Een dienst in Simplicate zijn de verschillende werkzaamheden die je als kantoor aanbiedt aan je klanten.

Veel accountants- en administratiekantoren gebruiken dezelfde diensten, zoals: het verzorgen van de financiële administratie, het opstellen van de jaarrekening, of het verzorgen van fiscale aangiften voor cliënten.

Diensten bepalen

Voor het bepalen van de keuzelijst met diensten, stel je jezelf de vraag: welke verschillende werkzaamheden, of 'pakketten' bied ik als kantoor aan? Dit zijn de diensten die je levert. Later bepaal je per klant welke werkzaamheden (diensten) er zijn afgesproken en hoe deze in rekening gebracht moeten worden.

Een dienst bestaat uit een of meerdere uren- of kostensoorten. Dit zijn de uiteindelijke werkzaamheden die verricht moeten worden om een dienst te kunnen leveren. Met andere woorden: welke uren moeten er gemaakt worden om bijvoorbeeld een jaarrekening samen te stellen?

Kort samengevat:

  • urensoorten zijn de uren / activiteiten die verricht moeten worden

  • kostensoorten zijn bijvoorbeeld doorbelastingen in stuks (zoals loonstroken) of kosten van bijvoorbeeld inhuur expertise

Urensoorten zullen in de praktijk het meest gebruikt worden.

Standaard diensten voeg je toe binnen de Instellingen, waarna je ze vervolgens per klant kunt aanbieden.

Urensoorten

Om een dienst te kunnen leveren, moeten er (in bijna alle gevallen) uren besteed worden. De verschillende uren die gemaakt worden, noemen we in Simplicate: Urensoorten.

Je maakt verschillende urensoorten aan om inzicht te krijgen welke werkzaamheden hoeveel tijd hebben gekost. Stel je hierbij altijd de vraag: welk onderscheid vind ik belangrijk?

Vanuit Simplicate wordt geadviseerd de hoeveelheid urensoorten tot een minimum te beperken. Keep it simple!

Urensoorten bepalen

Voorbeeld: je verwerkt de financiële administratie voor klanten. Je hebt hiervoor een dienst aangemaakt: Verwerken van de financiële administratie. Hoeveel onderscheid wil je nu nog aanbrengen in de werkzaamheden?

In het verleden werd dit opgesplitst in verwerken administratie, controleren administratie, btw opstellen, btw controleren, etc. terwijl de werkzaamheden veelal in elkaar overlopen en dit prima tot een urensoort gecombineerd kan worden.

Stel je bij het bepalen van de urensoorten altijd de vraag tot welk niveau je hier afzonderlijk op wilt rapporteren en houd daarbij in gedachten dat het voor medewerkers zo eenvoudig en betrouwbaar mogelijk ingevoerd moet kunnen worden. Hoe minder urensoorten, hoe korter de keuzelijst bij boeken en hoe kleiner de kans op fouten.

Wanneer je werkt met verschillende tarieven per urensoort, dan kan dat nog reden zijn voor het aanmaken van meerdere urensoorten. De meeste kantoren kiezen er echter voor om de uurtarieven te baseren op de medewerker. Je kunt de tarieven op urensoorten dan negeren (of op nul laten).

Kostensoorten

Naast uren kan het ook zijn dat er bepaalde kosten / stuks doorbelast moeten worden. Net als bij urensoorten bepaal je welk onderscheid je hierin wilt aanbrengen.

Voorbeelden van kosten zijn bijvoorbeeld: salarisverwerkingen (prijs per eenheid), pensioenaangifte, inhuur derden, etc.

Kostensoorten voeg je vervolgens toe aan een Standaard dienst waar je wilt dat deze gebruikt worden.

Omzetgroepen

Elke dienst koppel je aan een omzetgroep, zodat de gefactureerde omzet ook daarop gegroepeerd kan worden. Dit is tevens het niveau waarop de omzet naar de boekhouding wordt gejournaliseerd.

De meeste kantoren kiezen voor de volgende omzetgroepen:

  • Administratie

  • Jaarrekening

  • Fiscaal

  • Salaris

  • (Audit)

  • Advies

Of: één omzetgroep: Omzet algemeen.

Standaard diensten toevoegen

Voordat je diensten kunt inzetten binnen projecten en sales, maak je deze eerst aan binnen de Instellingen > Projecten > Diensten. De lijst met diensten is de menukaart van werkzaamheden. Per dienst bepaal je de voorkeursinstellingen hoe deze dienst standaard geleverd wordt aan klanten.

Dus: welke omschrijving geven we standaard mee aan de dienst en willen we bijvoorbeeld een toelichting gevuld hebben die standaard op de factuur getoond wordt wanneer de werkzaamheden in rekening worden gebracht?

Let op: het zijn slechts voorkeursinstellingen! Je kunt altijd per klant afwijken van omschrijvingen of prijzen.

De standaard prijzen die je aan de rechterkant ziet vul je alleen in als je werkt met standaard prijzen voor bepaalde diensten. Dit komt alleen voor wanneer je bijvoorbeeld een pakketprijs hebt als dienst, anders laat je deze gewoon leeg en vul je de bedragen per klant.

De urensoorten die je toevoegt aan de standaard dienst zullen op deze manier dus standaard beschikbaar komen wanneer je deze toevoegt aan een project of salestraject.

Ook de budgetten worden standaard overgenomen wanneer deze gevuld zijn. Handig bijvoorbeeld voor de aangifte inkomstenbelasting die over het algemeen een vast aantal uur aan budget kent.

Nogmaals: je kunt altijd per klant nog afwijken van de voorkeursinstellingen, maar idealiter vormen de standaard diensten 1:1 de basis van hoe je de werkzaamheden aan je klanten aanbiedt.

Factuurmethode

Zodra je alle diensten goed hebt ingesteld, kun je een project aanmaken en de diensten toevoegen die van toepassing zijn. Je bepaalt daar per dienst hoe de werkzaamheden gefactureerd dienen te worden. Op basis van:

  • Vaste prijs (evt. in termijnen)

  • Abonnement

  • Nacalculatie

Je kunt alle factuurmethodes combineren binnen een project en ook naar wens gecombineerd factureren.

In het artikel Aanbevolen projectinrichting accountancy lees je meer over hoe je meerdere diensten toevoegt aan een project en wanneer je hiervoor meerdere projecten aanmaakt.

Advies nodig?

Wil je precies weten welke structuur voor jouw kantoor het beste werkt? Neem dan zeker contact op met een van onze business consultants voor advies op maat: support@simplicate.nl of bel: 088-5200 500.

Heb je het antwoord gevonden?