Het is binnen Simplicate mogelijk om uren- en kostensoorten, medewerkerstarieven en diensten (collectief) te indexeren. In dit artikel leggen we stapsgewijs uit hoe je dit het beste kan doen.

In onderstaande video wordt uitgelegd hoe je de uurtarieven indexeert.

Let op: indexeren geldt niet voor reeds geschreven uren.

Je gaat naar Instellingen > Projecten > Indexeren:

Als je hier op klikt, dan sta je direct voor de keuze wat je wilt gaan indexeren: urensoorten, medewerkerstarieven, kostensoorten of diensten op basis van vaste prijzen en/of abonnementen.

We leggen per onderdeel uit hoe het indexeren werkt.

Het indexeren van urensoorten doe je per urensoort. Klik dus door op de urensoort die je wilt indexeren. Hier zie je het tweede tabblad 'Diensten' met deze urensoort waar alle projecten- en diensten met de desbetreffende urensoort staan (ongeacht de factuurmethode). Aan de rechterkant zijn er verschillende filtermogelijkheden beschikbaar. Zo kan je filteren door middel van de zoekbalk en de te selecteren filters.

Ook kun je aan de rechterkant eventueel een filter toepassen om te kijken of het tarief van de urensoort op een specifiek project en dienst overeenkomt met het standaard urensoort tarief. Je kunt hier immers op de specifieke dienst al van afgeweken zijn. Daarnaast heb je de mogelijkheid om op factuurmethoden, projectstatussen, omzetgroepen en standaarddiensten te filteren.

Wanneer je een (of meerdere) urensoorten selecteert en je klikt op Acties > Indexeren, dan verschijnt er een pop-up waar je de tarieven van deze urensoorten kan aanpassen:

Wanneer je op 'volgende' klikt, dan zie je vervolgens in dezelfde pop-up een overzicht van de urensoorten met oude en nieuwe tarieven die het betreft. Op het moment dat je nu op 'prijswijziging doorvoeren' klikt, worden de nieuwe tarieven direct verwerkt. De wijziging is tevens terug te zien op de tijdlijn van het desbetreffende project.

Let op:

Ook voor het indexeren van kostensoorten geldt dat je dit per kostensoort doet. Klik dus door naar de kostensoorten om te bepalen welke kostensoorten je wilt indexeren.

Aan de rechterkant kun je eventueel een filter toepassen om te kijken of het tarief van de kostensoort op een specifiek project > dienst overeenkomt met de standaard inkoopprijs en/of het verkooptarief. Je kunt hier immers op de specifieke dienst al van afgeweken zijn. Ook kun je filteren op de relatie of projectnaam. Daarnaast heb je ook hier de mogelijkheid om op factuurmethoden, projectstatussen, omzetgroepen en standaarddiensten te filteren.

Wanneer je een (of meerdere) kostensoorten selecteert en je klikt op Acties > Diensten met deze kostensoort, dan verschijnt er een pop-up waar je de tarieven van deze kostensoorten kan aanpassen:

Wanneer je op 'volgende' klikt, dan zie je vervolgens in dezelfde pop-up een overzicht van de kostensoorten met oude en nieuwe tarieven die het betreft. Op het moment dat je nu op 'prijswijziging doorvoeren' klikt, worden de nieuwe tarieven direct verwerkt. De wijziging is tevens terug te zien op de tijdlijn van het desbetreffende project.

Let op:

Maak je gebruik van medewerker uurtarieven, dan kun je ook deze tarieven (collectief) indexeren. In dit geval zijn er twee situaties denkbaar:

Zie onderstaand filmpje vanaf 1:38 minuut.

Het indexeren van medewerker tarieven die op het project zijn vastgelegd werkt net even anders dan de uren- en kostensoorten. Ga naar Instellingen > Projecten > Indexeren > Projecten. Hier heb je de mogelijkheden om medewerker tarieven collectief te wijzigen. Dit kan op een geheel project en/of op individuele diensten die onder een project hangen.

Aan de rechterkant kun je specifiek zoeken op een relatie, project- naam of nummer en/of kun je filteren op dezelfde onderdelen als in de Projecten-module.

Wanneer je hier een project (of meerdere projecten in een keer) selecteert en je klikt vervolgens op Acties > Indexeren, dan je krijg je twee keuzeopties:

Wanneer je op 'volgende' klikt, dan zie je vervolgens in dezelfde pop-up een overzicht van het aantal projecten, diensten en medewerkers die het betreft. Op het moment dat je nu op 'prijswijziging doorvoeren' klikt, worden de nieuwe tarieven direct verwerkt. De wijziging is tevens terug te zien op de tijdlijn van de desbetreffende projecten.

Let op:

De medewerker tarieven zijn niet specifiek vastgelegd op een project (dienst), doordat er geen projectteam of individuele medewerker is toegevoegd aan het project. In dat geval houdt Simplicate rekening met de tarieven van de actieve roosters in HRM.

Als de tarieven (zowel kostprijs als verkooptarief) wijzigen per datum x, dan kun je dat handmatig 1 voor 1 bij langslopen > beëindigen > en een nieuw rooster per datum x aanmaken, maar je kunt dit ook collectief doen. Ga dan naar het HRM overzicht > klik op Acties > Roosters aanmaken. Je krijgt dan de volgende pop-up te zien:

Hier geef je allereerst de begindatum van de nieuwe roosters op. Wanneer je op volgende klikt, dan zie vervolgens alle medewerkers met een (op het moment van de ingevulde begindatum) actief rooster die je aan kunt passen. De gegevens van de roosters die je hier ziet zijn de gegevens van de huidige actieve roosters (dit wordt dus letterlijk overgenomen). Hier kun je nu dus de nieuwe tarieven invullen. Als je een Ultimate Efficiency licentie hebt, kun je ook een productiviteitstarget invullen, zodat je de waarde van de geplande taken van een medewerker kunt vergelijken met hun target. Klik je nu op Opslaan, dan worden alle huidige actieve roosters afgesloten met een einddatum die één dag voor de begindatum van het nieuwe rooster ligt en nieuwe rooster aangemaakt conform de ingevulde gegevens.

Let op: medewerkers die geen (op het moment van de ingevulde begindatum) actief rooster hebben, kunnen via deze actie ook geen rooster krijgen. Simplicate geeft dit proactief weer in de pop-up. Wil je voor deze medewerkers wel roosters aanmaken dan zul je dit dus handmatig moeten doen.

Je kunt alleen de prijzen (collectief) wijzigen van abonnements- en vaste prijs diensten.

Ga naar Instellingen > Projecten > Diensten, klik op de dienst waar je de prijs wilt aanpassen en ga naar het tweede tabblad 'Projecten met deze dienst'. Hier staan alle diensten per project (met de factuurmethoden abonnement of vaste prijs).

Per factuurmethode zie je de bijbehorende diensten. Hier maak je de selectie waarvoor de prijs aangepast moet worden. Klik vervolgens op Acties > Prijs wijzigen.

In deze pop-up kun je vervolgens aangeven hoe je de prijs wilt aanpassen:

Zodra je op volgende klikt, toont dezelfde pop-up de nieuwe prijzen per dienst:

Nadat je op 'Prijswijziging doorvoeren' klikt, gaat Simplicate de prijzen wijzigen.
​

Let op: het is dus niet mogelijk om de indexatie klaar te zetten voor een bepaalde datum. Wanneer je dit dus doet, wordt het nieuwe tarief direct doorgevoerd. Wil je dus bijvoorbeeld de tarieven wijzigen per 1 januari, dan dien je deze actie echt op 1 januari uit te voeren.

Via Instellingen > Projecten > Abonnementen kun je instellen of je abonnementen automatisch op een conceptfactuur wilt laten zetten, of dat je abonnementen (net als vaste prijs en nacalculatie diensten) via 'Te factureren' laat verlopen:

Nadat de tarieven en diensten zijn geïndexeerd kunnen ook de budgetten worden geïndexeerd. Hoe dit kan lees je in dit artikel:
​