe de besteding zich verhoudt tot de ingestelde budgetten.

TIPS

Analyseer snel de belangrijkste uitschieters in jouw organisatie met deze tips:

TIP 1: sorteer de kolom TOTAAL BUDGET - TOTAAL BESTEED of GEFACTUREERD - TOTAAL BESTEED oplopend om te zien op welke diensten er overbesteding plaatsvindt en andersom om te zien waar de meeste ruimte is. Wanneer je veel projecten hebt, kan het zijn dat je eerst veel lege waardes ziet (budget / prijs = besteding). Navigeer in dat geval dan een aantal pagina's verder.

TIP 2: laat middels een filter alleen de diensten zien van gesloten projecten. Op deze projecten zal geen besteding meer plaatsvinden en kun je dus goede conclusies trekken.

Aandachtspunten

Alleen diensten o.b.v. abonnement worden getoond en waar uren en/of kosten registreren aan staat. Hosting, licenties, kortingen, etc. worden in dit overzicht dus niet meegenomen!

Kolommen toegelicht

Budget uren

Totaal urenbudget van alle abonnementsdiensten.

Uren besteed

Laat de verkoopwaarde van bestede uren (incl. correcties) op abonnementsdiensten zien.

Budget kosten

Totaal kostenbudget van alle abonnementsdiensten.

Kosten besteed

Laat de verkoopwaarde van bestede kosten op abonnementsdiensten zien.

Totaal budget - Totaal besteed

Het verschil tussen het totaal van budget (uren + kosten) en besteding (uren + kosten). Een belangrijke kolom om op te sorteren!

Gefactureerd

Laat alle gefactureerde omzet zien van abonnementsdiensten.

Gefactureerd - Totaal besteed

Het verschil tussen de gefactureerde omzet en de besteding (uren + kosten). Een belangrijke kolom om op te sorteren!

Heb je het antwoord gevonden?