Wanneer een medewerker binnen je organisatie bijvoorbeeld een dag in de week ouderschapsverlof heeft of een re-integratietraject doorloopt, wil je hier herhalend verlof of verzuim voor registreren in Simplicate.

In essentie is het in Simplicate niet mogelijk om herhalend verlof of verzuim te registreren, daarom adviseren wij de volgende werkwijze.

Dit kun je het gemakkelijkst doen door het rooster van deze medewerker tijdelijk aan te passen, en na het registreren van het verlof of verzuim het rooster weer aanpassen naar de oude situatie. In dit artikel laten we zien hoe het werkt.

Om deze gedeeltelijke reeks te registreren, is het dus nodig om het rooster tijdelijk aan te passen. Dit kun je doen via HRM > betreffende medewerker > Rooster.

Als je bijvoorbeeld voor de komende maanden op elke maandag verlof of verzuim wil registreren, stel je het rooster in dat de medewerker elke maandag 8 uur werkt en de overige dagen zet je op 00:00 uur.

In de agenda weergave in de urenmodule (Registreren) wordt deze dag nu wit getoond, en de overige dagen grijs. In het witte vlak kun je een urenblok trekken en kiezen voor verlof of verzuim > ‘Hele dag’ aanvinken > Einddatum reeks invullen.

Startdatum, einddatum en 'Hele dag' instellen in de pop-up:

Vervolgens kan het rooster weer aangepast worden naar oorspronkelijke situatie, dus bijvoorbeeld 40 uur.

Nadat het rooster is aangepast, is er herhaaldelijk verlof of verzuim geregistreerd tot de ingestelde einddatum op en is het rooster weer beschikbaar om op de overige dagen uren op te registreren.

Verandert de situatie van de medewerker, bijvoorbeeld omdat het verlof naar een andere dag verschuift of het aantal uren verandert? Dan pas je de bestaande reeks niet in één keer aan. Je beëindigt de oorspronkelijke reeks en maakt daarna een nieuwe reeks aan. Dit doe je in drie stappen.

In dit voorbeeld gebruiken we een herhalende verlofregistratie die loopt van 31-08-2026 t/m 31-10-2026 waarin de medewerker iedere maandag vrij is. We willen dit verlof verplaatsen naar de woensdag vanaf 28-09-2026.

Registraties in weken die al zijn goedgekeurd, kun je niet meer wijzigen. Zet daarom eerst de weken open waarin de verlof- of verzuimregistraties voorkomen die je wilt aanpassen:

Zijn de betreffende weken nog niet goedgekeurd of gebruik je geen weekcontrole? Dan kun je deze stap overslaan.

Ga naar Uren > Registreren en open een van de verlof- of verzuimregistraties uit de oorspronkelijke reeks. Vervolgens verwijder je deze.

Volg de stappen hierboven om een herhaalde verlof- of verzuimregistratie aan te maken en pas de einddatum van de reeks aan naar de datum vanaf wanneer het nieuwe verlof of verzuim moet ingaan en sla de registratie op. In dit geval zal dat maandag 28-09-2026 zijn.

De oorspronkelijke reeks stopt nu op de ingestelde einddatum.

Tip: Heb je in stap 1 weken opengezet? Vergeet deze dan niet opnieuw goed te keuren via Uren > Weekcontrole.

Maak nu de nieuwe herhalende verlof- of verzuimregistratie aan. Dit werkt hetzelfde als hierboven beschreven bij Herhalend/terugkerend verlof of verzuim registreren:

In de urenplanning zie je nu dat de herhaalde verlof- of verzuimregistratie is verplaatst naar de woensdag na 28-09-2026.

In onderstaande artikel lees je meer over herhalende urenblokken in Simplicate.