Dit artikel gaat in op de mogelijkheden die je als a-kantoren (administratie en accountants) hebt om periodiek, bijvoorbeeld per maand of kwartaal, een vast bedrag in rekening te brengen voor bepaalde werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van de financiële administratie, het indienen van de aangifte(n) en het opstellen van de jaarrekening.

Bij veel andere softwarepakketten worden hier voorschotten voor gebruikt. Aan het eind van het jaar kon de daadwerkelijke besteding tegen de voorschotten worden weggeboekt.

Binnen Simplicate kún je ook voorschotten aanmaken, maar deze zijn vooral bedoeld om een aanbetaling te doen. In de praktijk is een eindafrekening echter niet van toepassing. Onze visie hierop is ook: je spreekt een bedrag af en als a-kantoor bewaak je of dit binnen het gestelde budget blijft. Zo niet, communiceer dit dan tijdig met de klant, stel het termijnbedrag bij en voorkom een verrassende eindafrekening na afloop.

Binnen Simplicate stel je per dienst in hoe de werkzaamheden in rekening gebracht moeten worden. Op basis van nacalculatie (uurtje, factuurtje), abonnement of vaste prijs. Deze laatste is (evt. in combinatie met andere diensten) ook in termijnen te factureren.

In dit artikel wordt het verschil uiteengezet tussen het gebruik van een abonnement en een vaste prijs in termijnen.

Voorbeeld: je rekent 1200 euro per jaar voor het uitvoeren van een aantal werkzaamheden en stuurt elk kwartaal een factuur van 300 euro. Dan kun je kiezen voor:

Het is belangrijk om de verschillen goed helder te hebben, zodat je de juiste keuze maakt bij het gebruik van Simplicate.

Een abonnement maakt altijd gebruik van een cyclus: maand, kwartaal, halfjaar, of jaar. Elke cyclus wordt het ingestelde periodieke bedrag klaargezet bij facturatie en de periode vermeldt op de factuur waar het bedrag betrekking op heeft.

Een abonnement heeft altijd een looptijd: een startmoment en eventueel een einddatum. Is er geen einddatum, dan blijft het abonnement doorlopen. Veel a-kantoren kiezen ervoor om per (boek)jaar een project aan te maken. Bij een abonnement is dit niet vereist, omdat deze jaaroverstijgend kan doorlopen, maar meestal wordt daar niet voor gekozen.

Belangrijke eigenschap van een abonnement is dat elke cyclus (periode) het budget wordt opgehoogd. Afhankelijk van de instellingen wordt het budget bij aanvang, of direct ná elke cyclus toegevoegd. In onderstaand voorbeeld zie je de situatie in kwartaal 4: er is 4x300 euro budget vrijgegeven (totaal 1200 euro). In kwartaal 4 zie dus pas je het volledige jaarbudget.

Een abonnement is het meest geschikt voor werkzaamheden die periodiek plaatsvinden, bijvoorbeeld het verwerken van de administratie. Hiermee zie je gedurende het jaar of de besteding van uren in lijn ligt met het afgesproken bedrag.

Het wordt ook gebruikt voor standaard 'pakketten' die a-kantoren aanbieden, met daarin financiële en fiscale jaarwerkzaamheden in een aanbod. Houd er dan wel rekening mee dat je de verschillende werkzaamheden als urensoort onder één dienst laat vallen. Daarbij stel je (optioneel) de uren budgetten ook per cyclus in. Twee uur voor de aangifte IB is dus een budget van 0,5 uur per kwartaal cyclus.

Belangrijkste voordelen:

Nadelen:

Termijnen zijn deelbetalingen die betrekking hebben op één of meerdere diensten. Je stelt per dienst eerst een vaste prijs in en geeft vervolgens aan dat je dit bedrag in termijnen wilt factureren. Hiermee kun je één verzamel regel op de factuur plaatsen, waarbij de omzet verdeeld wordt over de betreffende dienst(en).

De omschrijving die je invult als termijnregel is volledig vrij. Deze kan bij het aanmaken van de termijnen automatisch opgebouwd worden, bijvoorbeeld met de kwartaal of maand vermelding.

Belangrijke verschil met een abonnement is dat het budget direct in zijn geheel beschikbaar is, dus niet afhankelijk van het aantal gefactureerde periodes. In januari zie je al het volledige jaarbudget.

In onderstaand voorbeeld zie je per dienst een afgesproken prijs (per jaar) die gecombineerd in termijnen gefactureerd worden.

Termijnfacturatie wordt het meest gebruikt binnen a-kantoren.

Belangrijkste voordelen:

Nadelen:

Wil je weten welke optie voor jouw kantoor het beste past? Neem dan zeker even contact op met een van onze consultants die dagelijks administratie- en accountantskantoren adviseren bij de juiste inrichting.

Mail naar [email protected] of bel ons via 088-5200 500.