Veel accountants- en administratiekantoren maken gebruik van vaste prijzen, gefactureerd in termijnen. Deze termijnen kun je per project, maar ook voor meerdere projecten tegelijkertijd aanmaken. Hiermee lijken termijnen veel op abonnementen. In dit artikel leggen we de verschillen uit.

In onderstaande video worden alle stappen doorlopen. Dubbelklik op de video om deze fullscreen te openen.

Voorbereiding

Voordat je termijnen kunt aanmaken, is het noodzakelijk dat er diensten binnen het project aanwezig zijn met factuurmethode Vaste prijs en Factureren in termijnen aan.

Collectief termijnen aanmaken

De functie voor het collectief aanmaken van termijnen is alleen beschikbaar wanneer je accountancy klant en hiertoe rechten hebt.

Termijnen kunnen voor meerdere projecten tegelijkertijd aangemaakt worden. Het is wel verstandig om een goede selectie van projecten te maken. Vrije velden kunnen hierbij helpen. Zie daarvoor het kopje: Selectie bepalen.

Kies vervolgens een omschrijving, bijvoorbeeld Dienstverlening 202X, het aantal termijnen en het termijnsjabloon. Een sjabloon is bijvoorbeeld de maand of het kwartaal wanneer de termijn klaar wordt gezet.

De factuurregel van de betreffende termijn wordt als volgt opgebouwd: [naam termijnplan] / [termijnsjabloon]. Bijvoorbeeld: Dienstverlening 202X / januari 202X

De startdatum bepaalt het eerste facturatiemoment.

De interval bepaalt de periode tussen elke termijn, bijvoorbeeld 1 maand.

Tip: test de uitkomst eerst op een kleine selectie, bijvoorbeeld 3 projecten en controleer de uitkomst in het project. Als die goed is, maak je selectie groter.

Selectie bepalen van projecten op basis van maand / kwartaal

Wanneer je wisselende afspraken hebt over de facturatie van termijnen, bijvoorbeeld per maand of per kwartaal, dan wil je vanuit je projectenoverzicht eerst een selectie kunnen maken om hier vervolgens passende termijnen voor aan te maken.

In dat geval kun je het beste een vrij veld aanmaken op projectniveau. Hiermee leg je de voorkeur periode per klant vast, waarna je hier vervolgens op kunt filteren.

Veldtype bepalen

Bepaal zelf wat een handig werkwijze is. Als 95% van de klanten per maand gefactureerd wordt en de rest per kwartaal, dan kun je het beste een vrij veld aanmaken met 'Factureren per kwartaal' Ja/Nee, zodat je alleen de uitzonderingen hoeft vast te leggen.

Of maak gebruik van een keuzelijst die je altijd met een waarde vult. Kijk even wat in jouw situatie het meest logisch is.

Vrij veld aanmaken

  1. Maak binnen de Instellingen een Vrij veld aan, bijvoorbeeld van het type: Keuzeselectie

  2. Maak deze aan binnen de Module: Project, Filterbaar: Ja en Collectief wijzigbaar: Ja.

  3. Voeg waarden toe waar je op wilt filteren, bijvoorbeeld: Maand en Kwartaal

Vrij veld (collectief) vullen

Je kunt nu per project het vrije veld vullen, maar dat is veel werk 🤓

Omdat je op het vrije veld hebt aangegeven dat deze Collectief wijzigbaar is, kun je vanuit het projectenoverzicht het vrije veld in één keer vullen met een waarde.

Selecteer de projecten die je wilt vullen met een waarde en kies Acties, Wijzigen.

Kies vervolgens welk veld je wilt wijzigen en met welke waarde:

Expert tip💡: je kunt ook eerst alles vullen met een waarde die het meest voor komt en daarna de uitzonderingen vastleggen.

Het veld wijzig je per project binnen de Projectinstellingen van het project:

Selectie gebruiken

Vervolgens filter je vanuit het Projecten overzicht op de cyclus, waarna je de termijnen collectief genereert voor de betreffende periode.

Gebruik eventueel het filter Factuurmethode: Vaste prijs om alleen de projecten te selecteren met Vaste prijs diensten. Ter info: er is geen filter Vaste prijs in termijnen, maar uiteraard zullen vaste prijzen zonder termijnen niet meegenomen worden bij de termijncreatie.

De functie voor het collectief termijnen genereren is alleen beschikbaar voor accountancy klanten.

Heb je het antwoord gevonden?