Het kan zijn dat wanneer je een factuur probeert te verwerken naar de boekhouding er een foutmelding ontstaat. De oorzaak van een foutmelding kan meerdere redenen hebben. De meest voorkomende foutmeldingen lees je terug in dit artikel.

Hoe herken je een dergelijke foutmelding? Op het moment dat je de facturen hebt 'verwerkt' naar de boekhouding zullen deze naar 'aangeboden' verplaatsen. Als het goed is zullen deze facturen worden doorgezet naar 'succesvol verwerkt', maar het kan ook gebeuren dat ze naar 'verwerken mislukt' worden verplaatst.

Wanneer dit gebeurt, dan worden desbetreffende facturen daar weergegeven met een foutmelding.

Dit zijn foutmeldingen die vanuit Twinfield worden gegenereerd. De foutmelding houdt verband met de reden waarom de factuur niet in Twinfield wordt geaccepteerd.

Veel voorkomende foutmeldingen zijn:

Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?

De reden dat deze foutmelding wordt getoond heeft te maken met de btw-code die is gebruikt in Simplicate op de dienst en hoe dit type btw-code is gekoppeld in de boekhoudkoppeling tussen Simplicate en Twinfield (instellingen > facturen > boekhoudkoppeling > instellingen).

Voorbeeld:

We hebben een dienst aangemaakt waarbij gebruik wordt gemaakt van de btw-code 'ICP' (Intracommumautaire diensten). In de Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling heb ik de btw-code 'Intracommumautaire diensten' gekoppeld met bijvoorbeeld BTW 0%.

Op het moment dat we de dienst met de btw-code 'ICP' ga factureren en verwerken naar de boekhouding, krijgen we de foutmelding zoals hierboven te zien is. De reden hiervan is omdat de koppeling tussen de btw-code in de instellingen van de boekhoudkoppeling (binnen Simplicate) niet goed is gelegd.

Hoe kun je dit oplossen?

Ga naar Simplicate > Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling > instellingen en zorg dat de koppeling tussen de btw-code kloppend is. Vervolgens kun je de factuur onder het tabje 'Boekhouding' in de Facturatiemodule opnieuw verwerken.

Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?

Op het moment dat je deze foutmelding ziet staan wanneer de boekhoudkoppeling via Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling wordt geopend, heeft dit te maken dat er op het moment geen autorisatie om vanuit Simplicate de boekhoudkoppeling te mogen bewerken.

Hoe kun je dit oplossen?

Je kunt dit oplossen door de boekhoudkoppeling opnieuw te autoriseren. Dit kan je doen door de volgende stappen te doorlopen:

Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?

Op het moment dat je deze foutmelding ziet staan wanneer de boekhoudkoppeling via Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling wordt geopend, heeft dit te maken met dat de inlogsessie bij Twinfield is verlopen.

Hoe kun je dit oplossen?

Je kunt dit oplossen door de boekhoudkoppeling opnieuw te autroiseren. Dit kan je doen door de volgende stappen te doorlopen:

Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?

Op het moment dat je deze foutmelding ziet staan wanneer de boekhoudkoppeling via Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling wordt geopend, heeft dit te maken met op welke URL de koppeling is geïnstalleerd.

Hoe kun je dit oplossen?

Is de koppeling geïnstalleerd op https://domein.simplicate.com en bekijk je de pagina via https://domein.simplicate.nl? Dan zie je de foutmelding zoals hierboven wordt weergegeven. Wanneer je de URL aanpast met .com (of .nl) dan kunnen de instellingen wel worden bekeken.

Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?

Op het moment dat je deze foutmelding krijgt, dan heeft dat te maken met de combinatie van de btw-code en het land. In dit voorbeeld was de btw-code ICP en het land Zwitserland. Echter, omdat Zwitserland geen EU land is, is de combinatie ICP en Zwitserland niet toegestaan in Twinfield.

De Europese landen die geen lid zijn van de EU: Albanië, Andorra, Armenië, Azerbeidzjan, Bosnië-Herzegovina, Faeröer, Georgië, Gibraltar, IJsland, Kazachstan, Kirgizië, Kosovo, Kroatië, Liechtenstein, Macedonië, Moldavië, Montenegro, Noorwegen, Oekraïne, Oezbekistan, Rusland, San Marino, Servië, Tadzjikistan, Turkije, Turkmenistan, Vaticaanstad, Wit-Rusland en Zwitserland.

Hoe kun je dit oplossen?

De oplossing hiervoor is dat je in Simplicate de factuur crediteert en dat de btw-code wordt aangepast. Bijvoorbeeld naar 'Verkopen buiten EU'.

Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?

Op het moment dat deze foutmelding zich voor doet, heeft dit vaak te maken met de naam van de debiteur in Simplicate. Op het moment dat deze een '&' bevat, lukt het niet om deze succesvol te verwerken naar de boekhouding.

Hoe kun je dit oplossen?

Controleer de naam van de debiteur in Simplicate door te gaan naar CRM en daar de relatie op te zoeken, controleer of deze een '&' bevat of wellicht andere speciale karakters die er toe zouden kunnen leiden dat een factuur niet succesvol verwerkt kan worden.

Mocht dit het geval zijn, pas dan de relatienaam aan, zodat de '&' niet meer in de naam voorkomt van de debiteur en daarna kan je de factuur opnieuw verwerken.

Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?

Het kan zijn dat de facturen bij het tabje 'boekhouding' in de facturen module onder 'aangeboden' blijven staan.

Wanneer er in Simplicate naar de instellingen > facturen > boekhoudkoppelingen > Instellingen wordt gegaan, wordt de bovenstaande melding weergegeven.

De reden dat de foutmelding wordt weergegeven heeft te maken dat de Simplicate-gebruiker die de koppeling met Twinfield heeft geïnstalleerd, is geblokkeerd in jullie omgeving.

Hoe kun je dit oplossen?

Om dit op te lossen zul je contact moeten zoeken met het Support Team van Simplicate dit kan via [email protected]. Zij zullen een verzoek voor je indienen om de koppeling op naam van jou of een collega te zetten. Geef bij dit gesprek aan, op welke gebruiker (naam en inlognaam) deze koppeling mag komen te staan.

Tip 1: kies hier voor een persoon die voor een lange tijd werkzaam blijft bij jullie organisatie (zoals de eigenaar) om deze foutmelding in de toekomst te voorkomen.

Tip 2: kies hier voor een gebruiker met alle rechten in Simplicate.

Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?

Op het moment dat deze melding zich voordoet, heeft het vaak te maken met de gegevens die in Simplicate bij CRM zijn ingevoerd.

Hoe kun je dit oplossen?

In dat geval kun je de volgende stappen doorlopen:

Op het moment dat deze twee niet overeenkomen, dus bijvoorbeeld het land is Duitsland en de landcode in het IBAN-nummer is NL, dan kan Twinfield dit niet verwerken in de boekhouding.

Je zult dit moeten wijzigen, zodat dit wel overeenkomt. Daarna kan je de factuur opnieuw verwerken naar de boekhouding.

Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?

Deze foutmelding wordt gegeven op het moment dat de Twinfield administratie is omgezet naar een andere Twinfield administratie. In de boekhoudkoppeling in Simplicate wordt er nog verwezen naar de ‘oude’ administratie. Omdat die administratie is verplaatst kan er geen verbinding worden gemaakt en zal de ‘nieuwe’ administratie moeten worden gekoppeld.

Hoe kun je dit oplossen?

Stuur een bericht naar [email protected], wij kunnen een verzoek indienen om ervoor te zorgen dat de oude Twinfield administratie wordt losgekoppeld. Geef in dit verzoek aan:

Nadat het verzoek is uitgevoerd kun je de juiste Twinfield administatie koppelen aan het bedrijfsprofiel.

Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?

De oplossing hiervoor zit niet zo zeer in de instellingen van Simplicate, maar in Twinfield. In Twinfield moet je aangeven dat je het type vrije veld toestaat.

Hoe kun je dit oplossen?

Ga hiervoor naar Twinfield naar Instellingen > Administratie - Instellingen > Dagboeken en kies het juiste Dagboek. Het juiste dagboek is in dit geval het dagboek wat ook gekoppeld staat in de boekhoudkoppeling in Simplicate. Vervolgens zie je daar een overzicht met de betreffende vrije velden en kun aangeven dat je een bepaalde vrij veld wilt toestaan.

Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?

Op het moment dat je deze foutmelding krijgt, dan heeft dat te maken met een instelling in Twinfield + dat de debiteur nog niet in Twinfield bestond, wat de trigger is voor deze foutmelding.

Hoe kun je dit oplossen?

Je kunt dit aanpassen door naar Twinfield te gaan > Instellingen > Administratie instellingen > Dimensie typen > Debiteuren. In het veld achter Formaat zal vermoedelijk een * staan. Als deze wordt gewijzigd naar een ander formaat bijv. [0-9][0-9][0-9][0-9] dan is de foutmelding verdwenen.

[0-9][0-9][0-9][0-9] is een formaat waarop de relatienummers in Twinfield worden aangemaakt. De relatienummering zal bestaan uit 4 cijfers van 0 t/m 9.

Mocht je meer informatie willen over de precieze werking van de relatienummering in Twinfield dan willen we je adviseren om contact op te nemen met Twinfield.

Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?

Dit heeft te maken met de instelling van de Kostenplaats in Twinfield en dat deze niet juist is ingesteld. Als deze instelling niet goed is ingesteld, wordt de code in Twinfield automatisch 00000.

In principe is dat geen ramp, maar als er een andere instelling in Twinfield ook die code heeft, gaat het niet goed en worden de facturen niet verwerkt.

Debiteuren en Kostenplaatsen leven op Financieel niveau 2 en dienen een uniek formaat te hebben. Je kunt dus geen voorloop 'nul' bij zowel DEB als KPL gebruiken, dat dienen unieke formaten te zijn.

Voorbeeld:

Je hebt het volgende ingevuld in Twinfield: 0[0-9][0-9][0-9][0-9].

In dit geval adviseert Twinfield om het debiteurenformaat aan te passen naar bijvoorbeeld 1[0-9][0-9][0-9][0-9] zodat jullie debiteuren altijd met een 1 beginnen en je geen overlapping krijgt met je kostenplaatsen.

Hoe kun je dit oplossen?

Ga naar de Twinfield instellingen:

Controleer of deze instelling bij 'Formaat' elders in Twinfield hetzelfde is ingesteld. Bijvoorbeeld bij debiteuren (DEB).

Pas waar nodig de instelling aan.

Note: Als je twijfelt over hoe je dit kunt aanpassen, neem dan contact op met Twinfield.

Na een eventuele wijziging aan de boekhoudkoppeling raden wij aan om uit- en opnieuw in te loggen in Simplicate.