Om je dienstverlening te kunnen vertalen naar de diensten in Simplicate, is het belangrijk om na te denken welke diensten jullie kantoor aanbiedt. 

De dienstverlening van consultancy bedrijven en andere in de zakelijke dienstverlening wijkt af van die van andere branches. In dit artikel lichten we aan de hand van een fictief consultancy bedrijf toe hoe je de diensten kunt inrichten.

Indien gewenst kunnen we je toegang geven tot een "lege" consultancy omgeving in Simplicate waar onze voorbeelddiensten en andere processen in gedefineerd zijn. Deze omgeving kun je gebruiken als start voor je eigen omgeving, om zo nog sneller te kunnen beginnen met werken in Simplicate. 

Het dienstenconcept van Simplicate

Veel consultancy- en detacheringsbureaus hebben vergelijkbare dienstverlening waarbij het voornaamste doel is het plaatsen van mensen bij klanten. Dat kan voor verschillende type werkzaamheden en/of contractvormen zijn bijvoorbeeld:

  • Consultancy.
  • (longterm) detachering.
  • Interim-, change-, en projectmanagement.
  • Het opleveren van een specifiek project of rapport.
  • Trainingen

Andere diensten die je niet direct levert maar wel aan de klant wil factureren zijn bijvoorbeeld:

  • Reis- en verblijfskosten
  • Per diems
  • Recruitementkosten per kandidaat

Voor het bepalen van de diensten voor jullie kantoor, stel je jezelf de vraag: uit welke soorten dienstverlening kan mijn klant kiezen en hoe factureer ik deze? Kortom, kan de klant bij jou terecht voor bijvoorbeeld het volgen van een training risicobewustzijn in de bouw? Dan is dit dus een dienst die je levert.

Urensoorten en tarieven

Een onderdeel van diensten zijn urensoorten en tarieven. Onder een dienst kunnen een of meerdere urensoorten hangen. De urensoort is de soort werkzaamheden en/of het tarief waarvoor deze uitgevoerd worden. Aan iedere urensoort kan een tarief gekoppeld worden. Per project of dienst kan hier echter van worden afgeweken. 

Voor consultancy bedrijven kan hier onderscheid gemaakt worden tussen verschillende urensoorten voor de levels van medewerkers. Bijvoorbeeld:

  • Analisten € 75,-
  • Senior Analisten € 85,-
  • Consultants € 100,- 

Daarnaast kunnen urensoorten gebruikt worden om een type werkzaamheden aan te geven, bijvoorbeeld:

  • Trainingen
  • Workshops
  • Interne (niet declarabele) werkzaamheden

Een derde optie is om het tarief af te laten hangen van de individuele medewerker door dit in te stellen in de HRM module:

Een combinatie van deze drie methode is natuurlijk ook mogelijk en zal in de praktijk ook het beste werken.

Zorg er voor dat urensoorten eenduidig zijn en passen bij hoe je organisatie werkt. Het goed kiezen van urensoorten zorgt dat medewerkers aan het correcte tarief werkt en dus ook zo gefactureerd wordt. Uiteraard kan het tarief op ieder individueel project worden aangepast.

Omzetgroepen

Kostensoorten

Diensten toevoegen

Zodra je hebt bepaald welke diensten je aanbiedt, ga je in Simplicate naar Instellingen > Projecten > Diensten. Hier voeg je, via de groene +Nieuw knop rechtsboven in de diensten toe. 

Per dienst stel je vervolgens een aantal standaarden in, zodat je elke keer als je deze dienst wilt toevoegen, deze standaarden automatisch overgenomen worden. Je bepaalt bij de instellingen daarnaast direct ook of je alleen de standaarden wilt hanteren, of dat je daar per keer van wilt / mag afwijken (via het vinkje prijs aanpasbaar) 

In onderstaand voorbeeld is een dienst toegevoegd met de omschrijving: Controle jaarrekening. 

Instellingen per dienst

Zodra je je diensten hebt toegevoegd in Simplicate, moet je nog een aantal andere zaken vastleggen. Let op: alles wat je hier bij de instellingen invult (zie bovenstaande afbeelding), zijn slechts standaarden waar je vervolgens per keer van kunt afwijken. 

  • Omschrijving dienst
  • Toelichting
  • BTW code
  • Omzetgroep (ook wel grootboekrekening)
  • Uren registreren: ja / nee (wil je je uren ook registreren op deze dienst?)
  • Geblokkeerd (zodra je een dienst blokkeert, kun je deze niet meer toevoegen en dus gebruiken)
  • De mogelijkheid om uren en budgetten te registreren op je dienst
  • Standaard prijzen
  • Abonnementsprijzen, in te vullen per cyclus
  • Prijs aanpasbaar (als je dit aanvinkt, dan kan je per keer de prijs aanpassen)

Factuurmethode

Zodra je alle diensten goed hebt ingesteld, kun je een project aanmaken en een dienst toevoegen. Per dienst bepaal je vervolgens de factuurmethode: 

  • Vaste prijs
  • Abonnement
  • Nacalculatie

Diensten met factuurmethode vaste prijs

Verleen je een dienst tegen een vaste eenmalige prijs, dan selecteer je 'Vaste prijs' bij de factuurmethode. Wanneer je deze factuurmethode selecteert, dan weet Simplicate automatisch het bijbehorende bedrag in één keer moet worden gefactureerd. Het is uiteraard ook mogelijk om het bedrag in termijnen te factureren.

In onderstaand voorbeeld is de dienst 'eenmalige inrichting salarisadministratie' aangemaakt, met factuurmethode 'vaste prijs'. De bijbehorende omzetgroep is 'Accountancy' en BTW code 'Verkopen 21%'. Bij 'Uren registreren', is 'Ja' aangevinkt. Dit betekent dat we er in dit geval voor hebben gekozen om uren te registreren en dus op basis van het gebudgetteerde aantal x het bijbehorende uurtarief, de prijs te bepalen. De urensoort 'Eenmalig inrichten salarisadministratie' is toegevoegd en met 3,5 uur aan budget staan (we gaan uit van een uurtarief van € 100). 

In dit geval wordt op 1 maart 2017 een factuur klaargezet (bij Facturen > Te factureren) voor € 350, met de omschrijving 'Eenmalige inrichting salarisadministratie'. 

Het is ook mogelijk om de € 350 in bovenstaand voorbeeld in termijnen te factureren. Voor meer informatie over het factureren in termijnen, verwijzen we graag naar dit artikel.

Diensten met factuurmethode abonnement

Lever je periodiek een dienst (bijv. maandelijks) en wil je hier periodiek een factuur voor versturen? Kies dan de factuurmethode 'Abonnement'. Op deze manier zorg je ervoor dat de dienst elke maand automatisch gefactureerd wordt aan de klant.

In onderstaand voorbeeld is de dienst 'administratie verwerken' aangemaakt, met factuurmethode 'abonnement' en cyclus 'maand'. De bijbehorende omzetgroep is 'Accountancy' en BTW code 'Verkopen 21%'. Het aantal en de prijs zit op 1 keer € 125 en de begintijd zit op 1 januari 2017.  

In dit geval wordt met ingang van januari 2017 elke maand een factuur klaargezet (bij Facturen > Conceptfacturen) voor € 125, met de omschrijving 'Administratie verwerken'. 

Afhankelijk van de algemene abonnementsinstellingen, bepaal je of je een abonnementsfactuur vooraf of achteraf en op welke datum wilt versturen. Dit stel je in bij Instellingen > Projecten > Abonnementen:

Voor meer informatie met betrekking tot diensten met factuurmethode abonnement, verwijzen we graag naar dit artikel.

Diensten met factuurmethode nacalculatie (uurtje-factuurtje)

Bied je diensten aan op basis van nacalculatie (uurtje-factuurtje), dan gebruik je de factuurmethode 'Nacalculatie'. Een voorbeeld van een dergelijke dienst is het aanbieden van advies dat tegen een uurtarief (uur x tarief) gefactureerd wordt.

In onderstaand voorbeeld is de dienst 'Advies' aangemaakt, met factuurmethode 'Nacalculatie'. De bijbehorende omzetgroep is 'Accountancy' en BTW code 'Verkopen 21%'. Bij urenregistratie is bij de begintijd 1 januari 2017 ingevuld, wat betekent dat vanaf 1 januari 2017 er uren op deze dienst geschreven kunnen worden. 

Je ziet een aantal urensoorten dat duiden op verschillende soorten advies en daaronder de verschillende uurtarieven van de medewerkers. 

Zodra deze medewerkers uren gaan registreren op het Project van Bose B.V. "Accountancy dienstverlening", de dienst Advies en een bijbehorende urensoort, dan worden deze uren met bijbehorend tarief automatisch klaargezet bij Facturen > Te factureren. 

Je bepaalt vervolgens zelf bij Facturen > Te factureren welke uren je op een factuur wilt zetten. Afhankelijk van hoe je dit hebt ingesteld bij Instellingen > Facturen > Algemene instellingen voor facturering hoe gedetailleerd deze uren op een factuur gezet worden:

Meerdere diensten voor één klant

Je kunt natuurlijk meerdere diensten aanmaken binnen één project. Op basis van bovenstaande voorbeelden, zijn dus 3 diensten aangemaakt met elk een eigen factuurmethode:

Het gevolg van de factuurmethode m.b.t. de factuurmodule in Simplicate

  • Abonnementen (een dienst met factuurmethode abonnement) kunnen direct worden klaargezet onder 'Conceptfacturen'. 
  • Diensten met factuurmethode vaste prijs en nacalculatie, worden onder 'Te factureren' klaargezet. 
  • Alles wat onder 'Te factureren' klaar staat, kun je selecteren en vervolgens op een 'Conceptfactuur' zetten. 
  • Alles wat onder 'Conceptfacturen' staat, is bij wijze van spreke, klaar om te factureren.

Meerwerk

Het kan natuurlijk ook voorkomen dat je vaste afspraken met een klant hebt gemaakt, maar dat werkzaamheden die buiten deze afspraken vallen tegen meerwerk moet worden gefactureerd. 

Voorbeeld:
Je hebt een afspraak met een klant gemaakt om de jaarrekening te controleren tegen een vaste prijs. Tijdens de controle stuit je op werkzaamheden die niet onder deze afspraken valt en die je dus tegen een meerprijs wilt doorbelasten. 

In zo'n geval zou je een extra dienst aan kunnen maken waarop je het meerwerk kan schrijven. Wanneer je bij deze dienst kiest voor de factuurmethode nacaculatie, dan worden alle geschreven uren op deze dienst volgens meerwerk doorbelast aan de klant. Zie onderstaand voorbeeld ter illustratie:


Voorschotfacturen

Wil je een voorschotsfactuur naar de klant versturen voor de te verrichten werkzaamheden? Ook dit is in Simplicate mogelijk! Je kunt de voorschotten vervolgens verrekenen met de uiteindelijke factuur.

Tip: werk met een intern project voor alle niet-declarabele activiteiten:

Naast declarabele uren, heb je als kantoor ook te maken met interne werkzaamheden. We raden aan om ook deze niet-declarabele uren te registreren. Dit brengt meerdere voordelen met zich mee: de medewerker kan zijn bestede tijd verantwoorden en je hebt inzicht in de productiviteit van de medewerker.

Door met een intern project te werken kan de medewerker zijn tijd verantwoorden die hij bijvoorbeeld besteed heeft aan: studie/opleiding, het behalen van zijn of haar PE punten of vergaderingen.

Heeft u het antwoord gevonden?