De manieren waarop organisaties met verlof omgaan, kunnen uiteenlopen. Simplicate speelt hier op in door te werken met 1 verlofpotje. Het verlofsaldo in dit potje kun je zelf inzichtelijker maken door verlofsoorten toe te passen of filters te gebruiken.
In dit artikel lees je daarom meer over:
Opbouw verlofsaldo
In Simplicate wordt gewerkt met één verlofpotje waar alle verlofsoorten onder worden gevangen. Alle verlofuren worden dus samengevoegd in één verlofsaldo, zodat je per medewerker goed overzicht bewaakt op het aantal verlofuren dat in totaal kan worden opgenomen.
Op deze manier blijft het zowel voor de medewerkers als de leidinggevende inzichtelijk hoeveel verlof iemand bijvoorbeeld in het huidige jaar nog kan opnemen en kun je daar eventueel op sturen.
Verlofsoorten & filters toepassen
Met behulp van verlofsoorten en filters kun je in Simplicate het verlof naar wens inrichten en gebruiken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om onderscheid te maken tussen ouderschapsverlof, feestdagenverlof en vakantieverlof door deze als aparte verlofsoorten toe te voegen.
In onderstaand artikel lees je hoe je een verlofsoort kunt toevoegen in Simplicate:
Tevens is het per verlofsoort mogelijk om af te wijken van het saldo door in te stellen dat deze verlofsoort niet wordt meegerekend in het verlofsaldo. Dit geef je aan bij de instellingen van een bepaalde verlofsoort met behulp van onderstaande optie “Toon verlofsoort in saldo”:
Wanneer je “Toon verlofsoort in saldo” niet hebt aangevinkt, zullen verlofregistraties binnen deze verlofsoort geen invloed hebben op het saldo. Een voorbeeld hiervan is feestdagenverlof. Veel organisaties kennen feestdagenverlof toe aan hun medewerkers, maar kiezen er voor om dit voor eigen rekening te nemen en dit niet van het verlofsaldo van de medewerkers af te laten gaan.
Let op: Wanneer 'Toon verlofsoort in saldo' niet is aangevinkt, zal in het verlofoverzicht in het rood een min aantal uren en dagen getoond worden. Dit betekend niet dat het in mindering wordt gebracht op het saldo, maar het is enkel een visuele weergave voor het aantal.
Als je gebruikmaakt van meerdere verlofsoorten is het ook mogelijk om in het HRM > verlof overzicht te filteren op deze verlofsoorten. In onderstaande afbeelding zie je hoe dit er uit kan zien. Ook zie je in deze afbeelding terugkomen dat zowel feestdagenverlof als ouderschapsverlof geen invloed heeft op het verlofsaldo van de medewerkers:
Ook worden verlofsoorten door bepaalde organisaties gebruikt om onderscheid te maken tussen wettelijk- en bovenwettelijk verlof. Wanneer je beide als losse verlofsoorten toevoegt in Simplicate, kun je filteren op zowel het wettelijke- als bovenwettelijke verlof om dit inzichtelijk te maken. Mocht je meer informatie willen over wettelijk- en bovenwettelijk verlof, verwijzen we je graag door naar de website van de Rijksoverheid.
Aangezien er ieder jaar verlofsaldo wordt toegekend aan medewerkers, kun je met behulp van het filter “Jaar” zien hoeveel verlofsaldo er per jaar is toegekend. Ook maak je met deze filters inzichtelijk hoeveel verlofregistraties er in een bepaald jaar zijn geweest en wat de invloed daarvan was op het saldo.
Jaarovergang & verlofsaldo
Hoe organisaties omgaan met resterend verlof meenemen naar het volgende jaar, kan verschillen per organisatie. Wanneer een medewerker aan het einde van het jaar verlofsaldo over heeft gehouden, kun je er voor kiezen om dit in het jaar daarna toe te kennen als resterend verlof.
Wettelijk verlof kun je tot maximaal 6 maanden in het nieuwe jaar opnemen, tenzij er iets anders in het contract of cao is vastgesteld. Daarom adviseren wij de volgende manier om inzichtelijk te maken hoeveel verlof iemand heeft meegenomen naar het volgende jaar:
Bepaal hoeveel verlofsaldo de medewerkers mogen meenemen naar het eerstvolgende jaar. Op basis van de afspraken binnen het cao of contract van de medewerker zie je hoeveel verlof iemand maximaal mag meenemen naar het volgende jaar. Het advies is dus om te controleren of iemand daar onder zit of het maximale verlofsaldo meeneemt.
Corrigeer het saldo van het huidige jaar met dit aantal door dit af te boeken. Op deze manier haal je het resterende verlofsaldo van het huidige jaar af.
Corrigeer het saldo voor het eerstvolgende jaar met dit aantal door dit bij te boeken. Op deze manier voeg je het resterende verlofsaldo toe aan het eerstvolgende jaar.
In dit voorbeeld zie je dat Pieter aan het einde van 2022 8 uren verlofsaldo over had, dit betreft dus 1 dag en kan volgens de afspraken van de organisatie worden meegenomen naar 2023. Allereerst worden er dus 8 uren afgeboekt in 2022 om deze vervolgens in 2023 bij te boeken als resterend saldo. Zo zie je het juiste verlofsaldo wanneer je geen filters toepast, alle filters toepast of enkel filtert op het huidige jaar.
Bovenstaande stappen voer je uit per medewerker. Je dient namelijk per medewerker het resterende verlofsaldo te bepalen dat kan worden meegenomen naar het volgende kalenderjaar.
Vervolgens is het wel mogelijk om het 'algemene' verlofsaldo voor het volgende jaar collectief toe te kennen. Enkel het resterende verlofsaldo van het voorgaande jaar dien je per medewerker te bepalen en toe te kennen. Mocht je meer informatie willen over het collectief toekennen van verlofsaldo, kun je dit vinden in onderstaand support artikel:
Door deze methode toe te passen bij de jaarovergang, zie je in het nieuwe jaar altijd de actuele status van het verlof en hiermee bouw je geen onjuiste historie op. Hiermee voorkom je onduidelijkheden en dubbelingen in het verlofsaldo.