Om de toegang te Simplicate te blokkeren, ga je naar het tabblad 'Gebruiker'. Wanneer je 'Geblokkeerd' aan vinkt, dan zal vanaf dat moment de toegang tot Simplicate direct voor deze medewerker geblokkeerd worden.

Na het blokkeren van de gebruiker krijg je een pop-up met de vraag of je het abonnement wil aanpassen. Als je 'Ja' kiest wordt het aantal licenties met 1 verminderd. Als je 'Nee' kiest wordt de gebruiker wel geblokkeerd, maar blijft het aantal licenties hetzelfde. 

Licenties zijn niet 1-op-1 verbonden aan gebruikers. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je na het blokkeren van een gebruiker meteen een nieuwe gebruiker wil aanmaken.

Wanneer de medewerker uit dienst is getreden, wil je dat deze niet meer voorkomt in de Urenmodule. Vul daarom bij het rooster de einddatum in van de periode dat de medewerker werkzaam is geweest, zodat na die datum de medewerker niet meer naar voren komt in de agenda.

Als de einddatum van het rooster niet is ingevuld of in de toekomst ligt, zal de medewerker nog getoond worden in onder andere de urenrapportage.

De volgende stap is het deactiveren van de betreffende medewerker. De medewerker zal met deze aanpassing niet meer te selecteren zijn in alle keuzemenu’s binnen Simplicate. Ga hiervoor naar HRM > Medewerker en dan het tabblad 'Medewerker'. De status pas je aan naar 'Uit dienst':

Wil je alsnog het licentie aantal aanpassen voor je abonnementsfactuur, dan dien je dit aan te passen in je abonnement. Ga hiervoor naar Instellingen > Abonnement.

Actieve gebruikers zijn gebruikers die toegang hebben tot Simplicate. Het aantal gebruikers (in het witte vakje) kan niet lager zijn dan het aantal actieve gebruikers. Het aantal gebruikers (in het witte vakje) is ook het aantal gebruikers wat gefactureerd wordt.

Heb je een medewerker uit dienst gemeld en geblokkeerd en wil je daarvoor een nieuwe medewerker aanmaken, dan hoef je niets met je licentie aantallen te doen. In alle andere gevallen, kan je het aantal gebruikers zelf verminderen, wat zal leiden tot een aanpassing van je eerstvolgende abonnementsfactuur.

Vaak is een uitdiensttreding aan het begin van het jaar nog niet voorzien. Dan is dus waarschijnlijk verlofsaldo toegekend voor het gehele jaar. Verreken dit in Simplicate en de salarisadministratie naar rato. Je zult de wijziging in Simplicate handmatig kunnen doorvoeren indien je de rechten hebt om verlofmutaties te toen. Zie dit artikel voor meer informatie over verlofsaldo.

Het is belangrijk om grondig te controleren of de medewerker mogelijk nog gekoppeld is aan één of meerdere workflows. Als er een workflowstap is die nog steeds gekoppeld is aan een geblokkeerde gebruiker, zal die stap weliswaar worden gestart, maar zal de betreffende stap onbeantwoord blijven. Daarom is het raadzaam om de stappen van verschillende workflows zorgvuldig te controleren op de namen van de geblokkeerde gebruikers. Hiermee voorkom je dat een openstaande workflow tussen wal en schip belandt.

Dit kun je het beste doen door naar door te navigeren naar 'Alle workflows mijn bedrijf' en vervolgens rechts te filteren op de medewerker die je uit dienst meldt. In onderstaand voorbeeld is dat Marc. Je kunt de workflow dan overdragen aan een andere medewerker, zodat diegene de workflow kan voortzetten.

Het kan voorkomen er nog open sales of actieve projecten gekoppeld zijn aan deze gebruiker. In veel gevallen wil je met name voor de lopende zaken dit overdragen. Via collectief wijzigen kun je de sales en projecten snel aanpassen.

Door de stappen zoals bovenstaand beschreven, blijft de historie van de medewerker bestaan. Hij of zij heeft vanaf dat moment geen toegang meer tot Simplicate en de medewerker zal daarnaast ook niet meer te selecteren zijn in de keuzemenu’s binnen Simplicate. De aanwezige historie zorgt er dus ook voor dat deze medewerker niet meer volledig verwijderd kan worden uit Simplicate.