Ga naar Instellingen > Facturen > Factuursjablonen. Je ziet hier standaard al een factuursjabloon staan, genaamd 'standaard'. Je kunt echter zoveel factuursjablonen aanmaken als je wilt via de '+Nieuw' knop rechtsboven. In dit artikel lees je wat je allemaal kunt instellen op het factuursjabloon.

Eigenschappen factuursjabloon

Geef het factuursjabloon een omschrijving
Formattering aanhef in adressering: Kies hier hoe je personen wilt aanschrijven vanuit Simplicate. Hieronder zie je per optie een voorbeeld:

Formeel: t.a.v de Heer van Buiten
Formeel + initialen: t.a.v. Mevrouw S. van der Veen
Informeel: t.a.v. Saskia van der Veen

Meer informatie over de aanhef in adressering is te vinden in dit artikel.

Stuur uren mee als bijlage op de factuur: Zet deze op Ja wanneer je, geschreven uren op basis van nacalculatie wilt tonen in de bijlage van de factuur.

Stuur kosten mee als bijlage op de factuur: Zet deze op Ja wanneer je, geregistreerde kosten op basis van nacalculatie wilt tonen in de bijlage van de factuur.

Stuur kilometers mee als bijlage op de factuur: Zet deze op Ja wanneer je geregistreerde kilometers wilt tonen in de bijlage van de factuur.

Samenvoegen van pdf bijlages: Zet deze op Ja wanneer je wil dat extra PDF bijlages, die je meestuurt met de factuur, samen wordt gevoegd met de PDF van de factuur in één bestand. Op de tijdlijn van de factuur zul je de bijlages zien als meerdere PDF bestanden, de klant zal echter één PDF bestand ontvangen met de inhoud van alle PDF bestanden.

Geblokkeerd: Zet deze op Ja wanneer je het factuursjabloon niet meer wilt gebruiken.

Prijstabel

Je kunt ook instellen hoe gedetailleerd je de prijstabel op de factuur wilt hebben. Bij 'Voorkeurinstellingen prijstabel factuur' vink je aan welke kolommen van de prijstabel je wel of niet wilt tonen:

Aantal
Prijs
Toelichting dienst
Regeltotaal
Btw op regel
Subtotaal

De rest van de kolommen wordt standaard weergegeven.

Voorkeurinstelling prijstabel per factuurmethode (geef hier per onderdeel weer in hoeverre je de regels wilt samenvatten / juist gespecificeerd op de factuur wilt tonen):

Nacalculatie
- Uren
- Inkoop
Termijnen
Kilometers

Meer lezen over instellingen prijstabel per factuurmethode? Lees dan dit artikel.

Voettekst

Instellingen voettekst
Je stelt hier de marges in. Op deze manier bepaal je zelf waar de voetteksten op de factuur getoond moeten worden.

Voetteksten en notitie op de factuur
Vul hier de voetteksten in die automatisch op de factuur getoond moeten worden. Maak je gebruik van een betaaltermijn, dan wordt de voettekst 'Factuur voettekst standaard' automatisch getoond. Maak je gebruik van automatische incasso, dan wordt de voettekst 'Factuur voettekst incasso' automatisch getoond, etc.

Per debiteur geef je aan (binnen de CRM-module, tabblad 'Facturatie') of een klant via automatische incasso moet betalen of dat de klant binnen een bepaalde betaaltermijn de factuur moet voldoen.

Daarnaast is het nog mogelijk om een standaard notitie toe te voegen aan de factuur. Daarvoor kun je het veld Standaard notitie op factuur gebruiken.

Vertaling labels

Alle standaardteksten (inclusief het onderwerp) die op een factuur (en de bijlage) staan, kun je hier naar eigen wens wijzigen en in sommige gevallen wel of niet laten tonen (m.b.v. de vinkjes):

Let op: Een aantal zaken kunnen op verzoek worden aangepast. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het BTW-nummer en relatienummer links/rechts uitlijnen of een veld verwijderen. Mail voor mogelijkheden naar [email protected].

Het links/rechts uitlijnen van de factuur - en vervaldatum kan zelf gedaan worden. Dit doe je door het veld onder 'Tonen op factuur' op Rechts of Links te zetten.

E-mailsjabloon

Je vult hier het onderwerp en de inhoud van de e-mail die je wilt gebruiken bij het versturen van de facturen vanuit Simplicate. Zowel in het veld 'Onderwerp E-mail' als 'Inhoud E-mail', kun je gebruik maken van de zogenaamde 'veldteksten' [ P ]. Deze worden grijs gearceerd en verwijzen naar een veld in Simplicate.

Let op: de optie ‘Afwijkende e-mail voor abonnementsfactuur’ is alleen beschikbaar op het moment dat bij de Instellingen > Projecten > Abonnementen > de optie ‘Automatisch conceptfacturen genereren’ op ‘ja’ staat. Op het moment dat deze optie op ‘nee’ staat, is het niet mogelijk om een aparte mail voor abonnementen op te stellen.

Daarnaast is het ook mogelijk om een afwijkende e-mail sjabloon in te stellen voor creditfacturen. Gebruik hiervoor de optie 'Afwijkende e-mail voor credit factuur'.

Briefpapier

Per bedrijfsprofiel kun je briefpapier selecteren die je bij Instellingen > Algemeen > Briefpapier hebt toegevoegd.

Meer informatie over het instellen van briefpapier