Template
Voor de projecten import wordt gebruik gemaakt van een Excelsjabloon. Deze kun je hier downloaden. Het importeren van het bestand zelf wordt uitgevoerd door support.
Kosten
Voor het controleren en importeren van projecten worden kosten in rekening gebracht. Dit wordt op basis van nacalculatie in rekening gebracht. Het uurtarief bedraagt 125 euro per uur.
De meeste tijd wordt besteed aan het corrigeren van onvolledigheden / onjuistheden in de sheet. Zorg er daarom voor dat je onderstaande checklist goed doorloopt, dan is de controle en import snel uitgevoerd.
Voorbereidingen
Tijdens het importeren van de sheet wordt er verwezen naar bestaande gegevens in Simplicate. Deze moeten dus aanwezig zijn, voordat de import uitgevoerd kan worden.
De volgende gegevens dienen minimaal aanwezig te zijn in Simplicate:
Bedrijven / Personen zijn aangemaakt. Een relatienummer is optioneel.
Standaard diensten zijn gedefinieerd in de omgeving en bevatten (indien van toepassing) de juiste urensoorten en kostensoorten.
Projectleider is als medewerker én gebruiker aangemaakt.
Bedrijfsprofiel(en) is/zijn aangemaakt.
De gegevens in de sheet dienen 1:1 overeen te komen met de waardes in Simplicate.
Aandachtspunten
De volgende punten zijn belangrijk om te weten:
Diensten: Bij de import worden de diensten aangemaakt op basis van de standaard diensten zoals deze zijn gedefinieerd in Simplicate. Wij adviseren deze samen met een consultant van Simplicate te bepalen.
Prijs aanpasbaar: Om de import uit te kunnen voeren dient bij de instellingen van de te importeren dienst het vinkje ‘prijs aanpasbaar’ aangevinkt te zijn.
Urensoorten: De urensoorten die aan de diensten zijn toegevoegd in de instellingen zullen als zodanig (inclusief budget en tarief) aan de geïmporteerde diensten worden toegevoegd.
Kostensoorten: De kostensoorten zullen ook als zodanig aan de geïmporteerde diensten worden toegevoegd. LET OP: maak je hier gebruik van, geef dit dan bij de aanlevering aan, zodat Kosten registeren op de dienst ook op Ja wordt gezet.
Uurtarief per medewerker / uurtarief: Standaard worden projecten aangemaakt op basis van Uurtarief per urensoort, tenzij enkel het tarief per medewerker is ingeschakeld onder Instellingen > Projecten > Algemene projectinstellingen > 'Te kiezen uurtarieven bij aanmaken nieuw project'. Controleer deze instelling dus goed, voordat je het importbestand aanlevert.
Het vullen van de importsheet
Belangrijk vooraf: de importsheet bevat vooraf gedefinieerde kolommen en kolomtitels en deze mogen NIET gewijzigd / verwijderd worden!
De import vindt plaats op Diensten niveau. Diensten worden altijd aangemaakt onder een project. Wanneer je meerdere diensten onder één project wilt aanmaken, zorg je ervoor dat alle projectgerelateerde kolommen, zoals projectleider, relatienaam, etc. gelijk is.
Uitleg per kolom
Hieronder een beschrijving hoe elke kolom gevuld dient te worden:
Kolomnaam | Verplicht? | Toelichting |
Relatienaam | Verplicht | De relatienaam moet identiek zijn aan de naam van het Bedrijf of de Persoon
Voorbeeld: Simplicate Software B.V. of: Jan Smit
|
Relatienummer | Optioneel | Indien bekend, is het aanbevolen deze te vullen |
Projectnaam | Verplicht | De naam van het project waarbinnen de dienst moet worden aangemaakt |
Projectnummer | Optioneel | Simplicate geeft bij het importeren geen automatisch nummer mee. Indien gewenst, deze dus vooraf vullen |
Status (Active / Closed) | Verplicht | Active betekent: het project als actief project aanmaken
Closed betekent: als gesloten project aanmaken
Let op: dit is hoofdlettergevoelig! |
Dienst | Verplicht | De omschrijving van de dienst die aangemaakt moet worden. Deze omschrijving moet identiek zijn aan de omschrijving van de betreffende dienst onder Instellingen > Projecten > Diensten
N.B. de uren- en of kostensoorten die bij de instellingen aan een dienst zijn toegevoegd, zullen ook op die manier worden geïmporteerd. Zorg dat deze goed staan! |
Vrije omschrijving dienst | Optioneel | Alleen vullen wanneer je wilt afwijken van de standaard omschrijving van de dienst |
Begindatum | Optioneel* | Dit betreft de startdatum van de dienst, bijvoorbeeld de dag van vandaag.
Invullen als: JJJJ-MM-DD!
*Belangrijk: wanneer je de dienst als abonnement aanmaakt, betreft de begindatum het moment van de eerstvolgende facturatiecyclus. Vul hier dus niet de oorspronkelijke startwaarde van het abonnement in. |
Einddatum | Optioneel | Alleen vullen wanneer de dienst op een bepaalde datum moet eindigen. Bijvoorbeeld bij een abonnement.
Invullen als: JJJJ-MM-DD!
Let op: wanneer je kiest voor een vaste prijs, dan is de einddatum ook het moment dat de factuur gereed staat voor facturatie |
Factuurmethode (fixed / hours / subscription) | Verplicht | Er zijn drie opties geldig: fixed / hours / subscription.
Let op: dit is hoofdlettergevoelig!
fixed = vaste prijs hours = nacalculatie subscription = abonnement
Omdat dit de factuurmethode betreft, is het belangrijk om dit goed te vullen. Achteraf is dit niet meer aan te passen.
Ben je niet 100% zeker van de factuurmethode, schakel dan eerst met het Customer Success team van Simplicate. |
Aantal | Verplicht*, behalve bij nacalculatie (hours) | *Verplicht i.c.m. vaste prijs en abonnement. Vul de waarde in dat geval in met minimaal een 1.
Let op: het aantal dient altijd een positieve waarde te bevatten! |
Prijs | Verplicht*, behalve bij nacalculatie (hours) | *Verplicht i.c.m. vaste prijs en abonnement. Dit is de prijs die betaald moet worden voor de dienst.
Let op: bedrag vullen zonder valuta en met 2 decimalen. Bijvoorbeeld: 1500,00 |
Budget prijs | Optioneel en aanbevolen | Betreft het urenbudget in euro's voor de dienst.
Let op: bij abonnementen geldt dit budget per cyclus!
Het is niet mogelijk om het budget in aantal uren middels de import in te voeren. Dit kan uiteraard achter aangevuld worden.
Let op: bedrag vullen zonder valuta en met 2 decimalen. |
Factuurcyclus (month / quarter / halve_year / year) | Alleen i.c.m. abonnement* | *Verplicht i.c.m. factuurmethode abonnement. Er zijn vier opties geldig: month / quarter / halve_year / year
Let op: dit is hoofdlettergevoelig! |
Toelichting | Optioneel | Alleen vullen wanneer je wilt afwijken van de standaard toelichting van de dienst |
Afwijkende relatienummer | Optioneel | Alleen vullen wanneer het project aan een afwijkende relatie / debiteur gefactureerd moet worden. Vul hier het relatienummer van de relatie in.
N.B. Maak je geen gebruik van CRM nummering, gebruik dan de kolom 'Afwijkende relatienaam' |
Afwijkende relatienaam | Optioneel | Alleen vullen wanneer het project aan een afwijkende relatie / debiteur gefactureerd moet worden. Vul hier de naam van de relatie in. De relatienaam dient identiek te zijn aan de naam van het Bedrijf of de Persoon. |
Omzetgroep | Optioneel | Alleen vullen wanneer je wilt afwijken van de standaard omzetgroep van de dienst. |
Projectleider | Verplicht | Vul hier de volledige naam (voor- en achternaam) in van de verantwoordelijke medewerker voor dit project.
Let op: deze medewerker moet letterlijk op deze manier in HRM staan en een actieve gebruiker zijn. |
Billable (yes / no) | Verplicht | Vul de waarde met 'yes' om het project factureerbaar te maken.
Let op: dit is hoofdlettergevoelig! |
Bedrijfsprofiel | Optioneel* | *Verplicht wanneer er meerdere bedrijfsprofielen in je omgeving voorkomen.
Let op: de waarde die je hier invult moet 1:1 overeenkomen met de naam van het bedrijf zoals zichtbaar onder Instellingen > Account > Bedrijfsprofiel. |
Startdatum project | Verplicht | Dit is de begindatum van het project. Deze wordt alleen gebruikt voor de Projectresultaat rapportage en bepaalt verder niet of een project actief of gesloten is. Zie voor meer informatie dit supportartikel:
|
Einddatum project | Optioneel | Bij voorkeur leeglaten. Dit is de einddatum van het project. Deze wordt alleen gebruikt voor de Projectresultaat rapportage en bepaalt verder niet of een project actief of gesloten is. Zie voor meer informatie dit supportartikel:
|
Datum uren schrijven tot | Optioneel | Alleen bij abonnementen gebruiken wanneer er evt. na de einddatum van de dienst nog uren geschreven moeten worden geschreven.
|
Dienst plannen | Optioneel | Alleen voor Ultimate Efficiency. In deze kolom kun je aangeven of je de dienst ook wilt plannen of niet.
Invullen als: yes of no Let op: dit is hoofdletter gevoelig! |
Kosten registreren op dienst | Optioneel | In deze kolom kun je aangeven of op de dienst kosten geregistreerd kunnen worden.
Invullen als: yes of no Let op: dit is hoofdletter gevoelig! |
Factureren in termijnen | Verplicht | In deze kolom kun je aangeven of de dienst in termijnen moet worden gefactureerd. Dit is alleen mogelijk bij vaste prijs diensten.
Invullen als yes of no Let op: dit is hoofdletter gevoelig!
Bij de factuurmethodes abonnement en nacalculatie is het dus 'no'. |
Verwerking van de importsheet
Aanleveren
De data dient in één werkblad en bestand aangeleverd te worden. Dus niet verdeeld over meerdere tabbladen in Excel of meerdere bestanden.
Het bestand kan in Excel formaat worden verstuurd naar support. Bij voorkeur via de chat binnen Simplicate.
Validatie
Het is voor de verwerking van het importbestand van cruciaal belang dat de waarden conform bovenstaande instructie zijn ingevoerd en dat de verwijzingen naar waarden in Simplicate 1:1 gelijk zijn aan de sheet (relatienaam, naam van de dienst, etc.).
Wanneer het importbestand fouten bevat, dan word je hiervan op de hoogte gebracht. De support afdeling zal nooit aanpassingen doorvoeren in het importbestand om verschillen te voorkomen. Nadat eventuele fouten zijn hersteld, kan de importsheet opnieuw ter verwerking worden aangeboden.
Verwerking
De import wordt zo snel mogelijk uitgevoerd en dit is afhankelijk van hoeveel fouten er in het bestand staan en de beschikbare tijd van support. Hoe meer regels er worden geïmporteerd, hoe langer de verwerkingstijd.
Terugkoppeling
Zodra de import is uitgevoerd, word je hiervan op de hoogte gebracht. Je vindt de projecten en diensten direct terug in je omgeving.
Controle
Belangrijk: controleer of de geïmporteerde data juist is en stem bij problemen direct met support af om eventuele fouten te herstellen.
Kosten
Voor het controleren en importeren van projecten worden kosten in rekening gebracht. Dit wordt op basis van nacalculatie in rekening gebracht. Het uurtarief bedraagt 125 euro per uur.
De meeste tijd wordt besteed aan het terugkoppelen van onvolledigheden / onjuistheden in de sheet. Zorg er daarom voor dat je vooraf bovenstaand document goed doorloopt, dan is de controle van het bestand en de import snel uitgevoerd.