Standaard beschikbare velden
In Simplicate zijn een aantal velden standaard beschikbaar. Deze velden kunnen niet aangepast of verwijderd worden. Met standaard beschikbare velden worden bijvoorbeeld de velden in CRM bedoeld zoals getoond in onderstaande afbeelding.
Naast de standaard beschikbare velden, bieden we de mogelijkheid om 'vrije velden' toe te voegen. Op die manier kun je alle informatie vastleggen die voor jouw organisatie relevant is.
Instellen van vrije velden
Ga naar Instellingen > Algemeen > Vrije velden.
Je ziet hier een overzicht van alle vrije velden. Wil je een nieuw vrij veld aanmaken, klik dan op de groene knop + Nieuw, rechtsboven in Simplicate. Zodra je hier op hebt geklikt, zie je het volgende:
We kennen verschillende type vrije velden:
Tekstveld
Een standaard leeg invoerveld waar je vrije tekst in kunt vullen.Numeriek veld
Een invoerveld waar je alleen nummers in kunt vullen.Notitieveld
Een groot invoerveld waar je notities in kwijt kunt.Valuta
Een invoerveld waar je alleen bedragen (€) in kunt vullen.Ja/Nee
Een invoerveld dat je aan kunt vinken wanneer je ergens een keuze voor wilt maken. Vaak wordt deze optie gebruikt voor meerkeuze opties, door meerdere 'ja/nee' velden onder elkaar te plaatsen.Keuzeselectie
Hier kun je meerdere keuzes als mogelijkheid aanmaken. Let op: in het gebruik kun je hier altijd maar één optie selecteren, het is dus geen meerkeuze optie (EN), maar een OF-optie.Keuzerondjes
Hier kun je meerdere keuzes/waarden als mogelijkheid aanmaken. Let op: in het gebruik kun je hier altijd maar één optie selecteren, het is dus geen meerkeuze optie (EN), maar een OF-optie. Het verschil met 'Keuzeselectie' is enkel de weergave.Koppeling naar persoon
Een veld dat standaard alle personen zal tonen die je in Simplicate hebt staan.Koppeling naar bedrijf
Een veld dat standaard alle bedrijven zal tonen die je in Simplicate hebt staan.Koppeling naar Sales
Een veld dat standaard alle salestrajecten zal tonen die je in Simplicate hebt staan.Koppeling naar medewerker
Een veld dat standaard alle medewerkers zal tonen die je in Simplicate hebt staan.Koppeling naar Project
Een veld dat standaard alle projecten zal tonen die je in Simplicate hebt staan.Datumveld
Een veld waar je een datum in kunt vullen.Webadres
Een veld waar je een webadres in kunt vullen. Bij het gebruik van dit veld kun je vervolgens op het web-icoon klikken, zodat je direct naar de betreffende website wordt geleid.
Aanmaken of wijzigen van een vrij veld
Zodra je een keuze hebt gemaakt, kun je het vrije veld vorm gaan geven. Je hebt daarvoor de volgende mogelijkheden:
Veldnaam
Geef hier dit specifieke vrije veld een naam, in bovenstaand voorbeeld is dit 'Bron'.Module
Geef hier aan in welke module, CRM (bedrijven of personen), HRM (medewerker), Sales of Projecten het vrije veld beschikbaar moet komen.Veldgroep
Deze optie bepaalt de groepnaam van het veld. In dit voorbeeld is een veldgroep aangemaakt genaamd 'Lead gegevens'. Alle vrije velden die je koppelt aan deze veldgroep, worden automatisch onder dit kopje gezet.
Wanneer er geen veldgroep wordt geselecteerd of aangemaakt, dan zal het veld worden aangemaakt onder de groepnaam 'Vrije velden'. In onderstaande afbeelding is de veldgroep 'Lead gegevens'.
Type
Hier wordt weergegeven welk type veld je eerder hebt gekozen.Verplicht
Wanneer dit veld altijd verplicht moet worden ingevuld (zodat gebruikers het vastleggen van de informatie niet kunnen vergeten) kun je deze optie selecteren.Doorzoekbaar
Door dit aan te vinken zal de informatie in het veld doorzoekbaar worden in het zoekveld in de gekozen module. Op die manier kun je gerichter zoeken.Filterbaar
Door dit aan te vinken zal er een filter verschijnen aan de rechterkant van de gekozen module zodat je eenvoudig op jouw vrije veld kan filteren.Voeg waarden toe
Voeg hier de waarden toe die geselecteerd mogen worden in dit vrije veld.
Vrije velden Projecten werken door in de Facturen-module
Vrije velden die beschikbaar worden gesteld in de Projecten-module en 'filterbaar' zijn, zullen ook als filteroptie worden getoond in de Facturen-module op het tabblad 'te factureren'. De velden zijn tevens 'Doorzoekbaar' wanneer dit is meegegeven bij het aanmaken van het vrije veld.
Zo wordt het mogelijk om voor facturatie eenvoudig een selectie te maken van projecten die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Voorbeeld: je maakt een vrij veld aan waarin je vastlegt wat de looptijd van een project is (bepaalde tijd of onbepaalde tijd) die je beschikbaar stelt in de module 'Projecten'. Vervolgens kun je middels de filteropties in de Facturen-module eenvoudig alle 'te factureren' projecten met een onbepaalde looptijd selecteren.
Collectief muteren van vrije velden
Het is mogelijk om de inhoud van vrije velden voor meerdere records in een keer aan te passen.
Selecteer hiervoor alle records waarvoor je dit wilt doen en klik op vervolgens op: 'Wijzigen'.
Wijzigen van de volgorde
Wil je de volgorde wijzigen van de waarden (binnen een vrij veld), dan kun je dit doen door te klikken op de acht grijze puntjes voor de waarden en deze naar boven of beneden te verslepen.
Wil je de volgorde wijzigen van de veldgroepen of de volgorde van de velden binnen de veldgroepen? Dan kun je naar Instellingen > Algemeen > Vrije velden > tabblad "Groeperen". Je kunt hier de volgorde van de groepen veranderen en door de groepen te openen de volgorde van de velden binnen de groepen wijzigen. Je doet dit door op de grijze pijltjes achter de groepen of velden te klikken.
Multiselect functie
Wil je gebruik maken van de optie om meer velden tegelijkertijd aan te kunnen vinken? Maak dan (meerdere keren) gebruik van het ja/nee veld.
Vrije velden importeren
Vrije velden 'mee' importeren bij het importeren van al je relaties? Dat kan!
Bij het importeren van al je relaties, kun je aangeven voor welke vrije velden je relaties al dan niet in aanmerking komen. Zorg in dat geval dat je voor het importeren alle gewenste vrije velden hebt aangemaakt in Simplicate, zodat je in jouw Excel-bestand dat als basis dient voor de import, de vrije velden kunt toevoegen.