Instellingen

Je bepaalt voor het bedrijf via welke weg je de uren geregistreerd wilt hebben. Via Instellingen > Projecten > Urenregistratie kan je deze voorkeur instellen:

Wanneer er is ingesteld dat de keuze aan de gebruiker is, dan kun je als gebruiker zelf via je profiel de gewenste weergave instellen:

  • Agenda: Het is alleen mogelijk om uren te registreren via de agenda in de Urenmodule;

  • Timesheet: Het is alleen mogelijk om uren te registreren via de timesheet in de Urenmodule;

  • Beide: Het is mogelijk om zowel via de agenda als via de timesheet uren te registreren in de Urenmodule.

Agenda weergave

Het voordeel van de agendaweergave is dat je een begin- en eindtijd hebt. Alle andere manieren registreren namelijk alleen het aantal uren en beschikken dus niet over een begin- en eindtijd.

Je registreert uren in de agendaweergave door met de cursor op de begintijd in de agenda te gaan staan en deze omlaag te trekken naar de eindtijd. Zodra je de muis loslaat volgt er een pop-up waarin je kunt aangeven waar je aan hebt gewerkt:

Urenregistratie

Je registreert uren altijd op een Project - Dienst - Urensoort en kunt hier vervolgens nog een toelichting aan toevoegen. Afhankelijk van hetgeen je hebt ingesteld kan je deze toelichting ook op de factuur zetten.

Herhalingspatroon

Door het juiste herhalingspatroon te selecteren kun je aangeven dat bepaalde werkzaamheden dagelijks, wekelijks of jaarlijks terugkeren. Meer informatie hierover lees je in:

Uren kopiëren of verplaatsen

Nadat je uren hebt geregistreerd kun je deze eenvoudig kopiëren of verplaatsen naar een andere dag in de week.

  • Kopiëren: Je klikt op het urenblok, zodat de pop-up opent. Vervolgens heb je rechtsboven een kopieer icoon. Nadat je hierop hebt geklikt wordt het urenblok gekopieerd. Vervolgens is het mogelijk om dit blok naar een andere dag te verplaatsen.

  • Verplaatsen: Je klikt op het urenblok en vervolgens, door de muis vast te houden, kun je het blok naar een andere dag verplaatsen.

Rooster uren - gewerkte uren & productiviteit uitgedrukt in euro's

Je ziet je eigen uren altijd rechtsboven. Je ziet daar het aantal rooster uren, het aantal geregistreerde uren en een waarde dat weergeeft voor welk bedrag je productief bent geweest (indien de waarde niet zichtbaar is, heb je hiervoor geen rechten om dit in te zien).

In bovenstaand voorbeeld heeft iemand een rooster van 32 uur en is diegene op vrijdag vrij. Je ziet dat doordat de vrijdag donker gekleurd is. Dit is in HRM ingesteld voor deze medewerker. Wanneer je nu voor de hele week verlof registreert, zal Simplicate dit als 32 uur registreren. Je bent echter wel vrij om ook deze vrijdag gewoon uren te registreren.

Onder aan de weergave zie je per dag een aantal uur staan. In dit voorbeeld zie je voor de maandag, dinsdag, woensdag & donderdag 4x 00:00 (in het rood) staan en de vrijdag staat op 00:00 (in het groen). Zodra je uren gaat registreren wordt dit realtime aangepast. Zodra je op de maandag bijvoorbeeld 6 uur registreert, zal de 00:00 naar 06:00 gaan en blijft het nog steeds rood. Je hebt immers volgens het rooster in HRM op deze dag 8 uur staan. Zodra je 8 uur registreert verandert de rode kleur in een groene kleur (08:00 uur).

Rechten om andere medewerkers te bekijken / bewerken

Afhankelijk van de rechten zie je alleen jouw eigen uren en/of die van je collega's.

Weergave agenda

Binnen de agenda kun je rechtsboven de weergaven inzoomen. Standaard staat dit op 100%, maar je kunt dit verkleinen of vergroten.

Mocht je snel naar een andere datum willen dan kun je daar het kalendertje voor gebruiken. Links van het kalendertje is de mogelijkheid om met één druk op de knop naar de huidige week te gaan.

Tot slot kun je rechtsboven bepalen of je het weekend wel of niet getoond wilt hebben.

Timesheet weergave

De timesheet weergave werkt in het algemeen hetzelfde als de agendaweergave. Het grote verschil is echter dat je in de timesheet weergave geen begintijd in kan vullen, je registreert namelijk alleen het aantal uur dat je ergens voor hebt gewerkt.

Kopiëren timesheet regels

Het is in de timesheet mogelijk om de urenregels van de week daarvoor te kopiëren. Een kanttekening die hierbij geplaatst moet worden, is dat wanneer de combinatie Project - Dienst - Urensoort al in de huidige week als regel is toegevoegd deze niet mee zal worden gekopieerd. Je kunt namelijk niet twee keer dezelfde regels met dezelfde combinatie toe voegen in de timesheet.

Het kopiëren doe je door op het kopieer icoontje rechtsboven te klikken. Als je hierop klikt, worden alle Project - Dienst - Urensoort combinaties van de meest recente week gekopieerd naar de week waarin je je op dat moment bevindt.

Urenregel toevoegen

Linksonder de timesheet heb je de mogelijk om een nieuwe regel toe te voegen door op ‘Nieuwe regel’ te klikken. Vervolgens verschijnt er een pop-up en kun je hier een project - dienst - urensoort selecteren. Klik vervolgens op ‘Toevoegen’.

De regel is nu toegevoegd, waardoor je er de hele week tijd op kan registreren door de uren en minuten in te vullen:

Toelichting registreren

Je kunt in de timesheet ook een toelichting registreren. Dit kan echter alleen in de dagweergave. In de weekweergave is daar namelijk geen ruimte voor. Binnen de timesheet ga je naar dagniveau door op de betreffende datum bovenaan de timesheet te klikken:

Urenregels sorteren

Binnen de timesheet is het ook mogelijk om de urenregels te sorteren. Je kunt op die manier zelf de volgorde van de urenregels bepalen. Dit kun je doen door het sorteericoontje voor de urenregel te selecteren, de muis vasthouden en vervolgens de regel te verplaatsen.

Urenplanning

Naast de agenda- en timesheetweergave, kun je ook uren via de Urenplanning registreren. Het grote voordeel van de Urenplanning is dat je het overzicht ook per maand in kunt stellen en met behulp van filters alleen de projecten, medewerkers en/of teams in kunt stellen waar je op dat moment naar op zoek bent.

Heeft u het antwoord gevonden?