Het dienstenconcept van Simplicate

Veel Online Marketingbedrijven gebruiken dezelfde diensten, zoals: het bouwen van campagnes, campagne management, website realisatie, maar ook technisch onderhoud met het oog op zoekmachine optimalisatie (zie onderstaand voorbeeld). 

Voor het bepalen van de diensten voor jullie kantoor, stel je jezelf de vraag: uit welke soorten dienstverlening kan mijn klant kiezen en hoe factureer ik deze? Kortom, kan de klant bij jou terecht voor bijvoorbeeld een migratietraject of een consult voor Adwords? Dan is dit dus een dienst die je levert.

Diensten toevoegen

Zodra je hebt bepaald welke diensten je aanbiedt, ga je in Simplicate naar Instellingen > Projecten > Diensten. Hier voeg je, via de groene "Nieuw" knop rechtsboven in de diensten toe. 

Per dienst stel je vervolgens een aantal standaarden in, zodat je elke keer als je deze dienst wilt toevoegen, deze standaarden automatisch overgenomen worden. Je bepaalt bij de instellingen daarnaast direct ook of je alleen de standaarden wilt hanteren, of dat je daar per keer van wilt / mag afwijken (via het vinkje prijs aanpasbaar) 

In onderstaand voorbeeld is een dienst toegevoegd met de omschrijving: Account optimalisatie AdWords.

Instellingen per dienst

Zodra je je diensten hebt toegevoegd in Simplicate, moet je nog een aantal andere zaken vastleggen. Let op: alles wat je hier bij de instellingen invult (zie bovenstaande afbeelding), zijn slechts standaarden waar je vervolgens per keer van kunt afwijken. 

  • Omschrijving dienst
  • Toelichting
  • BTW code
  • Omzetgroep (ook wel grootboekrekening)
  • Uren registreren: ja / nee (wil je je uren ook registreren op deze dienst?)
  • Geblokkeerd (zodra je een dienst blokkeert, kun je deze niet meer toevoegen en dus gebruiken)
  • De mogelijkheid om uren en budgetten te registreren op je dienst
  • Standaard prijzen
  • Abonnementsprijzen, in te vullen per cyclus
  • Prijs aanpasbaar (als je dit aanvinkt, dan kan je per keer de prijs aanpassen)

Factuurmethode

Zodra je alle diensten goed hebt ingesteld, kun je een project aanmaken en een dienst toevoegen. Per dienst bepaal je vervolgens de factuurmethode: 

  • Vaste prijs
  • Abonnement
  • Nacalculatie

Diensten met factuurmethode vaste prijs

Verleen je een dienst tegen een vaste eenmalige prijs, dan selecteer je 'Vaste prijs' bij de factuurmethode. Wanneer je deze factuurmethode selecteert, dan weet Simplicate automatisch dat het bijbehorende bedrag in één keer moet worden gefactureerd. Het is uiteraard ook mogelijk om het bedrag in termijnen te factureren.

In onderstaand voorbeeld is de dienst 'Consult AdWords' aangemaakt, met factuurmethode 'vaste prijs'. De bijbehorende omzetgroep is 'AdWords' en BTW code 'Verkopen 21%'. Bij 'Uren registreren', is 'Ja' aangevinkt. Dit betekent dat we er in dit geval voor hebben gekozen om uren te registreren en dus op basis van het gebudgetteerde aantal x het bijbehorende uurtarief, de prijs te bepalen. De urensoorten 'Voorbereiden consult' en 'Consult' zijn toegevoegd en met twee uur aan budget staan (we gaan uit van een uurtarief van € 75,- voor het voorbereiden van het consult en €125,- voor het consult zelf). 

In dit geval wordt op 1 maart 2017 een factuur klaargezet (bij Facturen > Te factureren) voor € 200, met de omschrijving 'Consult AdWords'.

Het is ook mogelijk om de € 200 in bovenstaand voorbeeld in termijnen te factureren. Voor meer informatie over het factureren in termijnen, verwijzen we graag naar dit artikel.

Diensten met factuurmethode abonnement

Lever je periodiek een dienst (bijv. maandelijks) en wil je hier periodiek een factuur voor versturen? Kies dan de factuurmethode 'Abonnement'. Op deze manier zorg je ervoor dat de dienst elke maand automatisch gefactureerd wordt aan de klant.

In onderstaand voorbeeld is de dienst 'copywriting' aangemaakt, met factuurmethode 'abonnement' en cyclus 'maand'. De bijbehorende omzetgroep is 'Content' en BTW code 'Verkopen 21%'. Het aantal en de prijs zit op 1 keer € 300 en de begintijd zit op 1 januari 2017.  

In dit geval wordt met ingang van januari 2017 elke maand een factuur klaargezet (bij Facturen > Conceptfacturen) voor € 300, met de omschrijving 'Copywriting'. 

Afhankelijk van de algemene abonnementsinstellingen, bepaal je of je een abonnementsfactuur vooraf of achteraf en op welke datum wilt versturen. Dit stel je in bij Instellingen > Projecten > Abonnementen:

Voor meer informatie met betrekking tot diensten met factuurmethode abonnement, verwijzen we graag naar dit artikel.

Diensten met factuurmethode nacalculatie (uurtje-factuurtje)

Bied je diensten aan op basis van nacalculatie (uurtje-factuurtje), dan gebruik je de factuurmethode 'Nacalculatie'. Een voorbeeld van een dergelijke dienst is het aanbieden van advies dat tegen een uurtarief (uur x tarief) gefactureerd wordt.

In onderstaand voorbeeld is de dienst 'Aanpassingen website' aangemaakt, met factuurmethode 'Nacalculatie'. De bijbehorende omzetgroep is 'Website realisatie' en BTW code 'Verkopen 21%'. Bij urenregistratie is bij de begintijd 1 januari 2017 ingevuld, wat betekent dat vanaf 1 januari 2017 er uren op deze dienst geschreven kunnen worden. 

Je ziet een aantal urensoorten die duiden op verschillende soorten werkzaamheden.

Zodra de programmeurs/ developers uren gaan registreren op het project van Apple "Aanpassingen website", de dienst Aanpassingen website en bijbehorende urensoorten, dan worden deze uren met bijbehorend tarief automatisch klaargezet bij Facturen > Te factureren. 

Je bepaalt vervolgens zelf bij Facturen > Te factureren welke uren je op een factuur wilt zetten. Afhankelijk van hoe je dit hebt ingesteld in het factuursjabloon bij Instellingen > Facturen voor facturering hoe gedetailleerd deze uren op een factuur gezet worden:

Meerdere diensten voor één klant

Je kunt natuurlijk meerdere diensten aanmaken binnen één project. Op basis van bovenstaande voorbeelden, zijn dus 3 diensten aangemaakt met elk een eigen factuurmethode:

Het gevolg van de factuurmethode m.b.t. de factuurmodule in Simplicate

  • Abonnementen (een dienst met factuurmethode abonnement) kunnen direct worden klaargezet onder 'Conceptfacturen'.
  • Diensten met factuurmethode vaste prijs en nacalculatie, worden onder 'Te factureren' klaargezet.
  • Alles wat onder 'Te factureren' klaar staat, kun je selecteren en vervolgens op een 'Conceptfactuur' zetten.
  • Alles wat onder 'Conceptfacturen' staat, is bij wijze van spreke, klaar om te factureren.

Meerwerk

Het kan natuurlijk ook voorkomen dat je vaste afspraken met een klant hebt gemaakt, maar dat werkzaamheden die buiten deze afspraken vallen tegen meerwerk moet worden gefactureerd.

Voorbeeld:
Je hebt met de klant afgesproken dat je een migratietraject voor hem oppakt. Op basis van het aantal ingeschatte uren dat je hieraan kwijt zult zijn, heb je een vaste prijs afgesproken. Vervolgens blijken hier meer uren in te zitten, die je tegen een meerprijs wilt doorbelasten. 

In zo'n geval zou je een extra dienst aan kunnen maken waarop je het meerwerk kan schrijven. De reeds geregistreerde uren kun je ook overboeken naar deze nieuwe dienst. Wanneer je op deze dienst kiest voor de factuurmethode nacalculatie, dan worden alle geschreven uren op deze dienst volgens meerwerk doorbelast aan de klant. Zie onderstaand voorbeeld ter illustratie:

Voorschotfacturen

Wil je een voorschotsfactuur naar de klant versturen voor de te verrichten werkzaamheden? Ook dit is in Simplicate mogelijk! Je kunt de voorschotten vervolgens verrekenen met de uiteindelijke factuur.

Tip: werk met een intern project voor alle niet-declarabele activiteiten:

Naast declarabele uren, heb je als kantoor ook te maken met interne werkzaamheden. We raden aan om ook deze niet-declarabele uren te registreren. Dit brengt meerdere voordelen met zich mee: de medewerker kan zijn besteedde tijd verantwoorden en je hebt inzicht in de productiviteit van de medewerker.

Door met een intern project te werken kan de medewerker zijn tijd verantwoorden die hij bijvoorbeeld besteed heeft aan: studie/opleiding, het behalen van zijn of haar PE punten of vergaderingen.

Heeft u het antwoord gevonden?