Voor de afhandeling van een factuur kan het nodig zijn om bijlagen, zoals een goedgekeurde urenstaat, mee te sturen. De boekhoudsystemen van sommige klanten staan echter niet meer dan één pdf-bijlage per factuur toe.

Door de pdf van de factuur en de bijlagen samen te voegen, kunnen deze klanten de factuur makkelijker verwerken en word je sneller betaald.

Hieronder lees je hoe dit werkt

Je kunt op het niveau van een factuursjabloon instellen of PDF-bijlagen samengevoegd moeten worden.

In CRM kun je een standaard factuursjabloon instellen via de voorkeursinstellingen voor facturatie. Door een factuursjabloon te kiezen waarop is ingesteld dat pdf's samengevoegd worden, zorg je ervoor dat standaard de pdf's worden samengevoegd.

Bij het versturen van de factuur voeg je de PDF-bijlage toe. Het vinkje bij "PDF-bestanden samenvoegen" wordt automatisch overgenomen van het factuursjabloon.

Na het versturen ontvangt de ontvanger de factuur en de bijlage in één PDF.

Bij meer dan één PDF-bijlage worden de bijlagen in de volgorde van toevoegen achter elkaar gezet.

Let op: op de tijdlijn van de factuur worden de bijlagen nog wel afzonderlijk weergegeven.

Indien de bijlage(s) die je wilt samenvoegen met de Simplicate PDF beveiligd zijn tegen samenvoegen, zal de bijlage samen met de PDF van de factuur niet kunnen worden samengevoegd. In zo'n geval zal de factuur in zijn geheel niet worden verzonden.

Om proactief op de hoogte te worden gesteld van dergelijke situaties, is het aan te bevelen hiervoor een notificatie in te stellen.