Template

Voor de projecten import wordt gebruik gemaakt van een Excelsjabloon. Deze kun je hier downloaden. Het importeren van het bestand zelf wordt uitgevoerd door support.

Kosten

Voor het controleren en importeren van projecten worden kosten in rekening gebracht. Dit wordt op basis van nacalculatie in rekening gebracht. Het uurtarief bedraagt 125 euro per uur.

De meeste tijd wordt besteed aan het corrigeren van onvolledigheden / onjuistheden in de sheet. Zorg er daarom voor dat je onderstaande checklist goed doorloopt, dan is de controle en import snel uitgevoerd.

Voorbereidingen

Tijdens het importeren van de sheet wordt er verwezen naar bestaande gegevens in Simplicate. Deze moeten dus aanwezig zijn, voordat de import uitgevoerd kan worden.

De volgende gegevens dienen minimaal aanwezig te zijn in Simplicate:

  • Bedrijven / Personen zijn aangemaakt. Een relatienummer is optioneel.

  • Standaard diensten zijn gedefinieerd in de omgeving en bevatten (indien van toepassing) de juiste urensoorten en kostensoorten.

  • Projectleider is als medewerker én gebruiker aangemaakt.

  • Bedrijfsprofiel(en) is/zijn aangemaakt.

De gegevens in de sheet dienen 1:1 overeen te komen met de waardes in Simplicate.

Aandachtspunten

De volgende punten zijn belangrijk om te weten:

  • Diensten: Bij de import worden de diensten aangemaakt op basis van de standaard diensten zoals deze zijn gedefinieerd in Simplicate. Wij adviseren deze samen met een consultant van Simplicate te bepalen.

  • Prijs aanpasbaar: Om de import uit te kunnen voeren dient bij de instellingen van de te importeren dienst het vinkje ‘prijs aanpasbaar’ aangevinkt te zijn.

  • Urensoorten: De urensoorten die aan de diensten zijn toegevoegd in de instellingen zullen als zodanig (inclusief budget en tarief) aan de geïmporteerde diensten worden toegevoegd.

  • Kostensoorten: De kostensoorten zullen ook als zodanig aan de geïmporteerde diensten worden toegevoegd. LET OP: maak je hier gebruik van, geef dit dan bij de aanlevering aan, zodat Kosten registeren op de dienst ook op Ja wordt gezet.

  • Uurtarief per medewerker / uurtarief: Standaard worden projecten aangemaakt op basis van Uurtarief per urensoort, tenzij enkel het tarief per medewerker is ingeschakeld onder Instellingen > Projecten > Algemene projectinstellingen > 'Te kiezen uurtarieven bij aanmaken nieuw project'. Controleer deze instelling dus goed, voordat je het importbestand aanlevert.

  • Negatieve bedragen: Het is niet mogelijk om negatieve bedragen te importeren. Wel kunnen vaste prijzen en abonnementen negatief gecorrigeerd worden na het uitvoeren van de import. Dit is een collectieve maar handmatige actie, overleg dit met de business consultant.

Het vullen van de importsheet

Belangrijk vooraf: de importsheet bevat vooraf gedefinieerde kolommen en kolomtitels en deze mogen NIET gewijzigd / verwijderd worden!

De import vindt plaats op Diensten niveau. Diensten worden altijd aangemaakt onder een project. Wanneer je meerdere diensten onder één project wilt aanmaken, zorg je ervoor dat alle projectgerelateerde kolommen, zoals projectleider, relatienaam, etc. gelijk is.

Uitleg per kolom

Hieronder een beschrijving hoe elke kolom gevuld dient te worden:

Kolomnaam

Verplicht?

Toelichting

Relatienaam

Verplicht, tenzij relatienummer gevuld is

De relatienaam moet identiek zijn aan de naam van het Bedrijf of de Persoon

Voorbeeld: Simplicate Software B.V. of: Jan Smit

Relatienummer

Verplicht, tenzij deze niet bekend is

Indien bekend, is het aanbevolen deze te vullen

Projectnaam

Verplicht

De naam van het project waarbinnen de dienst moet worden aangemaakt

Projectnummer

Optioneel

Simplicate geeft bij het importeren geen automatisch nummer mee. Indien gewenst, deze dus vooraf vullen

Status (Active / Closed)

Verplicht

Active betekent: het project als actief project aanmaken

Closed betekent: als gesloten project aanmaken

Let op: dit is hoofdlettergevoelig!

Dienst

Verplicht

De omschrijving van de dienst die aangemaakt moet worden. Deze omschrijving moet identiek zijn aan de omschrijving van de betreffende dienst onder Instellingen > Projecten > Diensten

N.B. de uren- en of kostensoorten die bij de instellingen aan een dienst zijn toegevoegd, zullen ook op die manier worden geïmporteerd. Zorg dat deze goed staan!

Vrije omschrijving dienst

Optioneel

Alleen vullen wanneer je wilt afwijken van de standaard omschrijving van de dienst

Begindatum

Optioneel*

Dit betreft de startdatum van de dienst, bijvoorbeeld de dag van vandaag.

Invullen als: JJJJ-MM-DD!

*Belangrijk: wanneer je de dienst als abonnement aanmaakt, betreft de begindatum het moment van de eerstvolgende facturatiecyclus. Vul hier dus niet de oorspronkelijke startwaarde van het abonnement in.

Einddatum

Optioneel

Alleen vullen wanneer de dienst op een bepaalde datum moet eindigen. Bijvoorbeeld bij een abonnement.

Invullen als: JJJJ-MM-DD!

Let op: wanneer je kiest voor een vaste prijs, dan is de einddatum ook het moment dat de factuur gereed staat voor facturatie

Factuurmethode (fixed / hours / subscription)

Verplicht

Er zijn drie opties geldig: fixed / hours / subscription.

Let op: dit is hoofdlettergevoelig!

fixed = vaste prijs

hours = nacalculatie

subscription = abonnement

Omdat dit de factuurmethode betreft, is het belangrijk om dit goed te vullen. Achteraf is dit niet meer aan te passen.

Ben je niet 100% zeker van de factuurmethode, schakel dan eerst met het Customer Success team van Simplicate.

Aantal

Verplicht*, behalve bij nacalculatie (hours)

*Verplicht i.c.m. vaste prijs en abonnement. Vul de waarde in dat geval in met minimaal een 1.

Let op: het aantal dient altijd een positieve waarde te bevatten!

Prijs

Verplicht*, behalve bij nacalculatie (hours)

*Verplicht i.c.m. vaste prijs en abonnement. Dit is de prijs die betaald moet worden voor de dienst.

Let op: bedrag vullen zonder valuta en met 2 decimalen. Bijvoorbeeld: 1500,00

Let op: het bedrag dient altijd een positieve waarde te bevatten! Voor vaste prijs diensten is het mogelijk om deze na de import via een collectieve prijswijziging om te zetten naar een negatief bedrag.

Budget prijs

Optioneel en aanbevolen

Betreft het urenbudget in euro's voor de dienst.

Let op: bij abonnementen geldt dit budget per cyclus!

Het is niet mogelijk om het budget in aantal uren middels de import in te voeren. Dit kan uiteraard achter aangevuld worden.

Let op: bedrag vullen zonder valuta en met 2 decimalen.
Bijvoorbeeld: 1500,00

Factuurcyclus (month / quarter / halve_year / year)

Alleen i.c.m. abonnement*

*Verplicht i.c.m. factuurmethode abonnement. Er zijn vier opties geldig: month / quarter / halve_year / year

Let op: dit is hoofdlettergevoelig!

Toelichting

Optioneel

Alleen vullen wanneer je wilt afwijken van de standaard toelichting van de dienst

Afwijkende relatienummer

Optioneel

Alleen vullen wanneer het project aan een afwijkende relatie / debiteur gefactureerd moet worden. Vul hier het relatienummer van de relatie in.

N.B. Maak je geen gebruik van CRM nummering, gebruik dan de kolom 'Afwijkende relatienaam'

Afwijkende relatienaam

Optioneel

Alleen vullen wanneer het project aan een afwijkende relatie / debiteur gefactureerd moet worden. Vul hier de naam van de relatie in. De relatienaam dient identiek te zijn aan de naam van het Bedrijf of de Persoon.

Omzetgroep

Optioneel

Alleen vullen wanneer je wilt afwijken van de standaard omzetgroep van de dienst.

Projectleider

Verplicht

Vul hier de volledige naam (voor- en achternaam) in van de verantwoordelijke medewerker voor dit project.

Let op: deze medewerker moet letterlijk op deze manier in HRM staan en een actieve gebruiker zijn.

Billable (yes / no)

Verplicht

Vul de waarde met 'yes' om het project factureerbaar te maken.

Let op: dit is hoofdlettergevoelig!

Bedrijfsprofiel

Optioneel*

*Verplicht wanneer er meerdere bedrijfsprofielen in je omgeving voorkomen.

Let op: de waarde die je hier invult moet 1:1 overeenkomen met de naam van het bedrijf zoals zichtbaar onder Instellingen > Account > Bedrijfsprofiel.

Startdatum project

Verplicht

Dit is de begindatum van het project. Deze wordt alleen gebruikt voor de Projectresultaat rapportage en bepaalt verder niet of een project actief of gesloten is. Zie voor meer informatie dit supportartikel:

https://support.simplicate.nl/product-updates/product-update-35#nieuw-rapportage-projectresultaat

Einddatum project

Optioneel

Bij voorkeur leeglaten.

Dit is de einddatum van het project. Deze wordt alleen gebruikt voor de Projectresultaat rapportage en bepaalt verder niet of een project actief of gesloten is. Zie voor meer informatie dit supportartikel:

https://support.simplicate.nl/product-updates/product-update-35#nieuw-rapportage-projectresultaat

Datum uren schrijven tot

Optioneel

Alleen bij abonnementen gebruiken wanneer er evt. na de einddatum van de dienst nog uren geschreven moeten worden geschreven.


Invullen als: JJJJ-MM-DD!

Dienst plannen

Optioneel

Alleen voor Ultimate Efficiency. In deze kolom kun je aangeven of je de dienst ook wilt plannen of niet.

Invullen als: yes of no

Let op: dit is hoofdletter gevoelig!

Kosten registreren op dienst

Optioneel

In deze kolom kun je aangeven of op de dienst kosten geregistreerd kunnen worden.

Invullen als: yes of no

Let op: dit is hoofdletter gevoelig!

Verwerking van de importsheet

Aanleveren

De data dient in één werkblad en bestand aangeleverd te worden. Dus niet verdeeld over meerdere tabbladen in Excel of meerdere bestanden.

Het bestand kan in Excel formaat worden verstuurd naar support. Bij voorkeur via de chat binnen Simplicate.

Validatie

Het is voor de verwerking van het importbestand van cruciaal belang dat de waarden conform bovenstaande instructie zijn ingevoerd en dat de verwijzingen naar waarden in Simplicate 1:1 gelijk zijn aan de sheet (relatienaam, naam van de dienst, etc.).

Wanneer het importbestand fouten bevat, dan word je hiervan op de hoogte gebracht. De support afdeling zal nooit aanpassingen doorvoeren in het importbestand om verschillen te voorkomen. Nadat eventuele fouten zijn hersteld, kan de importsheet opnieuw ter verwerking worden aangeboden.

Verwerking

Imports worden in de regel op dinsdag- en donderdagmiddag uitgevoerd. Het definitieve (foutloze) bestand dient die dag uiterlijk voor 12:00 uur binnen te zijn.

Terugkoppeling

Zodra de import is uitgevoerd, word je hiervan op de hoogte gebracht. Je vindt de projecten en diensten direct terug in je omgeving.

Controle

Belangrijk: controleer of de geïmporteerde data juist is en stem bij problemen direct met support af om eventuele fouten te herstellen.

Kosten

Voor het controleren en importeren van projecten worden kosten in rekening gebracht. Dit wordt op basis van nacalculatie in rekening gebracht. Het uurtarief bedraagt 125 euro per uur.

De meeste tijd wordt besteed aan het terugkoppelen van onvolledigheden / onjuistheden in de sheet. Zorg er daarom voor dat je vooraf bovenstaand document goed doorloopt, dan is de controle van het bestand en de import snel uitgevoerd.

Heb je het antwoord gevonden?