Via de inkoopkoppeling is het nu mogelijk om geïmporteerde inkoopboekingen automatisch te laten koppelen aan diensten. Dit is vooral handig als je bepaalde kosten altijd op bepaalde standaarddiensten boekt en zo hoef je niet apart nog de dienst te koppelen onder Projectinkoop.

Wanneer de inkoopkoppeling Exact of Twinfield is geïnstalleerd is het mogelijk om inkoopboekingen automatisch te laten koppelen aan diensten. Hiervoor moeten wel aan een aantal zaken worden gedacht en wellicht moeten er eerst wijzigingen worden doorgevoerd in Exact of Twinfield.

Basis

Om deze nieuwe functionaliteit te kunnen gebruiken moet allereerst het vinkje ‘automatisch diensten koppelen’ worden aangezet. Daarnaast is het van belang dat alle kostensoorten worden gekoppeld aan een unieke grootboekrekening. Het automatisch koppelen van inkoopboekingen aan een (voorkeurs)dienst werkt niet op het moment dat meerdere kostensoorten gekoppeld zijn aan één grootboekrekening.

Als het vinkje ‘automatisch diensten koppelen’ is aangezet komen ook ‘voorkeursdiensten’ beschikbaar per kostensoort. Een voorkeursdienst is de standaarddienst waarop de inkoop wordt gekoppeld als een kostensoort op meerdere diensten binnen een project voorkomt.

Automatisch koppelen van inkoop aan diensten kan op twee verschillende manieren gebeuren:

Optie 1: Automatisch koppelen aan dienst als een kostensoort maar één keer voorkomt binnen het project

  • Kostensoort + grootboekrekening combinatie is uniek

  • Kostensoort komt maar één keer voor binnen het project

De inkoop wordt automatisch gekoppeld aan de dienst waarop de kostensoort voorkomt

Optie 2: Automatisch koppelen aan dienst als een kostensoort meerdere keren voorkomt binnen het project

  • Kostensoort + grootboekrekening combinatie is uniek

  • Kostensoort komt voor op meerdere diensten binnen het project

  • Gebruik voorkeursdienst om aan te geven op welke soort dienst je graag wil dat deze inkoop geboekt wordt

  • De standaarddienst die je als voorkeursdienst hebt aangegeven komt maar één keer voor op het project

De inkoop wordt automatisch gekoppeld aan de voorkeursdienst.

Projectniveau

Binnen een project is het mogelijk om meerdere diensten gebaseerd op dezelfde standaarddienst aan te maken. Om het automatisch koppelen te laten slagen is het belangrijk dat allereerst de kostensoort + grootboekrekening combinatie uniek is. Vervolgens moet je erop letten dat wanneer er twee diensten gebaseerd op dezelfde standaarddienst + zelfde kostensoort worden aangemaakt binnen het project, de inkoop niet automatisch kan worden gekoppeld aan een dienst, omdat er twee diensten zijn die aan de voorwaarden voldoen.

Projectinkoop

Wanneer een inkoopboeking automatisch aan een dienst kan worden gekoppeld, staat deze gelijk ook onder ‘Verwerkt’ in het tabje Projectinkoop. Daarnaast zullen de kosten bij een nacalculatie dienst altijd worden doorbelast, tenzij je het vinkje ‘doorbelasten’ uitvinkt onder de inkoopboeking.

Heb je het antwoord gevonden?