Een groot deel van de diensten die administratie- en accountantskantoren (hierna: a-kantoren) verlenen zijn jaargebonden. Dat wil zeggen: de werkzaamheden hebben betrekking op een bepaald jaar, ook wel boekjaar genoemd. Grofweg gaat het om vier type diensten die verleend worden:

In de opdrachtbevestiging met de klant (waarvoor de diensten worden uitgevoerd) is afgesproken hoe de facturatie plaatsvindt. Vooraf, achteraf, verspreid, met een vaste prijs, of alleen een indicatie. Kortom, een hoop varianten.

Feit is dat elk kantoor, in elk geval jaarlijks, wil weten of de inschatting (en daarmee facturatie) overeenkomt met de besteding van uren. Daarom wordt jaarlijks een project aangemaakt om dit goed te kunnen volgen en ook de (nieuwe) afspraken voor het volgende jaar vast te leggen.

Voor elke klant (van het a-kantoor) worden zowel 'jaargebonden diensten' als 'jaaroverstijgende diensten' verleend. Idealiter zien we hiervoor altijd per relatie twee aparte projecten voor aangemaakt.

Jaargebonden werkzaamheden worden in één project geplaatst, bijvoorbeeld: Werkzaamheden jaar X

Dit project bevat (afhankelijk van de dienstverlening van het a-kantoor) de volgende diensten:

Jaaroverstijgende werkzaamheden vormen een apart project, bijvoorbeeld: Overige werkzaamheden / of: Advies werkzaamheden

Dit project bevat veelal dienstverlening op het gebied van advies. Advieswerk kan over een bepaald jaar gaan, maar meestal is het jaaroverstijgend, of helemaal niet gebonden aan bepaald boekjaar. Daarbij zijn de werkzaamheden vaak incidenteel en worden ze 'naast' het reguliere jaarwerk aangeboden en verleend.

Goed om te weten: beide projecten kunnen tegelijk op een factuur worden geplaatst via de optie 'Meerdere projecten op een factuur'.

Voorbeeld van twee projecten op een klant:

Per project heb je je dienstverlening voor een bepaald jaar gebundeld. Belangrijke vraag is of de dienstverlening per boekjaar in een project wordt verzameld, of per kalenderjaar. De meeste hanteren een project per kalenderjaar, omdat de werkzaamheden in een bepaald jaar altijd gaat over de afronding van werkzaamheden van vorig jaar en lopende werkzaamheden van huidig jaar.

Een project per boekjaar ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Projectnaam: Dienstverlening over boekjaar 20XX

Looptijd: dergelijk project loopt zomaar 1,5 jaar door: van januari tot afronding werkzaamheden het jaar erop.

In een jaar heb je dus te maken met twee 'jaar projecten', namelijk die van huidig boekjaar en vorig boekjaar.

Deze inrichting komt alleen voor wanneer de klant van het a-kantoor de werkzaamheden betaalt per boekjaar. Oftewel: er wordt in een bepaald jaar al betaald voor de aangifte en jaarrekening die dat jaar erop opgesteld wordt.

Een project per kalenderjaar ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Projectnaam: Dienstverlening in 20XX

Looptijd: dergelijk project loopt altijd één jaar door, namelijk van januari t/m december in dat betreffende jaar.

Deze inrichting komt het meest voor. Vaak betaalt een klant van het a-kantoor voor de werkzaamheden die in dat betreffende jaar plaatsvinden.

Hoe je de werkzaamheden (dus diensten) in rekening brengt bepaal je door middel van de factuurmethode: abonnement, vaste prijs (evt. in termijnen), of op basis van nacalculatie.

Heb je een vast bedrag per maand / kwartaal afgesproken met je klant voor de jaarwerkzaamheden, dan zijn er twee opties om dit af te rekenen:

Meer informatie vind je in het artikel: Termijnfacturatie versus abonnementen binnen accountancy.

Wil je weten welke diensten je als kantoor onderscheidt, bekijk dan het artikel: Standaard dienstverlening voor de accountancy

Wil je precies weten welke structuur voor jouw kantoor het beste werkt? Neem dan zeker contact op met een van onze business consultants voor advies op maat: [email protected] of bel: 088-5200 500.