De urencontrole functionaliteit biedt de mogelijkheid om uren te controleren en accorderen. 

Om uren te kunnen controleren, dien je dit allereerst aan te zetten via Instellingen > Projecten > Urenregistratie:

Indienen uren door medewerker

Met behulp van deze instelling kunnen medewerkers via de knop 'indienen uren' aangeven dat zij voor die week klaar zijn met de urenregistratie:

Op deze manier voorkom je dat er uren worden gecontroleerd, waarbij de medewerker achteraf aangeeft 'nog helemaal niet klaar te zijn'. Zodra de medewerker op 'Indienen uren' heeft geklikt, staat er 'Ingediend' en weet de leidinggevende en/of projectleider dus dat de uren gecontroleerd kunnen worden.

Let op: wanneer deze instelling gedurende een week aangepast wordt, zullen de uren die in die week reeds geschreven zijn, de status Ingediend krijgen. Alle nieuwe uren die in diezelfde week gemaakt worden, krijgen de status Indienen uren.

Urencontrole per project

Zet deze instelling op ja als je hier gebruik van wilt maken. Let op: als je deze instelling aanzet, dan moeten alle uren (op basis van nacalculatie) die nog niet gefactureerd zijn, goedgekeurd worden door de Projectleider. Ook de uren die geschreven zijn op de factuurmethodes 'vaste prijs' en abonnement, zullen onder het tabje 'project urencontrole' verschijnen om goedgekeurd te kunnen worden. 

Bij de Urenmodule zie je nu een extra optie, Project urencontrole:

Onder Project urencontrole zie je per project alle geschreven uren t/m de dag van vandaag (uren in de toekomst dus niet). 

Let op:

ALS indienen uren = Ja

Alle uren die door een medewerker geschreven en ingediend zijn, krijgen de status 'Te accorderen door PL (Projectleider)'. Alle uren die niet ingediend zijn door de medewerker kunnen dus niet geaccordeerd worden door de Projectleider.

ALS indienen uren = Nee

Alle uren die door een medewerker geschreven zijn, krijgen de status nog 'Te accorderen door PL'. 

Hier kun je per geschreven regel de uren overboeken, corrigeren, afboeken etc.

Na de controle, kun je de uren (eventueel per geselecteerde periode), collectief goedkeuren:

Aanpassen van uren

De uren blijven aanpasbaar zo lang de uren nog niet op een conceptfactuur staan, of zo lang de leidinggevende (als je deze instelling aan hebt staan) de uren nog niet goedgekeurd heeft. 

Als de uren worden aangepast (ook wanneer de Projectleider al akkoord heeft gegeven), worden de uren weer ter controle aangeboden aan de Projectleider en worden de uren dus weer onder 'Nog niet gereed voor facturatie' gezet. Je dient er ook rekening mee te houden dat eventuele correcties die door de Projectleider zijn gedaan, hiermee ook komen te vervallen.

Urencontrole door leidinggevende

Wil je (ook) een controle per week op (sluitende) urenregistratie, zet deze optie dan op ja.

ALS urencontrole per project = Nee

Dan zie je de urencontrole door leidinggevende terugkomen via onderstaande manier:

Nog te controleren uren (in het voorbeeld: oranje)

  • De uren van de medewerker zijn nog niet zijn gecontroleerd.
  • Werk je op basis van nacalculatie, dan staat de status van de uren (die je terug vindt bij nacalculatie op het project) op 'nog te controleren'.
  • Zo lang de uren nog niet zijn goedgekeurd, vind je ze ook niet terug bij gereed voor facturatie.
  • Zo lang de uren nog niet zijn gecontroleerd, kunnen de uren nog aangepast worden.

Goedgekeurd (in het voorbeeld: groen)

  • Heb je de uren gecontroleerd en wil je ze goedkeuren, dan klik je op het groene vinkje. Je ziet nu dat de uren zijn goedgekeurd.
  • Zodra de uren van een bepaalde week zijn goedgekeurd, wijzigt de achtergrond van die week naar groen.
  • Heeft een medewerker meer uren geschreven dan zijn of haar rooster en heb je 'tijd voor tijd toevoegen via urencontrole' aangezet, dan krijg je de volgende pop-up te zien:
  • Je kunt het aantal overuren eventueel nog aanpassen. Klik je op toevoegen aan saldo, dan zal in dit geval de medewerker 2 uur extra verlof krijgen. Kies je voor annuleren, dan worden de extra gemaakte uren niet toegevoegd aan het verlofsaldo.
  • Goedgekeurde uren kunnen niet meer aangepast worden. Zijn de uren nog niet gefactureerd en moeten de uren alsnog aangepast worden, dan moet je de goedkeuring ongedaan maken. Dit doe je door het schuifje weer naar het midden te verplaatsen.
  • Werk je op basis van nacalculatie, dan staat de status van de uren (die je terug vindt bij nacalculatie op het project) op 'te factureren'.
  • De goedgekeurde uren vind je nu dus terug bij gereed voor facturatie.

Afgekeurd (in het voorbeeld: rood)

Heb je de uren gecontroleerd en wil je ze afkeuren, dan klik je op het rode kruisje. Wanneer je dit geconfigureerd hebt krijg je nu de optie om een workflow te starten. Via deze workflow kun je de acties coördineren die nodig zijn om de uren te corrigeren.

Nadat de uren van een bepaalde week afgekeurd zijn:

  • Wijzigt de achtergrond van die week naar rood.
  • En wanneer je 'Workflow starten bij uren afgekeurd' aan hebt gezet, zal je de volgende pop-up zien:
  • Je kunt het onderwerp en de toelichting zelf invullen. Klik je op uren afkeuren en workflow starten, dan start er automatisch een workflow (op basis van de workfloweditor die je zelf beheerd in de instellingen) en worden de uren afgekeurd. Klik je op annuleren, dan kies je ervoor om de uren af te keuren, maar geen workflow te starten.
  • Werk je op basis van nacalculatie, dan staat de status van de uren (die je terug vindt bij nacalculatie op het project) op 'nog te factureren'.
  • Zo lang de uren nog niet zijn goedgekeurd, vind je ze ook niet terug bij gereed voor facturatie.
  • De uren kunnen in dit geval gewoon nog aangepast worden.

ALS urencontrole per project = Ja

In het overzicht zie je de goedgekeurde weken dan als volgt terugkomen:

  • De uren van Anouk Teeuwe zijn volledig goedgekeurd door de projectleider(s). De leidinggevende ziet nu het ‘kruisje’ en ‘vinkje’ en kan dus de week in zijn geheel goed- of afkeuren (als je deze instelling aan hebt staan).
  • De uren van Ali Bouali zijn nog niet volledig goedgekeurd door de projectleider(s). Er moet nog 36 uur gecontroleerd worden, alvorens de leidinggevende de week in zijn geheel kan goed- of afkeuren (als je deze instelling aan hebt staan).

Uren te factureren als

Geef hier aan wanneer je de uren wilt factureren. Is dat nadat de projectleider akkoord heeft gegeven, of na het akkoord van de leidinggevende?

De keuze die je hier maakt heeft als consequentie dat wanneer één van beide akkoord heeft gegeven, dat de uren op dat moment bij 'gereed voor facturatie' komen te staan. Tot die tijd blijven de uren bij 'nog niet gereed voor facturatie' staan en kun je dit dus niet factureren.

Workflow starten bij uren afgekeurd

Hiermee geef je aan of er, wanneer de uren afgekeurd zijn, een workflow gestart moet worden.

Workflow voor afkeuren

Selecteer hier welke workflow je wilt starten bij het afkeuren van uren. Je kunt een standaard workflow gebruiken of zelf een workflow bouwen.

Tijd voor tijd toevoegen via urencontrole

Hiermee geef je aan of je gebruikt wilt maken van het automatisch toevoegen van verlof wanneer een medewerker meer uren heeft geregistreerd dan zijn of haar rooster.

Verlofsoort Tijd voor tijd saldo

Selecteer hier het verlofsoort dat je wilt gebruiken wanneer je iemand extra verlof toekent.

Rechten goedzetten

Nadat je urencontrole aan hebt gezet volgens jouw voorkeuren hierboven, moet je de gebruikersrechten goedzetten. Ga naar Instellingen > Algemeen > Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten > Rechten per gebruikersgroep:

Hier zie je bij de Uren module dat 'Uren controleren' is toegevoegd, zodat je per gebruikersgroep de rechten kunt instellen.

Heeft u het antwoord gevonden?