De rechten zijn in te richten per module en per gebruikersgroep. Je komt bij het scherm om de rechten in te stellen door de volgende stappen te volgen: Ga naar Instellingen > kijk onder het tabblad 'Account' > klik op 'Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten' > ga naar tabblad ‘Rechten per gebruikersgroep’. 

Medewerkers zijn ingedeeld in gebruikersgroepen en bedrijfsprofielen. Dit artikel gaat in op de rechten die bepalen wat gebruikersgroepen mogen zien/doen en de effecten van de bedrijfsprofielen. Meer informatie over het delen van medewerkers in gebruikersgroepen en bedrijfsprofielen vind je in dit artikel:  

Bij het instellen van de rechten is het goed om een aantal punten steeds in het achterhoofd te houden, deze worden in dit artikel eerst besproken. Tot slot worden de rechten per module één voor één inhoudelijk toegelicht. 

Beperkende rechten

Over het algemeen geeft het aanvinken van rechten de gebruikersgroep per vinkje meer rechten. Binnen de uitgegrijsde (standaard) gebruikersgroep ‘Alle rechten’ is ook te zien dat alles aangevinkt is. Tussen al deze rechten zitten echter ook een aantal beperkende rechten verstopt, deze rechten veroorzaken in sommige gevallen dat bijvoorbeeld sales trajecten of projecten ongewenst niet zichtbaar zijn voor een groep medewerkers. Bij het instellen is het dus goed om je steeds af te vragen of een recht beperkend werkt of juist toegang verleend. Voorbeelden van beperkende rechten zijn: ‘Alleen toegang als gebruiker de relatiebeheerder is’ of ‘Alleen toegang als gebruiker sales verantwoordelijke is’. 

Later in dit artikel bij ‘Rechten per module’ zal ook worden aangeven wanneer het beperkende rechten betreft. 

Onderlinge werking van rechten

Er zijn een aantal rechten die elkaar beïnvloeden wat soms voor verwarring kan zorgen. Zo is bijvoorbeeld het recht ‘Bekijk en bewerk alle timesheets’ afhankelijk van de HRM-rechten die bepalen welke medewerkers de gebruikersgroep mag zien. Indien je geen medewerkers mag zien, dan kun je hiervan ook de timesheets dus niet aanpassen. 

In ‘Rechten per module’ zal ook worden aangeven welke rechten beïnvloed worden door andere rechten, dit staat ook in Simplicate > Instellingen > Account > Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten > Rechten per gebruikersgroep aangegeven bij de informatie bolletjes. 

Per medewerker 1 groep

Mede in verband met deze onderlinge werking adviseren wij om elke medewerker 1 gebruikersgroep toe te kennen. Wanneer een medewerker in twee of meerdere gebruikersgroepen zit kan dit soms meer rechten geven dan bedoeld of juist onbedoeld beperkend werken. 

Slechts in enkele gevallen kan het handig zijn om een extra gebruikersgroep aan te maken die je aan medewerkers kunt geven. Zo kan het handig zijn om een projectleider ook de gebruikersgroep ‘HR’ te geven wanneer deze ook tijdelijk HR-werkzaamheden uitvoert. Komt er echter nog een groep bij of gaat deze medewerker permanent meerdere functies bekleden dan raden we aan om een aparte gebruikersgroep voor deze medewerker(s) te maken. 

Bedrijfsprofielen afschermen

Op de gebruiker kun je ook bepalen tot welke bedrijfsprofielen hij/zij toegang heeft. Waar dit invloed op heeft staat omschreven in deze alinea. 

Het afschermen van bedrijfsprofielen heeft geen invloed op de modules CRM, HRM en Sales. Wanneer een bedrijfsprofiel is afgeschermd dan zien de gebruikers nog steeds in CRM de bedrijven onder “Mijn bedrijf”. Daarnaast zien gebruikers ook de sales van alle bedrijfsprofielen in de Salesmodule. Het afschermen van de bedrijfsprofielen heeft wel invloed op de projecten, uren en facturen. Wanneer een bedrijfsprofiel is afgeschermd voor een gebruiker dan ziet deze gebruiker de projecten en facturen voor dit bedrijfsprofiel niet (tenzij de gebruiker projectteamlid is). 

Case

“Case 1: Wanneer ik een medewerker rechten wil geven om uren van andere medewerkers in te vullen maar wil voorkomen dat zij ook salarisgegevens e.d. kan inzien welke rechten moet ik dan aanzetten en welke juist niet?

In dat geval kies je in HRM rechten voor 'Weergave alle medewerkers in dienst' en 'Alleen weergave medewerker zelf'. Hierbij wil je er op letten dat je enkel de "Weergave" rechten aanvinkt en de "Toegang" rechten afgevinkt laat. 

Door het instellen van deze rechten ziet (weergave) de medewerker alle medewerkers in dienst maar kan hij/zij alleen doorklikken (toegang) op zichzelf. 

Daarnaast stel je in de uren module de rechten:

'Bekijk en bewerk alle timesheets' aan, daarbij wil je er op letten dat "Toon waarde uren' uit staat. 

Op die manier kan de medewerker alle agenda's en timesheets bewerken zonder dat zij de waarde van de uren ziet of toegang heeft tot de medewerkers.”

Rechten per module

CRM

  • Toegang: Dit is het wel of niet tonen van de module CRM in het account van de gebruiker. Wanneer een werknemer nooit de module CRM zal gebruiken of expliciet geen toegang mag tot het CRM, kun je door dit vinkje toegang ontzeggen.
  • Toevoegen, verwijderen en bewerken: Deze rechten geven de optie om CRM-relaties toevoegen, verwijderen of bewerken uit te sluiten voor specifieke gebruikersgroepen. Deze optie raden we aan wanneer een organisatie specifieke verantwoordelijken heeft voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van CRM-relaties in het CRM systeem.
  • KPI's wijzigen: Dit is het recht om KPI's (dashboards in de CRM-module) te kunnen toevoegen, verwijderen of bewerken. Het instellen van KPI’s gebeurt altijd voor de gehele omgeving, dit recht bepaald dus wie de KPI’s voor iedereen kan aanpassen.
  • Exporteren naar Excel: Dit recht heeft uitwerking op de ‘Exporteren’-knop in de CRM-module. Wanneer je deze optie afvinkt is het niet meer mogelijk voor de gebruikersgroep om deze optie te gebruiken en zal deze knop verdwijnen.
  • Alleen toegang als gebruiker de relatiebeheerder is (beperkend): Wanneer je deze optie aanvinkt zullen alle gebruikers, van de betreffende gebruikersgroep, alleen de CRM-relaties kunnen zien waarvan zij de relatiebeheerder zijn. In veel sales gerichte organisaties is het wenselijk om niet elkaars relaties te kunnen zien. 
  • Toon medewerkers in CRM: Wanneer dit recht geactiveerd is, mogen de gebruikers in deze gebruikersgroep alle medewerkers zien onder CRM > Personen.  

HRM

  • Alleen medewerker zelf in weergave in dienst: Indien dit recht geactiveerd is binnen de gebruikersgroep, kan de medewerker alleen op de tab 'Medewerkers in dienst' zichzelf zien en ook doorklikken op zichzelf. De medewerker heeft geen recht om zichzelf te bewerken wanneer alleen dit recht aanstaat. Dit recht bepaald tevens of de gebruiker de module HRM ziet. 
  • Weergave medewerkers in dienst: Als dit recht aanstaat binnen de gebruikersgroep, kan de medewerker iedereen zien op de tab 'Medewerkers in dienst' bij HRM, maar alleen op zichzelf doorklikken om de onderliggende details in te zien. 
  • Weergave alle medewerkers: Als dit recht aanstaat, kan de medewerker alle medewerkers zien, ook degene die uit dienst zijn. De medewerker kan echter alleen op zichzelf doorklikken.
  • Toegang als leidinggevende: Dit recht dient als aanvulling op het recht ‘Weergave medewerkers in dienst’ of ‘Weergave alle medewerkers’, waarbij de leidinggevende alle medewerkers ziet, maar alleen kan doorklikken op de medewerker waar hij/zij leidinggevende van is. 
  • Toegang tot alle medewerkers: Dit recht dient als aanvulling op het recht ‘Weergave medewerkers in dienst’ of ‘Weergave alle medewerkers’, waarbij je met dit recht aan op alle medewerkers kunt doorklikken.
  • Toevoegen: Dit recht bepaald of de gebruikers in deze gebruikersgroep nieuwe medewerkers kunnen toevoegen in de HRM-module. Om aanvullende informatie toe te voegen/bewerken heb je aanvullende rechten nodig:
  • Bewerken persoonsgegevens: Dit recht verleent je bewerkingsrechten tot de medewerkers waartoe jij toegang hebt. Dit vinkje geeft alleen het recht voor het bewerken van het tabblad ‘Persoonsgegevens’.
  • Bewerken medewerker: Dit recht verleent je bewerkingsrechten tot de medewerkers waartoe jij toegang hebt. Dit vinkje geeft alleen het recht voor het bewerken van het tabblad ‘Medewerker’.
  • Bewerken gebruiker: Dit recht verleent je bewerkingsrechten tot de medewerkers waartoe jij toegang hebt. Dit vinkje geeft alleen het recht voor het bewerken van het tabblad ‘Gebruiker’.
  • Bewerken contract/rooster: Dit recht verleent je bewerkingsrechten tot de medewerkers waartoe jij toegang hebt. Dit vinkje geeft alleen het recht voor het bewerken van de tabbladen ‘Contract’ en ‘Rooster’.
  • Verwijderen: Dit recht geeft de gebruiker het recht om medewerkers geheel te verwijderen. Deze optie raden we aan wanneer een organisatie specifieke verantwoordelijken heeft voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van werknemers in het HRM-systeem.
  • Verlof correcties: Bij deze optie kun je aangeven of collega's hun verlof kunnen bewerken of niet. Wanneer een beperkt aantal medewerkers verantwoordelijk is voor de verlofregistraties binnen de organisaties, dan adviseren wij je deze optie uit te zetten voor alle andere collega's.
  • Verzuim registreren: Wanneer je deze optie activeert voor een gebruikersgroep, dan kunnen alle gebruikers in deze groep zelf uren schrijven op verzuim voor zichzelf en voor medewerkers waar zij toegang toe hebben. 
  • KPI's wijzigen: Dit is het recht om KPI's (dashboards in de HRM-module) te kunnen toevoegen, verwijderen of te bewerken. Het instellen van KPI’s gebeurt altijd voor de gehele omgeving, dit recht bepaald dus wie de KPI’s voor iedereen kan aanpassen.
  • Exporteren naar Excel: Dit recht heeft uitwerking op de ‘Exporteren’-knop in de HRM-module. Wanneer je deze optie uitvinkt is het niet meer mogelijk voor de gebruikersgroep om deze optie te gebruiken en zal deze knop verdwijnen.
  • Rapportage: Dit is het recht om het tabblad 'Rapportage' in te zien. De gebruikersgroep heeft dan toegang tot de Verlof- en Verzuimrapportage.

Sales

  • Toegang: Dit is het wel of niet tonen van de module Sales in het account van de gebruiker. Wanneer een werknemer nooit de module Sales zal gebruiken of expliciet geen toegang mag tot Sales, kun je door dit vinkje toegang ontzeggen.
  • Toevoegen, verwijderen en bewerken: Dit recht bepaald of de gebruikersgroep salestrajecten kan toevoegen, bewerken en/of verwijderen. Het in- of uitschakelen van deze optie raden we aan wanneer een organisatie specifieke verantwoordelijken heeft voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van Sales. 
  • KPI's wijzigen: Dit is het recht om KPI's (dashboards in de Sales-module) te kunnen toevoegen, verwijderen of te bewerken. Het instellen van KPI’s gebeurt altijd voor de gehele omgeving, dit recht bepaald dus wie de KPI’s voor iedereen kan aanpassen.
  • Alleen toegang als gebruiker sales verantwoordelijke is (beperkend): In veel sales gerichte organisaties is het wenselijk om niet elkaars salestrajecten te kunnen zien. Wanneer je deze optie aanvinkt zullen alle gebruikers, van de betreffende gebruikersgroep, alleen de Sales kunnen zien waarvan zij de sales verantwoordelijke zijn.
  • Exporteren naar Excel: Dit recht heeft uitwerking op de ‘Exporteren’-knop in de Sales module. Wanneer je deze optie uitvinkt is het niet meer mogelijk voor de gebruikersgroep om deze optie te gebruiken en zal deze knop verdwijnen.
  • Rapportage: Dit is het recht om het tabblad 'Rapportage' in te zien. De gebruiker heeft dan toegang tot de Sales funnel rapportage.

Projecten

  • Toegang: Dit is het wel of niet tonen van de module in het account van de gebruiker. Wanneer een werknemer nooit de module Projecten zal gebruiken of expliciet geen toegang mag tot Projecten, kun je door dit vinkje bij toegang deze ontzeggen.
  • Toevoegen, verwijderen en bewerken: Deze rechten geven de optie om Projecten toe te voegen, te verwijderen of te bewerken uit te sluiten voor specifieke gebruikersgroepen. Deze optie raden we aan wanneer een organisatie specifieke verantwoordelijken heeft voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van Projecten. Hierbij zitten ook de opties om bijvoorbeeld uren te corrigeren op een project. 
  • KPI's wijzigen: Dit is het recht om KPI's (dashboards in de Projecten-module) te kunnen toevoegen, verwijderen of te bewerken. Het instellen van KPI’s gebeurt altijd voor de gehele omgeving, dit recht bepaald dus wie de KPI’s voor iedereen kan aanpassen.
  • Alleen toegang tot een project als gebruiker projectteamlid is (beperkend): Wanneer je deze optie aanvinkt zullen alle gebruikers, van de betreffende gebruikersgroep, alleen de projecten kunnen zien, waar zij onderdeel zijn van het projectteam.
  • Projectinkoop: Wanneer een medewerker expliciet geen toegang mag tot de Projectinkoop-module, kun je dit deze optie uitvinken. 
  • Exporteren naar Excel: Dit recht heeft uitwerking op de ‘Exporteren’-knop in de Projecten module. Wanneer je deze optie afvinkt is het niet meer mogelijk voor de gebruikersgroep om deze optie te gebruiken en zal deze knop verdwijnen.
  • Rapportage: Dit is het recht om het tabblad 'Rapportage' in te zien. De gebruikersgroep heeft dan toegang tot de Omzetprognose, Projectresultaat en Gefactureerd en forecast.

Uren

  • Toegang: Dit is het wel of niet tonen van de module Uren in zijn/haar account. Wanneer een werknemer nooit de urenmodule zal gebruiken of expliciet geen toegang mag tot de urenmodule, kun je door dit vinkje bij toegang deze ontzeggen.
  • Bekijk en bewerk alle timesheets: Dit is het inzien en bewerken van alle timesheets en agenda's van collega's. Wanneer je wilt dat je collega's elkaars uren niet in kunnen zien in verband met bijvoorbeeld privacy kun je deze optie uitvinken. Dit recht hangt samen met het HRM-recht dat bepaald welke medewerkers zichtbaar zijn.
  • Exporteren naar Excel: Dit heeft uitwerking op de ‘Exporteren’-knop in de urenmodule. Wanneer je deze optie uitvinkt is het niet meer mogelijk voor de gebruikersgroep om deze optie te gebruiken en zal deze knop verdwijnen.
  • Uren alle medewerkers goedkeuren in agenda/timesheet: Hiermee krijgt de gebruikersgroep het recht om alle uren van alle medewerkers goed te keuren.
  • Toon waarde uren in agenda/timesheet: Wanneer een medewerker zijn/haar uren schrijft zal, met dit recht ingeschakeld, de waarde die deze uren vertegenwoordigd zichtbaar zijn voor de medewerker. Indien dit niet wenselijk is, dient het recht niet geactiveerd te worden.
  • Uren goedkeuren per project waarvan projectleider: Met dit recht geef je de projectleiders het recht om uren goed te keuren via het tabblad Projectcontrole. Dit recht heeft alleen effect als Urencontrole per project is ingeschakeld in de instellingen van de urenregistratie.
  • Uren goedkeuren van medewerkers waarvan je leidinggevende bent: Dit recht gaat alleen samen met het recht Bekijk en bewerk alle timesheets. Door dit recht ook aan te zetten, zorg je ervoor dat de medewerker alleen uren van zijn/haar medewerkers kan goedkeuren voor wie de gebruiker de leidinggevende is.
  • Uren goedkeuren alle projecten: Dit recht zorgt ervoor dat alle uren op de tab Projectcontrole goedgekeurd kunnen worden, zonder de noodzaak dat de gebruiker Projectleider is van deze projecten. Dit recht heeft alleen effect als 'Urencontrole per project' is ingeschakeld in de instellingen van de urenregistratie.
  • Urenrapportage eigen medewerker: Met dit recht geef je de gebruiker inzage in de Urenrapportage. Echter ziet de gebruikers alleen data met betrekking tot de gebruiker zelf.
  • Urenrapportage alle medewerkers: Met dit recht geef je de gebruiker inzage in de Urenrapportage, waarbij deze data en statistieken van alle medewerkers kan inzien.

Facturen

  • Toegang: Dit is het wel of niet tonen van de module Facturatie in zijn/haar account. Wanneer een werknemer nooit de facturatiemodule zal gebruiken of expliciet geen toegang mag tot de facturatiemodule, kun je door dit vinkje bij toegang deze ontzeggen.
  • Toevoegen, verwijderen en bewerken: Deze rechten geven de optie om (concept)facturen toe te voegen, te verwijderen of te bewerken uit te sluiten voor specifieke gebruikersgroepen. Deze optie raden we aan wanneer een organisatie specifieke verantwoordelijken heeft voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van facturen in het CRM systeem. Dit recht geeft naast de mogelijkheid “Maak factuur” in “Te factureren” ook de mogelijkheid om de regels “af te boeken”. 
  • Facturen versturen: Dit recht kan gebruikt worden om onderscheid te maken tussen het opstellen van de factuur en het daadwerkelijk versturen van de factuur. Zonder dit recht kan een medewerker een factuur niet naar de klant versturen.
  • Bewerken verstuurde facturen: Dit is het recht om verstuurde facturen te wijzigen. Wanneer je niet wilt dat een specifieke gebruikersgroep geen facturen kan aanpassen als ze verstuurt zijn, kun je deze optie uitvinken.
  • Accountancy Apps: Dit recht geeft de medewerker het recht om het tabje Boekhouding in de facturatiemodule te zien. De medewerker kan de facturen dan verwerken naar het gekoppelde boekhoudpakket.
  • Exporteren naar Excel: Dit recht heeft uitwerking op de ‘Exporteren’-knop in de Facturatie module. Wanneer je deze optie afvinkt is het niet meer mogelijk om deze optie te gebruiken en zal deze knop verdwijnen.
  • KPI's wijzigen: Dit is het recht om KPI's (dashboards in de CRM-module) te kunnen toevoegen, verwijderen of te bewerken. Het instellen van KPI’s gebeurt altijd voor de gehele omgeving, dit recht bepaald dus wie de KPI’s voor iedereen kan aanpassen.
  • Rapportage: Dit is het recht om het tabblad 'Rapportage' in te zien. De gebruiker heeft dan toegang tot de Omzetrapportage en Abonnementsrapportage.

Workflows

  • Toegang tot Alle taken mijn bedrijf: Dit recht geeft de gebruikersgroep toegang tot alle taken mijn bedrijf. Dit houdt in dat de gebruiker alle taken die in de omgeving actief zijn kan zien.
  • Verwijderen van workflows: Dit is het recht op het verwijderen van workflows betekent dat een gebruiker overal in het pakket het recht heeft om een workflow te verwijderen, ongeacht de soort workflow.
  • [Workflow naam]: Deze rechten (per ingebouwde workflow) geven de optie om de betreffende workflows, toe te voegen, te verwijderen of te bewerken.

Toegang tot Documenten van mijn bedrijf

  • [Jouw bedrijf]: Vink deze optie uit als niemand in de gebruikersgroep documenten mag zien van het desbetreffende bedrijf. Aan te raden voor bedrijven die documenten liever afschermen voor personeel.

Toevoegen en bekijken van documenten

  • Documenten verwijderen: Vink deze optie uit als een gebruikersgroep geen documenten mag verwijderen. Het rode kruisje achter een document zal dan verdwijnen voor deze groep.
  • Onbekend: Is het documenttype voor wanneer er geen document type is geselecteerd.
  • [Jouw document type]: Hier stel je per documenttype of een gebruikersgroep een document type mag toevoegen en bekijken.

Instellingen

  • Account, Algemeen, CRM, HRM, Sales, Projecten, Facturen: De instellingen zijn ingedeeld in de verschillende modules in Simplicate. Deze rechten bepalen tot welke instellingen de gebruikersgroep toegang heeft. Let op: Gebruikers met toegang tot Accountinstellingen kunnen zichzelf voorzien van meer rechten. 
  • API: Dit vinkje geeft de mogelijkheid om de toegang van de API te beperken. Vink je deze aan dan kan een gebruikersgroep API keys genereren en verwijderen.

Heeft u het antwoord gevonden?