Wat is belangrijk, waar moet opgelet worden en hoe kun je een strakke planning krijgen. Zo zorg je ervoor dat jouw medewerkers steeds voldoende werkvoorraad hebben, ze niet overvraagd worden en je geen taken over het hoofd ziet.

Om goed, snel en efficiënt te kunnen werken met de nieuwe Capaciteitsplanning is het belangrijk om op de hoogte te zijn van een aantal (nieuwe) begrippen die worden gebruikt in de module:

Disciplines zijn de urensoorten waar een medewerker voornamelijk aan werkt. Dit is een suggestie, je dwingt hiermee niets af. De disciplines zijn gebaseerd op de urensoorten die je hebt ingesteld in de instellingen. Het toekennen van disciplines aan een medewerker doe je in de HRM module > betreffende medewerker > tab Medewerker.

Voorbeeld: Wessel werkt voornamelijk in de rol van Developer en aan Back-end diensten. Wanneer er dan development werkzaamheden ingepland moeten worden zal Wessel bovenaan staan als voorstel.

De placeholder-taak in de Capaciteitsplanning is een andere placeholder dan die gebruikt wordt bij offertes. Placeholders in de Capaciteitsplanning zijn taken die in een bepaalde periode in de toekomst gepland staan maar nog niet zijn toegewezen aan een medewerker. Je maakt een placeholder-taak aan door deze hetzelfde in te vullen als een gewone taak en alleen het medewerker veld leeg te laten.

Voorbeeld: Er moet in week 14 circa 40 uur productie gedraaid worden voor project X. Op dit moment is echter nog niet duidelijk wat er precies moet worden gedaan of wie dit moet doen. De tijd moet echter wel vrij gehouden worden, hiervoor gebruik je een placeholder.

Taken zijn werkzaamheden die aan een medewerker zijn toegekend. Dit zijn de 'Blokjes' in de Capaciteitsplanning.

Dit is een nieuw tabblad bij het project in de projectenmodule. In deze tab kun je als gebruiker de taken of aanmaken maar vooral een beeld krijgen van de huidige stand van zaken.

De ingeplande taken worden in de urenmodule > 'Registreren' getoond om uren op te registeren. Het is de lijst rechts van de agenda, waar op weekniveau de toegewezen taken worden getoond.

In de timesheet wordt de ingeplande taak als regel getoond.

Zoals eerder al omschreven is er een extra dimensie bijgekomen onder de projecten. Om goed te plannen is het belangrijk om de kaders eerst juist te zetten op de projecten. Hoe je dit doet lees je hier.

Het aanmaken van diensten is onveranderd gebleven. Je geeft nu echter ook op de dienst aan of je de dienst wilt plannen of niet. Dit doe je dus bij het aanmaken of bewerken van een dienst. Het is mogelijk om een dienst standaard planbaar te maken. Dit doe je via de Instellingen > Projecten > Diensten > De betreffende dienst.

Binnen de projecten staat nu een nieuw tabblad genaamd 'Planning'. Wanneer je diensten hebt toegevoegd aan het project onder het tabblad Diensten zul je deze terug zien komen in het tabblad Planning.

De diensten zijn links in beeld onder elkaar gezet op volgorde van begindatum. Per dienst zie je een balk lopen, die aangeeft hoeveel uur van het budget is ingepland (ingepland vs. budget). Daarnaast zie je per urensoort van deze dienst hoeveel uur er te veel/te weinig is gepland indien van toepassing:

Op dit moment heb je diensten aangemaakt waarop is aangegeven dat je deze wilt gaan plannen. Dit kun je via twee manieren doen in Simplicate:

1. Via tabblad Planning

Wanneer je links in beeld een dienst en urensoort hebt geselecteerd dan worden rechts in beeld de bij de dienst behorende taken getoond.

Vervolgens kun je per urensoort taken toevoegen. Per taak kun je aangeven hoeveel uur er moet worden ingepland en wie dit moet uitvoeren. Wanneer je dat nog niet weet kan je een placeholder laten staan. Sla de taak op. De minimale tijdseenheid om te plannen is een kwartier. De tijdseenheid waarop je plant kun je instellen via de instellingen onder de nieuwe categorie capaciteitsplanning. Je kiest hier voor de eenheid kwartier, half uur of uur.

Het is mogelijk om meerdere regels toe te voegen. Al deze regels kunnen worden toegekend aan verschillende medewerkers met verschillend aantal uren.

Let op: het is niet verplicht via dit tabblad taken toe te voegen, dit kan ook nog worden gedaan in de Capaciteitsplanning.

De balken in het overzicht van de urensoorten en taken/placeholders geven weer hoeveel uur er is besteed ten opzichte van dat wat is ingepland (ingepland vs. besteed). Binnen dit overzicht manage je de taken die bij de urensoorten horen en hoeveel budget er voor is.

2. Het plannen in de Capaciteitsplanning

Het is niet nodig om de taken eerst aan te maken, je kunt ook gelijk naar de capaciteitsplanning gaan. Dit is een losse module waar je de taken ook kunt aanmaken, gelijk in de planning.
​

Het aanmaken en inplannen van taken doe je via tabblad 'projecten' in de capaciteitsplanning. Hier zie je alle projecten die lopen en worden de diensten weergegeven waarop gepland kan worden (dit zijn gele balken). De diensten met een Vaste Prijs en Nacalculatie kun je eenvoudig verplaatsen door te slepen of op de dienst te klikken en de begin en einddata aan te passen. Hierbij is het goed om te weten dat je ook de looptijd van de urenregistratie aanpast zoals aangegeven op de dienst in de projecten module.

Bij diensten met factuurmethode Abonnement is het niet niet mogelijk om te verplaatsen, omdat je hier te maken hebt met een lopende cyclus.

De volgorde van hoe de projecten worden weergegeven in dit overzicht is als volgt opgebouwd:

Op deze wijze worden de projecten gegroepeerd per CRM-relatie in alfabetische volgorde. Het is verder niet mogelijk om deze volgorde zelf aan te passen.

Wanneer je een project openklapt, zie je een overzicht van de medewerkers. Deze medewerkers zijn toegekend aan een taak. De placeholders kan je nog toekennen aan een medewerker. Klik op toekennen om de taak aan een medewerker te geven.

Daarnaast kun je onder deze tab ook de periode van een taak nog aanpassen. In de zoekbalk bovenin kun je bijvoorbeeld zoeken op medewerkers, projecten, bedrijven of disciplines.

Naast het aanmaken van taken via het tabblad ‘Planning’ in de projecten is het ook mogelijk te werken vanuit de Capaciteitsplanning. Alle diensten waarop is aangegeven dat 'Dienst inplannen = Ja' komen terug in de sidebar - 'te plannen projecten'. Je vindt deze sidebar zowel onder de Medewerkers tab als de Projecten tab.

Hier zie je dus alle projecten waar nog wordt verwacht dat er uren gepland moeten worden. In dit menu kun je gemakkelijk doorklikken naar de diensten onder het project en de bijbehorende urensoorten. Op het niveau van de urensoorten kun je taken gaan aanmaken, inplannen en toewijzen aan medewerkers:

Hier zie je onder de urensoort 'Backend development' verschillende taken. Een taak is reeds ingepland bij Leon en Sander, en een taak staat nog open om in te plannen. Door op 'Plan' te klikken kun je de taak gelijk in de tijd en bij een medewerker wegzetten, in dit geval Jordi.

Wanneer je klikt op 'ga naar dienst' toont Simplicate de betreffende dienst in het projecten overzicht. Dan kun je gemakkelijk de nog te plannen taken inplannen.

Door te klikken op 'Plan' of op een lege week te klikken in het projecten overzicht. Je komt in beide gevallen in de onderstaande pop-up waar je de taak kunt inplannen voor de medewerker:

Bovendien is het mogelijk om herhalende taken in te plannen. Je kan ervoor kiezen om de taak wekelijks en/of maandelijks te laten terugkomen, waarbij je ook de mogelijkheid hebt om de frequentie te bepalen.

Indien een gebruiker het recht ‘Taken het verleden bewerken’ aan heeft staan, dan is het mogelijk om taken welke in het verleden liggen te bewerken. Dit kan in zowel het projectenoverzicht als het medewerkersoverzicht. Het desbetreffende recht vind je via Instellingen > Account > Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten > Capaciteitsplanning > Taken in het verleden bewerken.

Als je de Capaciteitsplanning opent, opent deze standaard in het medewerkeroverzicht. Onder de namen van de medewerkers staan de teams en disciplines zoals je deze op HRM hebt toegekend, klik hierop om erop te filteren. Je kunt ook in de zoekbalk filteren. De Capaciteitsplanning toont een week- of maandoverzicht, rechts van de zoekbalk toggle je tussen deze views. De verticale rode lijn is de huidige week/maand.

Achter de medewerkers staat per week/maand de huidige planning in percentages. 100% geeft aan dat de medewerker is volgepland, 40% geeft aan dat er nog 60% beschikbaar is. De capaciteit wordt als volgt berekend:

Om snel inzicht te krijgen in het aantal uren in plaats van de percentages kun je gebruik maken van de Ctrl + i toetsencombinatie (cmd + i op Mac). Je kunt er ook voor kiezen op een medewerker open te klikken. Je ziet in dat geval het urentotaal van de medewerker. Wanneer je op het urentotaal van een medewerker klikt zie je de berekening van zijn/haar capaciteit.

Tip:

Het kan zo zijn dat je niet elke medewerker in de Capaciteitsplanning getoond wil hebben. Je kunt hiervoor per medewerker instellen of hij of zij getoond wordt in de capaciteitsplanning. Dit is met name handig om een zo zuiver mogelijk overzicht te krijgen in de Capaciteitsplanning.

Dit doe je door de medewerker te openen vanuit HRM: ga naar HRM > medewerker X > tabblad ‘medewerker’ > Toon in capaciteitsplanning.

In de capaciteitsplanning kunnen verschillende kleuren terugkomen om snel overzicht te geven over de capaciteit van de medewerkers.

Om de percentages waarop de kleuren veranderen aan te passen ga je in jouw Simplicate omgeving naar: Instellingen > Capaciteitsplanning > Algemene capaciteitsplanning instellingen

De kleuren zijn dus gebaseerd op de omgevingsinstellingen. Zie hiervoor het onderstaande artikel.

Als je de medewerker uitklapt, kun je zien wat er per project is gepland bij de betreffende medewerker. Op dagniveau zal de planning rekening houden met het rooster en zal je geen taken zien op een roostervrije dag.

Per taak zie je ook een donker- en lichtgekleurd gedeelte op de balk met een kleinere voortgangsbalk onderin de taak.

De voortgang van de balk en de kleur van taak wordt bepaald door het urenaantal van de taak in relatie tot de overgebleven beschikbare roosteruren. In het voorbeeld hierboven is er 1 uur voor de taak gepland en zijn er nu nog 4 uren over in het rooster van de medewerker. Hierdoor is de verhouding 1/4 en is de balk voor 1/4 gedeelte gevuld.

Onder de medewerkers is een overzicht met placeholders. Dit zijn de taken die je hebt aangemaakt in de projecten-tab van de planning waar nog geen medewerker aan is toegekend.

In de urenmodule bij het tabblad 'Registreren' worden de taken getoond die zijn ingepland voor de betreffende medewerker. Hierbij is ook te zien hoeveel uur er voor is ingepland en hoeveel uur reeds besteed is op deze taak. Dit staat los van de gemaakte uren op dezelfde urensoort, die buiten de taak zijn geschreven.

De optie 'Taak' is er bijgekomen bij het urenschrijven. Door een taak te selecteren weet Simplicate welk Project-dienst-urensoort-combinatie daar bij hoort. Na het schrijven van de uren op de taak zie je wat de besteding is ten opzichte van het budget bij de taak.

Een urenregistratie die op een taak is geschreven, is te herkennen aan dit logo:

Bij het schrijven op taken in de timesheet weergave, verschijnt er een aparte rij voor taken.

Let op: Wanneer er na het registreren van de uren wordt besloten om in de Capaciteitsplanning de periode van de taak te veranderen, dan worden de uren die eerder waren geschreven op de taak automatisch omgezet naar uren op de urensoort en is de taak niet meer zichtbaar in de planbaan. Deze wordt dan verplaatst naar de planbaan in de juiste periode.

Als je gebruik maakt van de capaciteitsplanning kun je ook gebruik maken van taakstatussen om inzichtelijk te maken wat de voortgang van taken is. Lees hier meer over in ons artikel over taakstatussen.

Binnen de capaciteitsplanning worden verschillende KPI's getoond. Hier onder is per KPI de opbouw terug te vinden.

Budget

Besteed

Gepland

Restant