Wanneer je alle werkzaamheden op een project hebt voltooid of simpelweg geen uren meer aan een project gaat besteden, heb je de mogelijkheid om een project te sluiten.

Wanneer je een project wilt sluiten, is het ook altijd raadzaam om een einddatum in te vullen voor je abonnementsdiensten, zodat deze niet op de achtergrond doorlopen en in je facturatiemodule terug blijven komen. Kijk ook altijd of je de bestede uren op het project hebt ingediend en hebt goedgekeurd, zodat je deze kan factureren of eventueel afboeken.

Binnen een project kun je verschillende type diensten aanmaken: Vaste Prijs, Abonnement of Nacalculatie. Maar wat doet het sluiten van je project(en) met de verschillende diensten in combinatie met de facturatiemodule? Worden deze bijvoorbeeld nog wel getoond bij 'te factureren' als er nog iets klaarstaat om te factureren op deze dienst?

Wanneer er een Vaste Prijs gereed staat bij 'te factureren' en het project wordt gesloten dan zal deze Vaste Prijs bij 'gereed' blijven staan. Wanneer je deze niet meer wilt factureren kun je deze dienst afboeken. In het overzicht van 'te factureren' kun je zien dat het om een gesloten project gaat, omdat er (gesloten) achter staat.

Wanneer er op het project bij de Vaste Prijs dienst nog geen factuurdatum of een datum in de toekomst staat, dan zal deze bij 'niet gereed' blijven staan. Ook wanneer het project wordt gesloten.

Let er daarom altijd op, dat je vaste prijsdiensten een facturatiedatum hebt meegegeven, hebt gefactureerd of hebt afgeboekt.
​

Wanneer er binnen een project Abonnementsdiensten aanwezig zijn waarbij nog bedragen 'gereed' staan en het project wordt gesloten, dan wordt er niets meer getoond bij 'te factureren'. Wanneer het gesloten project weer een actief project wordt, zal alles met terugwerkende kracht 'gereed' komen te staan, als de diensten 'gereed' zouden moeten staan.

Voorbeeld: Stel: het is vandaag 16 april 2021 en je hebt een maandabonnement met een begindatum van 1 maart 2021 waarbij nog niets is gefactureerd. Zowel de maand maart als april staan gereed bij 'te factureren'. Het project wordt vervolgens gesloten. Wanneer je dan naar 'te factureren' gaat, staat er niets meer gereed. Ook niet de cyclus 'maart'.

Wanneer er uren gereed staan bij 'te facturen' en het project wordt gesloten, dan blijven deze uren bij 'gereed' staan. Deze verdwijnen dus niet. Wanneer je deze uren niet meer wilt factureren, is het advies om deze uren af te boeken, zodat je een schoon overzicht hebt bij ‘te factureren’ en de uren ook niet meer declarabel zijn; je gaat ze immers niet factureren. In het overzicht van 'te factureren' kun je zien dat het om een gesloten project gaat, omdat er (gesloten) achter staat.

Wanneer er uren in de toekomst zijn ingepland of ze zijn nog niet volledig goedgekeurd om 'gereed' te mogen staan, dan zullen deze uren daar ook blijven staan als het project gesloten is.

Let op:

Het is belangrijk om je projecten te sluiten, zodat je altijd een reëel overzicht van je lopende projecten en het onderhandenwerk. Het onderhandenwerk vervalt namelijk zodra je een project hebt gesloten. Hierdoor houd je gemakkelijk het overzicht, of je voor je gesloten projecten wel of niet binnen je budgetten bent gebleven.

Simplicate biedt voor verschillende rapportages, de optie om te filteren op actieve en gesloten projecten. Zo kun je in de rapportage Projectresultaat, filteren op actieve of gesloten projecten. In de kolom Huidig resultaat PROJECTRESULTAAT, kun je het resultaat van de gesloten projecten terugzien (Omzet gefactureerd - Inkoop besteed - Kostprijs medewerker):

Maak je gebruik van de BI-module? Dan heb je via Projecten - Resultaat gesloten projecten, een gedetailleerd overzicht van alle gesloten projecten met het projectresultaat (zowel in € als in %):