Dit geeft een actueel overzicht van de concrete sales pipeline, waardoor de conversie kan worden verbeterd, de scoringskansen kunnen worden vergroot en zodoende meer omzet kan worden behaald.

Om zoveel mogelijk uit de sales module te kunnen halen, zijn een aantal zaken van belang:

  • Juiste stappen in de voortgang definiëren
  • Verwachte omzet en scoringskans vullen
  • Activeren verloren aan concurrent
  • Reden (niet) geaccepteerd activeren en vullen
  • Bron vullen
  • Invoeren verwachte einddatum sales

Juiste stappen in de voortgang definiëren

De voortgang op een sales geeft aan in welke fase van het sales proces de (potentiële) klant zich bevindt. Elke succesvolle stap in het sales proces dient aangemaakt te worden als voortgang. Welke stappen dit zijn, hangt af van het type organisatie en de manier waarop het sales proces is ingericht. 

Naast het definiëren van de voortgangen in het salesproces, is het ook slim om van tevoren te bepalen welke scoringskans van toepassing is op de desbetreffende voortgang. Door de scoringskans vervolgens op te nemen in de omschrijving, waarborg je dat elke sales medewerker de juiste scoringskans per fase invult en niet zelf een scoringskans toekent (die wellicht niet representatief is). De voortgang en bijbehorende kleuren en scoringskansen kun je opzetten via Instellingen > Sales > Voortgang:

Verwachte omzet en scoringskans vullen

Voor een realistisch beeld in de KPI's is het noodzakelijk om de verwachte omzet en de scoringskans van elke sales goed in te vullen en bij te houden.

Met behulp van de voortgangsbalk kan bijgehouden worden in welke fase een salestraject zit. Deze voortgangsbalk is opgebouwd op basis van voortgangsfases die in de instellingen zijn ingevuld in Simplicate.

Uiteindelijk komt een salestraject in een van de volgende fases terecht:

  • Geaccepteerd
  • Verloren

Beide opties zullen we hieronder uitgebreid toelichten, waarbij aangegeven wordt welke mogelijkheden je hebt nadat een sales geaccepteerd of afgewezen is.

Accepteren van een sales

Nadat de klant akkoord heeft gegeven op de uitgestuurde offerte, kun je het salestraject accepteren door de voortgangsbalk te verplaatsen naar het groene vinkje:

Nadat op dit groene vinkje is geklikt, komt het volgende scherm in beeld en kan er een keuze gemaakt worden:

De opties die zichtbaar worden bij Reden sales gescoord kunnen zelf bedacht en uitgebreid worden door deze in de instellingen aan te maken.

Als de reden en de relatiesoort is ingevuld, kun je in het volgende scherm de volgende keuzes krijgen:

Per keuze die hier staat, lichten we kort toe welke opties er zijn als je voor die optie kiest.

Acceptatie | Geen verder acties

Zoals de omschrijving het al zegt, op het moment dat je voor deze optie gaat dan accepteer je het salestraject zonder dat je hier verder tijd in hoeft te steken.

Deze optie zou gebruikt kunnen worden als er 'oude' salestrajecten overgezet worden vanuit een ander programma naar Simplicate, waarmee dan de historie nog in te zien is.

Acceptatie | Maak direct een conceptfactuur

Indien er verder geen uren geschreven hoeven te worden, maar er wel een factuur naar de klant gestuurd moet worden dan kies je voor deze optie. Deze optie is alleen beschikbaar indien je alleen gebruik maakt van Vaste prijs als facturatiemethode. 

De conceptfactuur kan dan verder aangepast worden naar wens en vervolgens naar de klant verstuurd worden.

Acceptatie | Maak een nieuw project aan

Indien er nog geen traject gestart is met deze klant, maar er dienen wel uren geschreven te worden dan kun je kiezen voor deze optie.

Als voor deze optie gekozen wordt, kom je vervolgens in het volgende scherm terecht:

Alle lege velden kunnen ingevuld worden en nadat dit gebeurd is, kan er gekozen worden voor Toevoegen. Het project kan daarna verder bewerkt en aangevuld worden naar wens.

Acceptatie | Voeg toe aan een bestaand project

Deze optie kies je op het moment dat een klant gevraagd heeft om een offerte inzake extra werkzaamheden die gedaan moeten worden op een project. Deze optie is dus alleen beschikbaar als er reeds al een actief project aanwezig is voor de klant.

Indien de klant akkoord gaat met het meerwerk, kan deze aanvullende dienst toegevoegd worden op het project. Als je deze optie aanklikt, zie je vervolgens een dropdown veld waarin alle actieve projecten van deze klant zichtbaar worden inclusief projectnummer (indien er gewerkt wordt met projectnummering).

Nadat er gekozen is voor Ok na selectie van het juiste project, kom je vervolgens in het betreffende project terecht. Hierin zul je zien dat de dienst uit de offerte zichtbaar wordt.

Verloren salestrajecten

Ook dit hoort bij het zaken doen en het komt weleens voor dat je een salestraject verliest. Indien een klant niet ingaat op jouw offerte, dien je de voortgangsbalk te verplaatsen naar het rode kruisje:

Als je kiest voor Verloren, kom je in het volgende scherm terecht:

Zoals je hierboven ziet kun je de Reden sales verloren invullen, maar daarnaast ook Verloren aan concurrent. Indien je kiest voor Verloren aan een concurrent, dien je de concurrent wel als relatie opgevoerd te hebben in Simplicate.

Indien dit niet gebeurd is, is het niet mogelijk om een concurrent te koppelen aan de verloren sales.

Bron vullen

Door bronnen te gebruiken en onderhouden kan er een goed beeld verkregen worden waar de leads precies vandaan komen. Voor de (her)verdeling van het marketing/sales budget kan dit erg waardevol zijn. Op deze manier kan bijvoorbeeld geconstateerd worden dat een bepaalde online marketing campagne veel leads oplevert, en is het wellicht het overwegen waard om hier meer budget voor vrij te maken. Voor het wijzigen van de bronnen bekijk dit artikel.

Invoeren verwachte einddatum sales

Het invullen van een einddatum op een sales is belangrijk om in de prognose terug te zien wanneer je verwacht dat een sales valt. De einddatum op de sales plaats in de rapportages de omzet x kans in die maand. Dus stel je voert als einddatum in: 20-02-2020. Dan wordt de verwachte omzet in de rapportages in de maand februari laten zien. Voer je geen datum in? Dan komt de omzet op de laatste kolom "Geen datum". 

Heeft u het antwoord gevonden?