Binnen de Projecten-module in Simplicate heb je per dienst verschillende balkjes die weergeven hoe het ervoor staat met de dienst. Dit noemen we binnen Simplicate de KPI’s van de diensten. Er zijn verschillende balkjes die elk wat anders vertegenwoordigen. In dit artikel nemen we je mee wat deze balkjes precies betekenen, hoe deze worden berekend en hoe je hier meer inzicht uit kunt halen.

Per onderdeel van de dienst zullen de balkjes behandeld worden. Je kunt de dienst openen en bewerken door op Acties > bewerken te klikken. In onderstaand screenshot zie je welke balkjes bedoeld worden:

Klik hieronder op de link om direct naar de juiste kop te gaan:

Bij ‘Budget’ zie je het aantal uren dat is gebudgetteerd en het bedrag wat daarbij hoort. Het bedrag wordt bepaald door het aantal uur * het uurtarief van de verschillende urensoorten. In dit voorbeeld is dat: 20 uren * €100 uurtarief + 10 uren * €200 uurtarief. Dit maakt samen €2000 + €2000 = €4000 totaal budget.

Bij ‘Besteed’ zie je het aantal uren dat is besteed t/m nu + het bedrag dat dit vertegenwoordigt. Het bedrag wordt berekend d.m.v. het aantal uren van urensoort Y * het bedrag van uurtarief van urensoort Y.

De balk van de KPI zal dan voor een deel met de kleur groen worden ingevuld. In onderstaand voorbeeld zijn er 10 uren geregistreerd tegen een uurtarief van €100. De balk is voor 25% groen ingevuld, omdat er 25% van het totale budget is besteed (1000 / 4000 * 100%):

Bij ‘Restant’ zie je dat er nog 30u over is t.w.v. €3000, omdat er reeds 10u is besteed t.w.v. €1000. Bij ‘Restant’ wordt het verschil tussen ‘Budget’ en ‘Besteed’ getoond.

Let op: uren die in de toekomst zijn geregistreerd, worden niet getoond bij ‘besteed’. Dit komt dan bij ‘ingepland’ te staan, waarover hieronder meer informatie.

Bij ‘Ingepland’ zie je het aantal uren dat in de toekomst is geregistreerd. Deze KPI vergt wat meer uitleg, omdat de KPI op twee manieren beïnvloed kan worden:

In onderstaand voorbeeld is er 10u vanuit de Urenplanning geregistreerd (in de toekomst) t.w.v. €1000. In de gekleurde balk zie je dit terugkomen als een blauwe balk die wederom 25% van het budget vertegenwoordigt. Tezamen met de reeds geregistreerde uren bij ‘Besteed’, zie je dat de balk voor 50% gevuld is.

Bij ‘Restant’ zie je dat er nog 20u over is t.w.v. €2000, omdat er reeds 10u is besteed t.w.v. €1000 en 10u is ingepland t.w.v. €1000. Bij ‘Restant’ wordt het verschil tussen ‘Budget’ en ‘Besteed’ getoond, maar houdt Simplicate er dus ook rekening mee als er uren in de toekomst zijn geregistreerd.

*De Capaciteitsplanning is onderdeel van de Ultimate Effiency-licentie.

Bij ‘Restant’ zie je altijd het aantal uren * de waarde van de uren wat je nog over hebt. Dit is altijd Budget - Besteed - Ingepland. Indien er meer is besteed dan gebudgetteerd, zal de KPI deels rood zijn.

In onderstaand voorbeeld is het budget €4000, maar is er €5000 euro besteed. Dat betekent dat er een overbesteding t.w.v. €1000 is. In de balk zal het rode deel 25% vertegenwoordigen:

Let op 1: 25% is afkomstig van de berekening €1000 overbesteding / €4000 budget * 100% = 25%

Let op 2: de balk zal kijken naar de waarde van de uren en niet het aantal uren. Stel hierboven was de waarde van de uren nog steeds €5000, maar er waren 60 uren besteed i.p.v. 50, zal de balk nog steeds 25% vertegenwoordigen:

Let op 3: als je geen waarde invult bij het budget, zal de balk leeg blijven omdat de balk altijd verhoudingswijs wordt weergegeven. Je deelt namelijk besteding door de waarde van het budget. Als het budget 0 is, deel je door 0 en zal de balk leeg blijven.

Bij ‘Correcties’ zie je het aantal uren dat is gecorrigeerd of de waarde van de uren dat is gecorrigeerd. In onderstaand voorbeeld zijn er 10u gecorrigeerd. Hierbij is het aantal uren niet gecorrigeerd, alleen het bedrag van de uren. Dit kun je herkennen aan het feit dat er bij ‘Correcties’ 0 uren staat, maar wel een bedrag van €1500. Dat betekent dat het uurtarief met €150,- per uur is verhoogd (10u * 150 = 1500):

In bovenstaand screenshot zie je dat het rode balkje ook groter is geworden, ondanks dat niet het aantal uren gecorrigeerd is. Er is dus 40u gebudgetteerd en 40u geregistreerd. Toch is er een rode balk aanwezig en dat komt doordat de waarde van de geregistreerde uren (inclusief correcties) groter is dan de waarde van hetgeen er is gebudgetteerd. Hierbij geldt de formule voor de rode balk wederom:

€1500 overbesteding / €4000 budget * 100% = 37,50%

De KPI’s van kosten werken 1 op 1 hetzelfde als bij Uren. De verschillen met kosten t.o.v. de uren is dat je kosten niet kunt inplannen en corrigeren. Bij ‘Kosten’ er zal daarom geen ‘Ingepland’ en geen ‘Correcties’ KPI zijn.

Bij ‘Gefactureerd’ zijn er 4 zaken die getoond kunnen worden:

Bij ‘Verwacht’ zul je altijd een opsomming zien t.w.v. het aantal uren en evt. het aantal kosten als het gaat om een dienst o.b.v. nacalculatie. Gaat het om een vaste prijs of een abonnement, dan zal er bij ‘Verwacht’ de waarde van de vaste prijs of het abonnement getoond worden.

In de voorbeelden die eerder in dit artikel zijn benoemd, zie je dat de KPI ‘verwacht’ verschilt in de verschillende screenshots. Bij het allereerste voorbeeld zonder enige uren- en/of kostenregistraties was de KPI ‘verwacht’ €5000:

Deze €5000 is afkomstig van de waarde van de uren die gebudgetteerd zijn (€4000) en de waarde van de kosten die gebudgetteerd zijn. Let op: de waarde van de kosten die bij Gefactureerd > verwacht wordt getoond, is afkomstig van de inkoopprijs * de marge op de inkoopprijs.

In onderstaand screenshot kun je zien dat de kosten zijn gebudgetteerd tegen een aantal van 10, een inkoopprijs van €70 en een verkoopprijs van €100. Tezamen is dat 10 * 100 = €1000 wat verwacht wordt te factureren:

Samen met de €4000 van het budget bij Uren maakt dat er bij Gefactureerd’ > Verwacht een bedrag staat van €5000.

Bij ‘Gefactureerd’ zie je het bedrag dat is gefactureerd. De balk zal groen gevuld worden en verhoudingsgewijs t.o.v. wat er verwacht wordt te factureren. In onderstaand voorbeeld is er €2000 gefactureerd en wordt er €5000 verwacht:

Bij ‘Gereed’ zie je de waarde van hetgeen er klaarstaat bij Gereed voor facturatie. De balk zal oranje gevuld worden.

Dit verschilt per facturatiemethode:

Hier zie je het totale bedrag dat gecrediteerd is. Het bedrag wat dan bij ‘Gefactureerd’ staat zal dan niet veranderen.

Zo kun je in onderstaand voorbeeld zien dat de €2000 die was gefactureerd uit het voorbeeld van ‘2. Gefactureerd’ nog steeds wordt getoond en dat er bij ‘Gecrediteerd’ nu hetzelfde bedrag staat: