Om je dienstverlening te kunnen vertalen naar de diensten in Simplicate, is het belangrijk om na te denken welke diensten jullie kantoor aanbiedt. 

De dienstverlening van consultancybedrijven wijkt af van die van andere branches. In dit artikel lichten we aan de hand van een fictief consultancybedrijf toe hoe je de diensten kunt inrichten.

Indien gewenst kunnen we je toegang geven tot een "lege" consultancy omgeving in Simplicate waar onze voorbeelddiensten en andere processen in gedefineerd zijn. Deze omgeving kun je gebruiken als start voor je eigen omgeving, om zo nog sneller te kunnen beginnen met werken in Simplicate. 

Veel consultancy- en detacheringsbureaus hebben een vergelijkbare dienstverlening waarbij het voornaamste doel is: het plaatsen van mensen bij klanten. Dat kan voor verschillende type werkzaamheden en/of contractvormen zijn. Bijvoorbeeld:

Andere diensten die je niet direct levert, maar wel aan de klant wil factureren zijn bijvoorbeeld:

Voor het bepalen van de diensten voor jullie kantoor, stel je jezelf de vraag: uit welke soorten dienstverlening kan mijn klant kiezen en hoe factureer ik deze? Kortom, kan de klant bij jou terecht voor bijvoorbeeld het volgen van een training risicobewustzijn in de bouw? Dan is dit dus een dienst die je levert.

Een onderdeel van diensten zijn urensoorten en tarieven. Onder een dienst kunnen een of meerdere urensoorten hangen. De urensoort is de soort werkzaamheden en/of het tarief waarvoor deze uitgevoerd worden. Aan iedere urensoort kan een tarief gekoppeld worden. Per project of dienst kan hier echter van worden afgeweken. 

Voor consultancy bedrijven kan hier onderscheid gemaakt worden tussen verschillende urensoorten voor de levels van medewerkers. Bijvoorbeeld:

Daarnaast kunnen urensoorten gebruikt worden om een type van werkzaamheden aan te geven, bijvoorbeeld:

Een derde optie is om het tarief af te laten hangen van de individuele medewerker door dit in te stellen in de HRM module op het rooster:
​

Een combinatie van deze drie methoden is natuurlijk ook mogelijk en zal in de praktijk ook het beste werken.
​
Zorg ervoor dat urensoorten eenduidig zijn en passen bij hoe je organisatie werkt. Het goed kiezen van urensoorten zorgt dat medewerkers op het correcte tarief werken en dus ook zo gefactureerd worden. Uiteraard kan het tarief op ieder individueel project worden aangepast.

Zodra je hebt bepaald welke diensten je aanbiedt, ga je in Simplicate naar Instellingen > Projecten > Diensten. Hier voeg je, via de groene 'Nieuw' knop rechtsboven in de diensten toe. 

Per dienst stel je vervolgens een aantal standaarden in, zodat je elke keer als je deze dienst wil toevoegen, deze standaarden automatisch overgenomen worden. Je bepaalt bij de instellingen daarnaast direct ook of je alleen de standaarden wil hanteren, of dat je daar per keer van wil / mag afwijken (via het vinkje prijs aanpasbaar). 

In onderstaand voorbeeld is een dienst toegevoegd met de omschrijving: Consultancy

Zodra je je diensten hebt toegevoegd in Simplicate, moet je nog een aantal andere zaken vastleggen. Let op: alles wat je hier bij de instellingen invult (zie bovenstaande afbeelding), zijn slechts standaarden waar je vervolgens per keer van kunt afwijken. 

Zodra je alle diensten goed hebt ingesteld, kun je een project aanmaken en een dienst toevoegen. Per dienst bepaal je vervolgens de factuurmethode: 

Verleen je een dienst tegen een vaste eenmalige prijs, dan selecteer je 'Vaste prijs' bij de factuurmethode. Wanneer je deze factuurmethode selecteert, dan weet Simplicate automatisch het bijbehorende bedrag in één keer moet worden gefactureerd. Het is uiteraard ook mogelijk om het bedrag in termijnen te factureren.

In onderstaand voorbeeld is de dienst 'eenmalige inrichting salarisadministratie' aangemaakt, met factuurmethode 'vaste prijs'. De bijbehorende omzetgroep is 'Algemeen' en btw-code 'Verkopen 21%'. Bij 'Uren registreren', is 'Ja' aangevinkt. Dit betekent dat we er in dit geval voor hebben gekozen om uren te registreren en dus op basis van het gebudgetteerde aantal x het bijbehorende uurtarief, de prijs te bepalen. De urensoort 'Eenmalig inrichten salarisadministratie' is toegevoegd en met 3,5 uur aan budget staan (we gaan uit van een uurtarief van € 100). 

In dit geval wordt op 31 januari 2023 een factuur klaargezet (bij Facturen > Te factureren) voor € 350, met de omschrijving 'Eenmalige inrichting salarisadministratie'. 

Het is ook mogelijk om de € 350 in bovenstaand voorbeeld in termijnen te factureren. Voor meer informatie over het factureren in termijnen, verwijzen we graag naar dit artikel.

Lever je periodiek een dienst (bijv. maandelijks) en wil je hier periodiek een factuur voor versturen? Kies dan de factuurmethode 'Abonnement'. Op deze manier zorg je ervoor dat de dienst elke maand automatisch gefactureerd wordt aan de klant.

In onderstaand voorbeeld is de dienst 'administratie verwerken' aangemaakt, met factuurmethode 'abonnement' en cyclus 'maand'. De bijbehorende omzetgroep is 'Algemeen' en btw-code 'Verkopen 21%'. Het aantal en de prijs zit op 1 keer € 125 en de begintijd zit op 1 januari 2023.  

In dit geval wordt met ingang van januari 2023 elke maand een factuur klaargezet (bij Facturen > Conceptfacturen) voor € 125, met de omschrijving 'Administratie verwerken'. 

Afhankelijk van de algemene abonnementsinstellingen, bepaal je of je een abonnementsfactuur vooraf of achteraf en op welke datum je deze wil versturen. Dit stel je in bij Instellingen > Projecten > Abonnementen:

Voor meer informatie met betrekking tot diensten met factuurmethode abonnement, verwijzen we graag naar dit artikel.

Bied je diensten aan op basis van nacalculatie (uurtje-factuurtje), dan gebruik je de factuurmethode 'Nacalculatie'. Een voorbeeld van een dergelijke dienst is het aanbieden van advies dat tegen een uurtarief (uur * tarief) gefactureerd wordt.

In onderstaand voorbeeld is de dienst 'Advies' aangemaakt, met factuurmethode 'Nacalculatie'. De bijbehorende omzetgroep is 'Algemeen' en btw-code 'Verkopen 21%'. Bij urenregistratie is bij de begintijd 1 januari 2023 ingevuld, wat betekent dat vanaf 1 januari 2023 er uren op deze dienst geschreven kunnen worden. 

Je ziet een aantal urensoorten dat duiden op verschillende soorten advies en daaronder de uurtarieven van de medewerkers. 

Zodra deze medewerkers uren gaan registreren op de dienst 'Advies' en een bijbehorende urensoort, dan worden deze uren met bijbehorend tarief automatisch klaargezet bij Facturen > Te factureren. 

Je bepaalt vervolgens zelf bij Facturen > Te factureren welke uren je op een factuur wilt zetten. Afhankelijk van hoe je dit hebt ingesteld op je factuursjabloon bij Instellingen > Facturen > Factuursjablonen voor facturering hoe gedetailleerd deze uren op een factuur gezet worden:

Je kunt natuurlijk meerdere diensten aanmaken binnen één project. Op basis van bovenstaande voorbeelden, zijn dus 3 diensten aangemaakt met elk een eigen factuurmethode:

Het kan natuurlijk ook voorkomen dat je vaste afspraken met een klant hebt gemaakt, maar dat werkzaamheden die buiten deze afspraken vallen tegen meerwerk moet worden gefactureerd. 

Voorbeeld:
Je hebt een afspraak met een klant gemaakt om de jaarrekening te controleren tegen een vaste prijs. Tijdens de controle stuit je op werkzaamheden die niet onder deze afspraken valt en die je dus tegen een meerprijs wil doorbelasten. 

In zo'n geval zou je een extra dienst aan kunnen maken waarop je het meerwerk kan schrijven. Wanneer je bij deze dienst kiest voor de factuurmethode nacaculatie, dan worden alle geschreven uren op deze dienst volgens meerwerk doorbelast aan de klant.

Wil je een voorschotsfactuur naar de klant versturen voor de te verrichten werkzaamheden? Ook dit is in Simplicate mogelijk! Je kunt de voorschotten vervolgens verrekenen met de uiteindelijke factuur.

Naast declarabele uren, heb je als kantoor ook te maken met interne werkzaamheden. We raden aan om ook deze niet-declarabele uren te registreren. Dit brengt meerdere voordelen met zich mee: de medewerker kan zijn bestede tijd verantwoorden en je hebt inzicht in de productiviteit van de medewerker.

Door met een intern project te werken kan de medewerker zijn tijd verantwoorden die hij bijvoorbeeld besteed heeft aan: studie/opleiding, het behalen van zijn of haar PE punten of vergaderingen.