De urencontrole van Simplicate biedt de mogelijkheid om op verschillende niveaus uren te controleren. Door urencontrole in te stellen zorg je ervoor dat de projectleider en/of de leidinggevende scherper op de budgetten kan toezien.

Om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit, dien je dit eerst aan te zetten via Instellingen > Uren > Controleren. Er zijn 3 mogelijkheden voor Urencontrole:

Met behulp van deze instelling kunnen medewerkers via de knop 'Week X indienen' aangeven dat zij voor die week klaar zijn met de urenregistratie:

Op deze manier voorkom je dat er uren worden gecontroleerd, waarbij de medewerker achteraf aangeeft 'nog helemaal niet klaar te zijn'. Zodra de medewerker op 'Indienen' heeft geklikt, staat er 'Week X ingediend' en weet de leidinggevende en/of projectleider dus dat de uren gecontroleerd kunnen worden.

Let op: Wanneer deze instelling gedurende een week uitgezet wordt, zullen de uren die in die week reeds geschreven zijn, de status Ingediend krijgen. Als er nieuwe uren geschreven worden in diezelfde week zal de week opnieuw ingediend moeten worden.

Activeer de instelling 'Urencontrole per project' wanneer je alle geschreven uren wil laten controleren door de projectleider van het project waar de betreffende uren op geschreven zijn.

Let op: als je deze instelling activeert, dan moeten alle uren (op basis van nacalculatie) die nog niet gefactureerd zijn, goedgekeurd worden.

Ook de uren die geschreven zijn op de factuurmethode 'vaste prijs' en ‘abonnement’ dienen goedgekeurd te worden. Registraties zoals declaraties en kilometers zullen ook onder de tab 'Projectcontrole' tevoorschijn komen om goedgekeurd te worden.

Op het moment dat je deze instelling geactiveerd hebt, zal er binnen de Urenmodule een extra tabblad verschijnen:

Wanneer het tabblad 'Projectcontrole' bekeken wordt, zie je per project alle geschreven uren, kilometers en kosten tot en met de dag van vandaag. Uren die in de toekomst geschreven zijn, worden hier dus niet getoond.

Let op: De eerder benoemde instelling 'Indienen uren door medewerker' heeft invloed op het wel of niet kunnen controleren van de uren.

Alle uren die door een medewerker geschreven en ingediend zijn, krijgen de status 'Goedkeuren projectleider'. Alle uren die niet ingediend zijn door de medewerker kunnen dus niet gecontroleerd worden door de Projectleider.

Alle uren die door een medewerker geschreven zijn, krijgen de status 'Goedkeuren projectleider'.

Door de projectcontrole te openen, krijg je een overzicht van geregistreerde uren. Ook krijg je een overzicht van de budgetten op de betreffende projecten.

Ook kun je per project doorklikken voor meer inzicht in de registraties. Per geschreven regel kun je de uren overboeken, corrigeren, afboeken of meer informatie bekijken.

Na de controle, kun je de uren collectief goedkeuren door deze aan te vinken en bij Acties te klikken op 'Collectief goedkeuren', of collectief overboeken op een ander project, dienst of urensoort.

Aanpassen van uren

De uren blijven aanpasbaar zo lang de uren nog niet op een conceptfactuur staan, of zo lang de leidinggevende (als je deze instelling aan hebt staan) de uren nog niet gecontroleerd heeft.

Als de uren worden aangepast (ook wanneer de Projectleider al akkoord heeft gegeven), worden de uren weer ter controle aangeboden aan de Projectleider en worden de uren dus weer onder 'Nog niet gereed voor facturatie' gezet. Je dient er ook rekening mee te houden dat eventuele correcties die door de Projectleider zijn gedaan, hiermee ook komen te vervallen.

De volgende mogelijke controle is de urencontrole door de leidinggevende. Activeer deze instelling wanneer je wil dat de ingediende uren gecontroleerd worden door de leidinggevende van de betreffende medewerker die de uren heeft geschreven.

De urencontrole door de leidinggevende vindt plaats ná de urencontrole door de projectleider (mits je dit geactiveerd hebt uiteraard).

In de volgende video is te zien hoe de urencontrole door leidinggevende werkt.

Deze optie is bedoeld om leidinggevenden, of een verantwoordelijke medewerker de weekstaten van medewerkers te beoordelen. Dit wordt vooral gebruikt om op compleetheid van uren te controleren en ervoor te zorgen dat er geen wijzigingen meer aangebracht kunnen worden door medewerkers.

Door via Instellingen > Uren > Controleren 'Urencontrole door leidinggevende' te activeren, verschijnt het tabblad ‘Weekcontrole’ in de Urenmodule:

Onder dit tabblad vind je alle weekstaten onderverdeeld in subtabs ‘Te controleren’, ‘Wachten op’ en ‘Goedgekeurd’. Aan de rechterkant heb je verschillende filtermogelijkheden. In welk tabblad een weekstaat getoond wordt, is afhankelijk van de status van de weekstaat. Hieronder vind je per tabblad de verschillende statussen.

Heb je de uren gecontroleerd en wil je ze afkeuren, kies dan ‘afkeuren’. Vervolgens krijg je de optie om een workflow te starten. Via deze workflow kun je de acties coördineren die nodig zijn om de uren te corrigeren.

Geef hier aan wanneer je de uren wilt factureren. Is dat nadat de projectleider akkoord heeft gegeven, of na het akkoord van de leidinggevende?

De keuze die je hier maakt, heeft als consequentie dat wanneer één van beide akkoord heeft gegeven, dat de uren op dat moment bij Te factureren > 'Gereed voor facturatie' komen te staan. Tot die tijd blijven de uren bij 'Nog niet gereed voor facturatie' staan en kun je dit dus niet factureren.

Met deze instelling geef je aan dat wanneer de uren afgekeurd zijn, er een workflow gestart moet worden.

Selecteer hier welke workflow je wilt starten bij het afkeuren van uren. Je kunt een standaard workflow gebruiken of zelf een workflow bouwen.

Met deze instelling geef je aan of je gebruikt wilt maken van het automatisch toevoegen van verlof wanneer een medewerker meer uren heeft geregistreerd dan zijn of haar rooster, oftewel overuren.

Na het selecteren van ‘Goedkeuren’ verschijnt een pop-up met daarin informatie over de medewerker, goedgekeurde week en het aantal uren tijd voor tijd dat wordt toegekend.

Selecteer bij deze instelling de verlofsoort die je wilt gebruiken wanneer je iemand extra verlof (tijd voor tijd) toekent. Op deze verlofsoort wordt het saldo toegekend. Dit saldo kan de medewerker gebruiken om verlof op te nemen.