Standaard worden de offertes en facturen die je vanuit Simplicate verstuurt verzonden vanuit het domein van Simplicate met als afzender: [email protected].

Je kunt er ook voor kiezen om de e-mails vanuit je eigen domein te versturen, zodat de afzender je eigen e-mailadres is. Wij kunnen echter niet zomaar e-mail vanuit jouw domeinnaam versturen. Hiervoor is het noodzakelijk om wat opties te activeren in Simplicate en de volgende zaken te regelen:

Op deze manier geef je Simplicate toestemming om namens jouw domein e-mails te versturen en voorkom je dat de verstuurde e-mails in de spambox van de ontvanger terechtkomen.

Let op: Uit veiligheidsoverwegingen is het voor demo-omgevingen niet mogelijk om de SPF records te activeren. Om vanuit je eigen domein e-mails te versturen is het dus noodzakelijk om de demo-omgeving te activeren.

Ga naar Instellingen > Account > Uitgaande e-mail > Uitgaande domeinen en vink 'Geavanceerd: Gebruik eigen SPF records' aan:

Ga naar Instellingen > Account > Bedrijfsprofiel en klik het bedrijfsprofiel aan waarvan je het afzender e-mailadres van de offerte en de factuur wilt wijzigen. Zowel op het tabblad Offerte als op het tabblad Factuur kun je instellen welk e-mailadres moet worden meegegeven bij het versturen van de offerte of de factuur. Kies hier voor de optie 'Anders':

Nadat je de e-mail adressen hebt ingesteld, ga je terug naar Instellingen > Account

> Uitgaande e-mail > Uitgaande domeinen. Hier staat nu een tabel met de domeinen van waaruit je wilt gaan mailen.

Simplicate maakt gebruik van de mailingdienst Mandrill. Om jouw domein als afzender te gebruiken voor de offertes en facturen dien je dit kenbaar te maken aan Mandrill via een SPF record. Een SPF-record (Sender Policy Framework) bepaalt welke mailservers e-mails mogen versturen vanuit jouw domeinnaam.

Let op: dit domein dient overeen te komen met de e-mailadressen die worden ingesteld in het bedrijfsprofiel (zie de stap hierboven).

Voeg een TXT-record voor SPF toe met de volgende waarde:

Als je al een SPF record hebt in je domein, dan zul je deze moeten aanpassen. Een record dat je al hebt kan er zo uit zien:

Dan zul je hier de gegevens aan toe moeten voegen. Het SPF-record komt er dan zo uit te zien:

Een voorbeeld van hoe dit eruit komt te zien is:

Nadat je de instellingen in Simplicate hebt gedaan, moeten er twee DKIM records aangemaakt worden in de DNS instellingen van je host. Dit doe je door een CNAME record toe te voegen met als naam:

Vervang hierbij <jouwdomein.nl> met de domeinnaam waarmee je mailt (dus alles achter het apenstaartje). Bijvoorbeeld: mte1._domainkey.simplicate.nl

De waarde voor het record is:

Een voorbeeld van hoe dit eruit komt te zien is:

Nadat je het eerste DKIM record hebt toegevoegd, voeg je nog een tweede DKIM record toe. Dit doe je door een extra CNAME record toe te voegen met als naam:

Vervang hierbij <jouwdomein.nl> met de domeinnaam waarmee je mailt (dus alles achter het apenstaartje). Bijvoorbeeld: mte2._domainkey.simplicate.nl

De waarde voor het record is:

Een voorbeeld van hoe dit eruit komt te zien is:

Nadat je de twee DKIM records heb toegevoegd, moet er nog een DMARC record worden aangemaakt in de DNS instellingen van je host. Dit doe je door een TXT record toe te voegen met als naam:

Vervang hierbij <jouwdomein.nl> met de domeinnaam waarmee je mailt (dus alles achter het apenstaartje). Bijvoorbeeld: _dmarc.simplicate.nl

De waarde voor het record is:

Een voorbeeld van hoe dit eruit komt te zien is:

Als er al een DMARC record is toegevoegd in het domein, dan hoef je geen DMARC record toe te voegen. Er kan namelijk maar 1 DMARC record aanwezig zijn. Het is nog steeds wel nodig om de twee DKIM records toe te voegen. Als je wil checken of je al een DMARC record hebt, dan kun je gebruik maken van een DMARC check. Als deze een groen resultaat geeft, dan is er voor de DMARC record geen actie nodig.

Nadat je de DKIM en DMARC records hebt toegevoegd kun je deze door Simplicate laten controleren. In de tabel waar je uitgaande domeinen staan (Instellingen > Account > Uitgaande e-mail > Uitgaande domeinen) staat een groene knop 'Opnieuw controleren'.

In de kolommen DKIM akkoord en DMARC akkoord zal de waarde 'Ja' te zien zijn als alle instellingen goed zijn gegaan.

Let op: het kan tot 24 uur duren voordat de DNS wijzigingen in je records goed verwerkt zijn.

Let op: Het is niet bij alle providers nodig om <jouwdomein> op te nemen in de naam van het DKIM-record. Als je in deze stap geen "ja" te zien krijgt zoals omschreven, probeer het dan ook zonder "<jouwdomein>".
​

Nadat je de DKIM en DMARC records hebt toegevoegd dien je een verificatiemail naar een e-mailadres op het door jou gewenste domein te sturen. Na ontvangst stuur je deze e-mail door naar [email protected].

Je kunt de e-mail opvragen door in de tabel met domeinen (in Simplicate) te klikken op de blauwe knop 'Domein valideren'. In de popup vul je een e-mailadres in waar je toegang tot hebt en vervolgens klik je op Valideer. Binnen een aantal minuten na het klikken van de knop 'Valideer' ontvang je een e-mail van de provider Mandrill.

Let op: De verificatiemail hoef je verder niet aan te klikken of te openen, maar stuur je na ontvangst simpelweg door naar [email protected].

Als wij deze hebben verwerkt, ontvang je van ons terugkoppeling dat wij de validatie hebben kunnen uitvoeren. Vanaf dat moment zullen je e-mails automatisch verzonden worden vanuit je eigen domein!

Mocht je nog meer informatie willen (wel in het Engels) over bovenstaand onderwerp dan kun je ook terecht op de site van onze e-mailprovider Mandrill. Kijk hiervoor op https://mandrill.zendesk.com/hc/en-us/articles/205...