Regelmatig krijgen wij de vraag: hoe schoon ik mijn Simplicate omgeving het beste op, zodat ik zo min mogelijk oude relaties of medewerkers tegenkom? Een begrijpelijke vraag die eigenlijk niet in één zin is te beantwoorden. Aan de hand van dit artikel gaan we je daarmee helpen.

Wanneer oud-medewerkers niet correct worden afgemeld, kunnen ze op diverse plaatsen opduiken. Een voorbeeld daarvan is het ontbreken van een einddatum in het rooster voor oud-medewerkers. In zo'n geval zullen deze personen bijvoorbeeld nog steeds verschijnen in de urenrapportage voor de komende weken. Het systeem rekent immers nog steeds door met een rooster wat geen einde kent. Om medewerkers zo correct mogelijk uit dienst te melden, kan het beste onderstaande handleiding gebruikt worden.

Het is belangrijk om te weten dat het verwijderen van een medewerker in de meeste gevallen niet gewenst is. Dit komt doordat er aan de profielen van deze medewerkers nog essentiële data is gekoppeld, zoals bijvoorbeeld urenregistraties. Deze data kan bovendien worden gebruikt in verschillende rapportages. Wanneer deze data volledig te verwijderen zou zijn, zorgt dit voor gaten in de rapportages. Daarom adviseren wij om oud-medewerkers zo volledig mogelijk af te melden en niet te verwijderen.

Wanneer oud-medewerkers via de instellingen worden verwijderd, zullen zij niet direct ook onder HRM verwijderd zijn. Het volledig verwijderen vereist nog een aanvullende actie via de HRM-module.

In de HRM-module komt bij het verwijderen de onderstaande melding in beeld. Mits er aan de voorwaarden is voldaan, kan hier worden bepaald of de medewerker definitief verwijderd moet worden.

Wij adviseren om geen oud-medewerkers te verwijderen, maar om de data zo goed mogelijk af te schermen. Dit kan worden bereikt door de gegevens in Simplicate te minimaliseren. Dit houdt in dat het profiel zoveel mogelijk wordt opgeschoond van privacygevoelige informatie. Voor de HRM-profielen dienen alleen het geslacht en de achternaam ingevuld te blijven staan. Met deze werkwijze blijft de geschiedenis van deze medewerker te koppelen aan herkenbare gegevens.

Het opschonen van relaties is ook een veelgestelde vraag. Het advies hierbij komt overeen met dat voor individuen: schoon de relatie zo goed mogelijk op en maak ze inactief. Verwijderen is hier onder specifieke voorwaarden wel toegestaan:

Zoals je wellicht opmerkt, is het slechts in specifieke gevallen mogelijk om relaties te verwijderen, namelijk wanneer er vrijwel geen gegevens zijn gekoppeld tussen het profiel van de relatie en de andere modules. Indien dit wel het geval is, raden wij aan het profiel van de relatie zorgvuldig op te schonen en vervolgens als inactief te markeren. De optimale werkwijze hiervoor is uitgeschreven in onderstaand supportartikel.