Om de toegang te Simplicate te blokkeren, ga je naar het tabblad 'Gebruiker'. Wanneer je 'Geblokkeerd' aan vinkt, dan zal vanaf dat moment de toegang tot Simplicate direct voor deze medewerker geblokkeerd worden.

Na het blokkeren van de gebruiker krijg je een pop-up met de vraag of je het abonnement wil aanpassen. Als je 'Ja' kiest wordt het aantal licenties met 1 verminderd. Als je 'Nee' kiest wordt de gebruiker wel geblokkeerd, maar blijft het aantal licenties hetzelfde. 

Licenties zijn niet 1-op-1 verbonden aan gebruikers. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je na het blokkeren van een gebruiker meteen een nieuwe gebruiker wil aanmaken.

De volgende stap is het deactiveren van de betreffende medewerker. De medewerker zal met deze aanpassing niet meer te selecteren zijn in alle keuzemenu’s binnen Simplicate. Ga hiervoor naar HRM > Medewerker en dan het tabblad 'Medewerker'. De status pas je aan naar 'Uit dienst':

Wil je alsnog het licentie aantal aanpassen voor je abonnementsfactuur, dan dien je dit aan te passen in je abonnement. Ga hiervoor naar Instellingen > Abonnement.

Actieve gebruikers zijn gebruikers die toegang hebben tot Simplicate. Het aantal gebruikers (in het witte vakje) kan niet lager zijn dan het aantal actieve gebruikers. Het aantal gebruikers (in het witte vakje) is ook het aantal gebruikers wat gefactureerd wordt.

Heb je een medewerker uit dienst gemeld en geblokkeerd en wil je daarvoor een nieuwe medewerker aanmaken, dan hoef je niets met je licentie aantallen te doen. In alle andere gevallen, kan je het aantal gebruikers zelf verminderen, wat zal leiden tot een aanpassing van je eerstvolgende abonnementsfactuur.

Wanneer de medewerker uit dienst is getreden, wil je dat deze niet meer voorkomt in de Urenmodule. Vul daarom bij het rooster de einddatum in van de periode dat de medewerker werkzaam is geweest, zodat na die datum de medewerker niet meer naar voren komt in de agenda. 

Door de stappen zoals bovenstaand beschreven, blijft de historie van de medewerker bestaan. Hij of zij heeft vanaf dat moment geen toegang meer tot Simplicate en de medewerker zal daarnaast ook niet meer te selecteren zijn in de keuzemenu’s binnen Simplicate.