Wanneer je alle werkzaamheden op een project hebt voltooid of simpelweg geen uren meer aan een project gaat besteden, heb je de mogelijkheid om een project te sluiten.

Wanneer je een project wilt sluiten, is het ook altijd raadzaam om een einddatum in te vullen voor je abonnementsdiensten, zodat deze niet op de achtergrond doorlopen en in je facturatiemodule terug blijven komen. Als een dienst nog actief is of je vergeten bent om de diensten af te sluiten, kun je met Collectief diensten sluiten meerdere diensten op een project in een keer sluiten. Kijk ook altijd of je de bestede uren op het project hebt ingediend en hebt goedgekeurd, zodat je deze kan factureren of eventueel afboeken.
​

​

Binnen een project kun je verschillende typen diensten aanmaken: Vaste Prijs, Abonnement of Nacalculatie. Maar wat doet het sluiten van je project(en) met de verschillende diensten in combinatie met de facturatiemodule? Worden deze bijvoorbeeld nog wel getoond bij 'te factureren' als er nog iets klaarstaat om te factureren op deze dienst?
​

​

Wanneer er een Vaste Prijs gereed staat bij 'te factureren' en het project wordt gesloten, dan zal deze vaste prijs bij 'gereed' blijven staan. Wanneer je deze niet meer wilt factureren, kun je deze dienst afboeken. In het overzicht van 'te factureren' kun je zien dat het om een gesloten project gaat, omdat er (gesloten) achter staat.
​
Wanneer er op het project bij de dienst met vaste prijs nog geen factuurdatum of een datum in de toekomst staat, dan zal deze bij 'niet gereed' blijven staan. Ook wanneer het project wordt gesloten.
​
Let er daarom altijd op dat je diensten met een vaste prijs een facturatiedatum hebt meegegeven, hebt gefactureerd of hebt afgeboekt.
​

​

Wanneer er binnen een project abonnementsdiensten aanwezig zijn waarbij nog bedragen 'gereed' staan en het project wordt gesloten, dan wordt er niets meer getoond bij 'te factureren'. Wanneer het gesloten project weer een actief project wordt, zal alles met terugwerkende kracht 'gereed' komen te staan, als de diensten 'gereed' zouden moeten staan.
​
​Voorbeeld: Stel: het is vandaag 16 april 2021 en je hebt een maandabonnement met een begindatum van 1 maart 2021 waarbij nog niets is gefactureerd. Zowel de maand maart als april staan gereed bij 'te factureren'. Het project wordt vervolgens gesloten. Wanneer je dan naar 'te factureren' gaat, staat er niets meer gereed. Ook niet de cyclus 'maart'.
​

​

Wanneer er uren gereed staan bij 'te factureren' en het project wordt gesloten, dan blijven deze uren bij 'gereed' staan. Deze verdwijnen dus niet. Wanneer je deze uren niet meer wilt factureren, is het advies om deze uren af te boeken, zodat je een schoon overzicht hebt bij ‘te factureren’ en de uren ook niet meer declarabel zijn; je gaat ze immers niet factureren. In het overzicht van 'te factureren' kun je zien dat het om een gesloten project gaat, omdat er (gesloten) achter staat.
​
Wanneer er uren in de toekomst zijn ingepland of ze zijn nog niet volledig goedgekeurd om 'gereed' te mogen staan, dan zullen deze uren daar ook blijven staan als het project gesloten is.
​

​

Het is belangrijk om je projecten te sluiten, zodat je altijd een reëel overzicht van je lopende projecten en het onderhanden werk hebt. Het onderhandenwerk vervalt namelijk zodra je een project hebt gesloten. Hierdoor houd je gemakkelijk het overzicht of je voor je gesloten projecten wel of niet binnen je budgetten bent gebleven.
​
Simplicate biedt voor verschillende rapportages de optie om te filteren op actieve en gesloten projecten. Zo kun je in de rapportage Projectresultaat filteren op actieve of gesloten projecten. In de kolom Huidig resultaat PROJECTRESULTAAT, kun je het resultaat van de gesloten projecten terugzien (Omzet gefactureerd - Inkoop besteed - Kostprijs medewerker):

Maak je gebruik van de Inzichten-module? Dan heb je via Projecten - Resultaat gesloten projecten, een gedetailleerd overzicht van alle gesloten projecten met het projectresultaat (zowel in € als in %):

​

Het kan voorkomen dat het niet direct lukt om een project te sluiten of dat er nog openstaande diensten of taken aanwezig zijn.
​
​Taken
​
Het is goed om te weten dat bij het sluiten van een project de openstaande diensten of taken niet worden afgesloten. Controleer daarom altijd bij het sluiten van het project of er nog actieve diensten zijn of dat er nog taken in de Capaciteitsplanning openstaan die moeten worden afgerond.
​
​Uren en Kosten
​
Wanneer je het project hebt gesloten, is het niet meer mogelijk om hier uren of kosten op te schrijven. Ook wanneer er nog actieve diensten op het project staan, kun je hier niet meer op schrijven. Wanneer je het project hebt gesloten, is het ook niet mogelijk om uren of kosten die op het project geschreven zijn, te wijzigen of te verwijderen. Je lost dit op door het project weer (tijdelijk) op actief te zetten.
​
​Openstaande Offerte
​
Als de optie "In afwachting" bij de melding onderaan het project op "Ja" staat, kun je het project niet sluiten. Het project geeft dan de volgende melding:

Het kan zijn dat er aan het project geen gekoppeld salestraject is of er geen offerte is verstuurd. De foutmelding kan verholpen worden door de optie "In afwachting" op Nee te zetten en het project opnieuw te sluiten.