Soms komt het voor dat een klant slechts een gedeelte van een factuur betaalt. In dat geval kun je in Simplicate handmatig de betaling (deels) registreren. Met die registratie verschaf je jezelf of collega's informatie om vervolgens de juiste actie te ondernemen: wel of geen factuurherinnering sturen.
Handmatig (deel)betalingen registreren
Heb je geen koppeling met een boekhoudpakket? Dan kun je handmatig betalingen registreren in Simplicate. Heb je een boekhoudkoppeling met Simplicate? Dan wordt de betaalregistratie automatisch in Simplicate bijgewerkt, zodra een factuur in het boekhoudpakket is afgeletterd. Wordt de deelbetaling niet automatisch in Simplicate geregistreerd? Dan kun je, indien gewenst, handmatig de deelbetaling registreren. Dat doe je als volgt:
Ga naar de Facturenmodule: Facturen > Openstaande facturen;
Open de 'Debiteur - project' waarop je een (gedeeltelijke) betaling wil registreren;
Klik via 'Meer' op 'Betaling registeren'. Indien er een boekhoudkoppeling actief is, vraagt Simplicate of je zeker weet dat je door wilt gaan. Betaalde facturen worden immers automatisch als betaald geregistreerd in Simplicate, wanneer ze in het boekhoudpakket zijn afgeletterd;
Vervolgens wordt onderstaand scherm getoond:
Bij het veld 'Bedrag' zien we het totaal van de openstaande factuur verschijnen. Deze kun je naar wens aanpassen en daarmee dus aangeven welk deel er geregistreerd moet worden. Daarnaast is het mogelijk de datum van betaling aan te passen en een toelichting te schrijven;Wanneer alles naar wens is ingevuld, klik je op 'Verwerk betaling'.
De (deel)betaling is nu geregistreerd. Heb je het gehele bedrag als betaling geregistreerd? Dan verdwijnt de factuur uit het 'Openstaande facturen' overzicht. Je vindt hem nu in het overzicht 'Alle facturen'. Heb je een deelbetaling geregistreerd? Dan blijft de factuur zichtbaar in 'Openstaande facturen'. In de kolom 'Openstaand (incl.)' zie je vervolgens of er een deelbetaling is geregistreerd:
Collectief betalingen registreren
Maak je geen gebruik van een boekhoudkoppeling? Dan kun je in Simplicate handmatig collectief betalingen registreren. Dat doe je als volgt:
Ga naar de Facturenmodule: Factureren > 'Openstaande facturen';
Selecteer de facturen waarop je een betaling wil registreren door de grijze 'checkbox' aan de linkerzijde van de regel aan te vinken. Je kunt ook alle facturen in één keer selecteren, door de bovenste checkbox aan te vinken;
Kies vervolgens voor 'Acties' en 'Als betaald registeren'.
Je krijgt een melding met het aantal facturen dat je hebt geselecteerd en eventueel de opmerking dat er een boekhoudkoppeling actief is (en facturen dus automatisch als betaald registreert worden wanneer ze in het boekhoudpakket zijn afgeletterd). Als je zeker weet dat je de betalingen wil registeren, dan klik je op de groene knop 'Ja'.
De facturen zijn nu verdwenen uit het overzicht 'Openstaande facturen' en zijn terug te vinden op het tabblad 'Alle facturen'.
Let op: wees voorzichtig met het handmatig registreren van volledige betalingen wanneer je gebruik maakt van een boekhoudkoppeling. Betalingen worden in dat geval automatisch geregistreerd. Betalingen in het boekhoudpakket worden één keer per nacht naar Simplicate doorgezet. Ga je factuurherinneringen versturen? Klik dan eenmalig op 'Opties' rechtsboven in het het overzicht 'Openstaande facturen' en kies voor 'Update betalingen'. Vervolgens weet je zeker dat de facturen in het overzicht de actuele betaalstatus hebben en verstuur je geen onnodige factuurherinnering. Via 'Update betalingen' kun je eens per twee uur betalingen ophalen uit je boekhoudpakket.