Voordat je jullie projecten in Simplicate zet moet je goed nagedacht hebben over de instellingen.
Heb je de algemene projectinstellingen goed ingesteld? Ga dan naar Projecten en klik rechtsboven op "Nieuw".
Je kunt ook automatisch een project aanmaken wanneer je een salestraject accepteert. Op het moment dat je dat doet, krijg je namelijk de vraag wat je wilt doen met het salestraject. Wanneer je een project automatisch aanmaakt vanuit een geaccepteerd salestraject, dan worden de diensten die je bij het salestraject hebt aangemaakt, automatisch overgenomen. Ook wordt de gehele tijdlijn van het salestraject op het project gezet.
Maak je een nieuw project aan vanuit de Projecten-module, dan opent zich een wizard waarin de specificaties van het project kunnen worden ingesteld:
Bedrijf - typ hier de naam van de opdrachtgever (Simplicate zoekt nu in CRM naar het betreffende bedrijf. Wordt er niets gevonden, dan moet je eerst het bedrijf toevoegen in CRM).
Project naam - vul de naam van het project in (dit is direct ook het standaard onderwerp op de factuur)
Uurtarief registreren o.b.v. - geef hier aan op basis van welk uurtarief geregistreerd moet worden (klik hier voor uitleg).
Projectleider intern - selecteer hier de interne projectleider.
Projectnummer - deze optie zie je alleen wanneer je hier ook daadwerkelijk gebruik van maakt (klik hier voor uitleg).
Klik nu op 'Toevoegen' en je project is aangemaakt!
Projectinstellingen
Algemene projectgegevens:
Bij de projectinstellingen zie je hetgeen je net via de pop-up zelf hebt ingevuld, met nog een aantal extra velden die je naar eigen voorkeur in kunt vullen:
Projectteam:
Wanneer je hier niets mee doet, betekent dit dat iedereen dit project in mag zien en uren op kan registreren. Zodra je hier een team of individuele medewerkers toevoegt, dan kunnen alleen zij die je hier toevoegt het project zien en/of uren op registreren (ook afhankelijk van hun rechten).
Diensten
Een project zonder diensten doet eigenlijk niets. In Simplicate draait alles om diensten. Dat zijn immers de afspraken die je met je klanten hebt gemaakt. De diensten heb je als het goed is al goed ingesteld via de Instellingen. Heb je dit nog niet gedaan, ga dan eerst naar de projectinstellingen toe!
Heb je de diensten goed ingesteld, dan kun je hier in dit specifieke project de diensten toevoegen (via 'Nieuw') zoals je ze met de klant hebt besproken.
Je kiest de dienst, selecteert de betreffende factuurmethode en vult vervolgens alle specificaties in die op deze afspraak van toepassing zijn.
Via de pijltjes aan de rechterkant naast "Acties" is het mogelijk om de volgorde van de diensten aan te passen. Deze volgorde wordt ook overgenomen op de factuur. Je hoeft hierdoor dus niet meer in de factuur de diensten volgorde aan te passen.
Let op: het is belangrijk om goed te weten wat je hier invult. Zodra je namelijk op 'Opslaan' klikt, heb je een dienst aangemaakt en worden onder water allemaal opvolgende acties uitgevoerd.