Dit artikel gaat in op de mogelijkheden die je als a-kantoren (administratie en accountants) hebt om periodiek, bijvoorbeeld per maand of kwartaal, een vast bedrag in rekening te brengen voor bepaalde werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van de financiële administratie, het indienen van de aangifte(n) en het opstellen van de jaarrekening.

Voorschotten

Bij veel andere softwarepakketten worden hier voorschotten voor gebruikt. Aan het eind van het jaar kon de daadwerkelijke besteding tegen de voorschotten worden weggeboekt.

Binnen Simplicate kún je ook voorschotten aanmaken, maar deze zijn vooral bedoeld om een aanbetaling te doen. In de praktijk is een eindafrekening echter niet van toepassing. Onze visie hierop is ook: je spreekt een bedrag af en als a-kantoor bewaak je of dit binnen het gestelde budget blijft. Zo niet, communiceer dit dan tijdig met de klant, stel het termijnbedrag bij en voorkom een verrassende eindafrekening na afloop.

De verschillende factuurmethodes

Binnen Simplicate stel je per dienst in hoe de werkzaamheden in rekening gebracht moeten worden. Op basis van nacalculatie (uurtje, factuurtje), abonnement of vaste prijs. Deze laatste is (evt. in combinatie met andere diensten) ook in termijnen te factureren.

In dit artikel wordt het verschil uiteengezet tussen het gebruik van een abonnement en een vaste prijs in termijnen.

Voorbeeld: je rekent 1200 euro per jaar voor het uitvoeren van een aantal werkzaamheden en stuurt elk kwartaal een factuur van 300 euro. Dan kun je kiezen voor:

  • Een abonnement van 300 euro met een cyclus van een kwartaal. Of:

  • Een vaste prijs van 1200 euro, verdeeld over vier termijnen.

Het is belangrijk om de verschillen goed helder te hebben, zodat je de juiste keuze maakt bij het gebruik van Simplicate.

Abonnement

Een abonnement maakt altijd gebruik van een cyclus: maand, kwartaal, halfjaar, of jaar. Elke cyclus wordt het ingestelde periodieke bedrag klaargezet bij facturatie en de periode vermeldt op de factuur waar het bedrag betrekking op heeft.

Een abonnement heeft altijd een looptijd: een startmoment en eventueel een einddatum. Is er geen einddatum, dan blijft het abonnement doorlopen. Veel a-kantoren kiezen ervoor om per (boek)jaar een project aan te maken. Bij een abonnement is dit niet vereist, omdat deze jaaroverstijgend kan doorlopen, maar meestal wordt daar niet voor gekozen.

Belangrijke eigenschap van een abonnement is dat elke cyclus (periode) het budget wordt opgehoogd. Afhankelijk van de instellingen wordt het budget bij aanvang, of direct ná elke cyclus toegevoegd. In onderstaand voorbeeld zie je de situatie in kwartaal 3: er is 3x300 euro budget vrijgegeven. In kwartaal 4 zie je het volledige jaarbudget.

Een abonnement is het meest geschikt voor werkzaamheden die periodiek plaatsvinden, bijvoorbeeld het verwerken van de administratie. Hiermee zie je gedurende het jaar of de besteding van uren in lijn ligt met het afgesproken bedrag.

Het wordt ook gebruikt voor standaard 'pakketten' die a-kantoren aanbieden, met daarin financiële en fiscale jaarwerkzaamheden in een aanbod. Houd er dan wel rekening mee dat je de verschillende werkzaamheden als urensoort onder één dienst laat vallen. Daarbij stel je (optioneel) de uren budgetten ook per cyclus in. Twee uur voor de aangifte IB is dus een budget van 0,5 uur per kwartaal cyclus.

Belangrijkste voordelen:

  • sterk geautomatiseerd proces

  • meest geschikt voor werkzaamheden die periodiek plaatsvinden

  • tussentijds signaleren of periodieke werkzaamheden uit de pas lopen

Nadelen:

  • budgetten stel je in per cyclus (jaarbudgetten deel je door het aantal cycli in een jaar)

  • bij jaarpakketten (administratie, jaarrekening, fiscaal, etc.) plaats je alle urensoorten onder één dienst, bijvoorbeeld: Pakket ZPP'er

  • de omzet wordt verzameld per dienst + de bijbehorende omzetgroep en niet gesplitst per activiteit (bijv. Omzet abonnementen, i.p.v. Omzet administratie, fiscaal, etc.)

Vaste prijs in termijnen

Termijnen zijn deelbetalingen die betrekking hebben op één of meerdere diensten. Je stelt per dienst eerst een vaste prijs in en geeft vervolgens aan dat je dit bedrag in termijnen wilt factureren. Hiermee kun je één verzamel regel op de factuur plaatsen, waarbij de omzet verdeeld wordt over de betreffende dienst(en).

De omschrijving die je invult als termijnregel is volledig vrij. Deze kan bij het aanmaken van de termijnen automatisch opgebouwd worden, bijvoorbeeld met de kwartaal of maand vermelding.

Belangrijke verschil met een abonnement is dat het budget direct in zijn geheel beschikbaar is, dus niet afhankelijk van het aantal gefactureerde periodes. In januari zie je al het volledige jaarbudget.

In onderstaand voorbeeld zie je per dienst een afgesproken prijs (per jaar) die gecombineerd in termijnen gefactureerd worden.

Deze opzet van termijnfacturatie wordt het meest gebruikt binnen a-kantoren.

Belangrijkste voordelen:

  • budgetten stel je per jaar in, dus niet per cyclus

  • budget versus besteding kun je uitgesplitst per dienst monitoren

  • de omzet wordt per dienst + bijbehorende omzetgroep gerapporteerd

Nadelen:

  • meer handelingen om de termijnen klaar te zetten (+/- 5 min. per klant)

  • het jaarbedrag moet verdeeld worden over meerdere diensten. Is niet verplicht (je kunt ook één dienst aanmaken en deze in termijnen factureren, maar dan wordt de omzet ook verzameld)

Samengevat de verschillen op een rij

Abonnement

Vaste prijs in termijnen

Budget

Per cyclus (bijv. kwartaal)

Direct volledig beschikbaar

Periodevermelding op factuur

Automatisch

Via vrije omschrijving op termijnregel

Meerdere diensten tot een factuurregel te bundelen

Nee

Ja

Omzetrapportage

Per dienst

Per dienst

OHW in Projectresultaat

Afgegrensd per abonnement dienst

Afgegrensd per vaste prijs dienst

Toelichting op dienst zichtbaar op factuur

Ja, optioneel

Nee, deze wordt door termijnregel overruled

Zichtbaar in omzetprognose

Ja

Ja

Zichtbaar in abonnementsrapportage

Ja

Nee

Direct klaarzetten als conceptfactuur

Ja

Nee

Wil je weten welke optie voor jouw kantoor het beste past? Neem dan zeker even contact op met een van onze consultants die dagelijks administratie- en accountantskantoren adviseren bij de juiste inrichting.

Mail naar support@simplicate.nl of bel ons via 088-5200 500.

Heb je het antwoord gevonden?