Verlof kan in Simplicate worden aangepast op verschillende manieren. In dit artikel nemen we de verschillende opties door.
Uren-module
De Uren-module biedt via het tabblad registeren de mogelijkheid om verlof te bewerken. Met behulp van verschillende omgevingsinstellingen, zoals controles en workflows, kan dit volledig naar eigen wens worden ingericht.
Alvast goed om te weten: wanneer er gebruik wordt gemaakt van de weekcontrole en daar geen workflow aan de verlofaanvraag vastzit, dan is toekomstig verlof altijd te bewerken of te verwijderen door de gebruiker, totdat de week is goedgekeurd. Ingediende weken kunnen pas worden goedgekeurd door een leidinggevende wanneer de week daadwerkelijk gestart is. Dit houdt in dat ingediende weken waarin toekomstig verlof geschreven is, pas kunnen worden beoordeeld als de week daadwerkelijk is gestart.
Meer informatie over de weekcontrole is te vinden in ons andere artikel. Klik daarvoor naar dit artikel.
Wat geldt in welke situatie?
In het overzicht hieronder gaan we wat dieper in op de verschillende scenario’s waarin verlof kan worden aangepast en/of zelf kan worden verwijderd.
Verlof aanpassen: geen weekcontrole, indienen door medewerkers aan, projectcontrole uit
In omgevingen met deze instellingen kunnen de gebruikers na het schrijven van verlof, dat verlof niet meer zelf bewerken of verwijderen. Verlof kan in deze gevallen enkel nog door leidinggevenden worden verwijderd via het HRM-profiel.
Verlof aanpassen: weekcontrole aan, indienen door medewerkers aan, projectcontrole uit
De gebruiker kan nu het verlof zelf registreren en de week ter controle indienen bij de leidinggevende. Tot en met het moment van goedkeuren door de leidinggevende, kan het verlof nog worden gecorrigeerd. Het verwijderen van het verlof is met deze instellingen dus niet mogelijk.
Wanneer de week reeds is goedgekeurd door de leidinggevende, dan kan de week weer worden opgezet, waarna de gebruiker het verlof weer kan aanpassen.
Verlof aanpassen: weekcontrole aan, indienen door medewerkers aan, projectcontrole aan
De gebruikers kunnen hiermee zelf verlof schrijven, bewerken en verwijderen tot de week is goedgekeurd door de leidinggevende. Nadat de week is goedgekeurd, kan de gebruiker het verlof niet meer aanpassen of bewerken. In dat geval dient de week weer open te worden gezet door de leidinggevende.
Wanneer er aan de verlofaanvraag in deze situatie een workflow is gekoppeld, dan kan je het verlof in deze situatie enkel nog verwijderen tot het moment van goedkeuren door de leidinggevende. Het wijzigen van verlof is in deze situatie niet mogelijk.
Verlof aanpassen: Weekcontrole uit, indienen door medewerkers uit, projectcontrole uit.
Gebruikers zijn nu in de mogelijkheid zelf verlof te schrijven. Echter, kan het verlof enkel verwijderd of aangepast worden als dit in de toekomst is geschreven.
Verlof geschreven op een datum in het verleden is niet meer te corrigeren of te verwijderen door de gebruiker. De leidinggevende dient dit verlof te verwijderen vanuit de HRM-module. De gebruiker kan vervolgens de verlofregistratie opnieuw doorvoeren.
Verlof aanpassen: weekcontrole aan, indienen door medewerkers uit, projectcontrole aan.
De gebruiker kan nu verlof schrijven en verwijderen tot de week is goedgekeurd door de leidinggevende. De projectleider wordt dus niet in het proces betrokken. Enkel leidinggevenden kunnen het verlof verwijderen via de HRM-kaart van de gebruiker. De gebruiker kan het verlof vervolgens opnieuw registreren.
FAQ:
Wat gebeurt er als er een workflow is gekoppeld aan een verlofaanvraag?
Als gebruiker kan in deze gevallen enkel vooruit gepland verlof verwijderd worden. Het vooruit geplande verlof is in deze situatie dus enkel te verwijderen, dus niet te bewerken.
Verlof in het verleden is in deze situatie niet meer te bewerken of te verwijderen door de gebruiker. De leidinggevende kan als enige nog het verlof eruit halen via de HRM-kaart óf door de workflow af te keuren.
Waarom kan je zonder controles als gebruiker geen verlof in het verleden verwijderen?
De visie van Simplicate is dat het niet wenselijk is dat gebruikers verlof uit het verleden kunnen aanpassen, zonder dat daar een controle op plaatsvindt. Zonder deze beperking zou in theorie elke gebruiker correcties kunnen doorvoeren die in zijn of haar voordeel kunnen vallen, en die bovendien mogelijk niet meer gecontroleerd worden.
Medewerker is uit dienst en heeft nog (aangevraagd) verlof in het rooster staan, hoe kan ik dit verwijderen of aanpassen?
Wanneer aan de verlofaanvraag een workflow is gekoppeld, dan zou je de workflow kunnen afwijzen. Het verlof wordt dan niet doorgevoerd. Als er geen sprake is van een workflow op het aangevraagde verlof, dan zou je dit via de weekcontrole kunnen bewerken. Het verlof kan je aanpassen of zelf verwijderen. Vervolgens keur je de week goed. Een voorbeeld daarvan is hieronder te vinden:
Hoe zat het ook alweer?
Om elke instelling overzichtelijk te houden, is hieronder een tabel te vinden met de eerder besproken scenario's. Zo weet je precies wat geldt voor jouw situatie.
