In dit artikel leggen we uit hoe je personen kunt importeren. 

Let op! Wanneer je een persoon koppelt aan een bedrijf, dan moet dit bedrijf al bestaan in Simplicate. Voer daarom altijd eerst een bedrijven import uit; de uitleg vind je in het artikel CRM Bedrijven importeren. Door dit op deze manier te doen legt Simplicate automatisch de koppeling tussen een bedrijf en een persoon (=contactpersoon).

Let op! Het importeren van gegevens is foutgevoelig. Het is belangrijk dat dit goed gebeurt en dat de importbestanden correct worden ingevuld. Bij het importeren dien je te bevestigen dat je dit artikel hebt gelezen.

Voordat je begint met importeren is het belangrijk dat alle instellingen van de CRM-module gevuld zijn en dat eventuele vrije velden die je wilt importeren zijn aangemaakt. 

Stap 1 Personen import bestand voorbereiden

Een excel-bestand vormt de basis voor de import. Je kunt hiervoor onderstaand template gebruiken, zodat de kolommen automatisch gematcht worden met de veldnamen in Simplicate, maar dit mag ook een eigen bestand zijn. Alleen het veld "achternaam" is verplicht. Het is aan te raden hier een unieke naam in te voeren. Wanneer je meerdere personen met dezelfde achternaam wil importeren is het belangrijk dat er een tweede veld uniek is. Daarom raden wij aan om altijd de voornaam en/of initialen in te vullen. Bij mensen met dezelfde achternaam gaat de import anders fout! 

Kolom 'naam'
Wanneer je geen gebruik maakt van de standaard template (maar een export bestand) zal ook de kolom 'naam' zichtbaar zijn. Laat deze leeg, Simplicate vult deze automatisch.

Vrije velden
De door jou gekozen vrije velden staan niet in de template. Voeg deze velden als extra kolommen handmatig toe aan het excel-bestand.
Gebruik het volgende format: Vrij veld: omschrijving vrij veld.
De omschrijving en de waardes moeten letterlijk overeenkomen met hetgeen je in Simplicate hebt aangemaakt. 

Interesse
Ook de door jou aangemaakte interesses staan niet in de standaard template. Maak daarom per interesse een kolom in het excel-bestand.
Gebruik het volgende format:
Interesse (persoon óf contactpersoon): Omschrijving interesse
De omschrijving moet letterlijk overeenkomen met hetgeen je in Simplicate hebt aangemaakt. De waardes zullen 'Ja' (wel interesse) of 'Nee' (geen interesse) zijn. 

Kolommen in Excel

  • Relatiesoort
    Let op: Vul deze alleen in wanneer je levert aan particulieren.
  • Initialen 
  • Voornaam 
  • Tussenvoegsel 
  • Achternaam
    Let op: Verplicht veld
  • Relatienummer
    Let op: Vul deze alleen in wanneer je levert aan particulieren.
  • Geslacht
    Let op: dit moet zijn 'man' of 'vrouw'. Als het onbekend is, laat het het veld leeg. 
  • Geboortedatum
    Let op: de datumnotitie moet als volgt worden ingevuld 'jjjj-mm-dd'
  • E-mail
    Let op: het e-mailadres moet een correcte syntax hebben. En er kan maar 1 e-mailadres ingevuld worden.
  • Telefoon
    Let op: meerdere telefoonnummers is ook mogelijk, onderscheid ze simpelweg met een komma.
  • Linkedin url
  • Contact persoon bij:
    Let op: vul hier het bedrijf in waar de persoon contactpersoon is
  • Contactpersoon: Functie
    Let op: Functie bij het bedrijf waar de persoon contactpersoon is
  • Contactpersoon: E-mailadres
    Let op: E-mailadres bij het bedrijf waar de persoon contactpersoon is
  • Contactpersoon: Telefoon
    Let op: Telefoonnummer bij het bedrijf waar de persoon contactpersoon is
  • Bezoekadres regel 1
    Let op: Persoonlijk adres. Vul hier straatnaam, huisnummer en toevoegingen in
  • Bezoekadres regel 2
    Let op: Persoonlijk adres. Alleen voor adressen in het buitenland
  • Bezoekadres postcode
    Let op: Persoonlijk adres.
  • Bezoekadres plaats
    Let op: Persoonlijk adres.
  • Land
    Let op: Persoonlijk adres. Vul hier de 2 letterige landcode in: NL, BE, FR
  • Relatiebeheerder
    Let op: de naam van de relatiebeheerder, moet letterlijk overeenkomen met de naam zoals die in Simplicate bekend is. Deze persoon moet daarnaast een gebruiker in Simplicate zijn. Voornaam (evt. voorvoegsel) Achternaam.
  • Notitie
  • Vrije veld: Omschrijving vrije veld
    Let op: de optie die je hier invult, moet letterlijk overeenkomen met hetgeen je in de instellingen hebt aangemaakt
  • Interesse (persoon óf contactpersoon): Omschrijving interesse
    Let op: je maakt per interesse een aparte kolom aan. 

Wanneer iemand contactpersoon is bij meerdere bedrijven voeg je deze persoon meerdere keren aan de template toe. Voor ieder bedrijf 1 keer. Let er op dat de persoonlijke gegevens van de contactpersoon in alle regels hetzelfde zijn.

Stap 2 Back-up maken 

We adviseren om altijd eerst een back-up van alle CRM-gegevens te maken voordat je een import uitvoert. Door het maken van een back-up heb je altijd de beschikking over de gegevens ‘vóór’ de import. Je maakt een back-up door een export te maken van alle personen in de CRM module. 

Let op: ook Simplicate kan een foute import moeilijk terugdraaien. Dit kost veel tijd en in sommige gevallen moet er een volledige back-up teruggezet worden, waardoor data verloren kan gaan. Het is daarom van belang dat je goed weet waar je mee bezig bent! 

Stap 3 Uitvoeren Import

Ga naar instellingen > Algemeen > Gegevens importeren

Stap 3.1 Personen importeren

Geef aan dat je deze handleiding hebt gelezen en klik op 'Personen importeren'.

Stap 3.2 Bestanden uploaden

Selecteer het bestand dat je wilt selecteren en klik op bestand uploaden.

Stap 3.3 Import details
Je komt nu in het scherm 'importdetails'. Hier geef je aan hoe de import uitgevoerd moet worden. Hierin maak je een belangrijke keuze, de verkeerde keuze kan leiden tot dubbele waarden in je CRM! 

Manier van importeren
> Bijwerken (aanbevolen): Simplicate controleert of de persoon al bestaat in Simplicate en werkt de informatie van deze persoon eventueel bij
> Aanmaken: Alle personen uit het import bestand worden toegevoegd. Let op: wees er zeker van de relatie nog niet in Simplicate voor komt om dubbele te voorkomen.

Wat doen als regel nog niet in CRM aanwezig is
Wanneer je kiest voor "bijwerken" geef je daarna aan wat Simplicate moet doen met personen die nog niet in Simplicate staan:

> Negeer: Personen die nog niet in Simplicate voorkomen worden niet toegevoegd.
> Aanmaken: Personen die nog niet in Simplicate voorkomen worden toegevoegd 

Aanvullende identificatie velden
Simplicate kijkt of de persoon al bestaat in Simplicate op basis van achternaam en initialen en/of voornaam, wanneer deze zijn ingevuld. Je kunt hier nog een extra uniek veld aan toevoegen zoals het e-mailadres. Dit betekent dat Simplicate gaat checken of de persoon al voorkomt in Simplicate op basis van de naam én dit veld. Gebruik dit alleen wanneer namen dubbel voorkomen om de persoon uniek te maken. 

Klik op 'koppel je velden'

Stap 3.4 Velden Koppelen

Hier geef je aan welke informatie Simplicate moet overnemen uit welke kolom van het excel-bestand. 

  • Simplicate doet een voorstel wanneer de namen exact overeenkomen, controleer dit en koppel eventueel nog niet gekoppelde velden met kolommen.
  • Achternaam, initialen en voornaam moet sowieso gekoppeld worden en daarnaast ook het eventuele unieke veld. Het unieke veld wordt aangeduid met een sterretje.
  • Voorbeeld: Hier zie je hoe het eruit komt te zien in Simplicate, hier wordt het eerste bedrijf uit het excel-bestand weergegeven.
  • Opties: Hier kun je aangegeven wat Simplicate moet doen wanneer een waarde mist in het geval van een keuzeveld. Bij bepaalde velden kun je ook kiezen voor 'waarde negeren'. 

Klik na het koppelen op 'volgende, nakijken en bevestigen'. 

Stap 3.5 Data controleren

Hier kun je alle data controleren 

Heb je alle stappen doorlopen?  Vink dan 'Ik bevestig de import correct ingesteld te hebben en ik heb vooraf een backup gemaakt.' aan.

Vervolgens klik je op 'import uitvoeren'.

Je hebt de personen import voltooid. 

Stap 3.6 Import controleren

Onder Instellingen > Algemeen > CRM gegevens importeren kun je de status van de import bekijken.

Een groen bolletje betekent afgerond en een oranje bolletje dat Simplicate nog bezig is met het uitvoeren van de import.

Ook kun je zien of er fouten in het bestand zaten door het foutbestand te downloaden. Voorbeelden van fouten zijn: verkeerde format van het e-mailadres (info@simplicate zonder .nl), of een onbekend keuze veld. Regels met een fout zijn niet geïmporteerd. 

Heeft u het antwoord gevonden?