Het sluiten van projecten

Hoe ziet het proces van het sluiten van projecten er uit, wat zijn de gevolgen daarvan én hoe leer je van gesloten projecten:

Rienk Bouma avatar
Geschreven door Rienk Bouma
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Wanneer je alle werkzaamheden op een project hebt voltooid of simpelweg geen uren meer aan een project gaat besteden, heb je de mogelijkheid om een project te sluiten.

Gevolgen per facturatiemethode:

Binnen een project kun je verschillende type diensten aanmaken: Vaste Prijs, Abonnement of Nacalculatie. Maar wat doet het sluiten van je project(en) met de verschillende diensten in combinatie met de facturatiemodule? Worden deze bijvoorbeeld nog wel getoond bij 'te factureren' als er nog iets klaarstaat om te factureren op deze dienst?

Vaste prijs

Wanneer er een Vaste Prijs gereed staat bij 'te factureren' en het project wordt gesloten dan zal deze Vaste Prijs bij 'gereed' blijven staan. Wanneer je deze niet meer wilt factureren kun je deze dienst afboeken. In het overzicht van 'te factureren' kun je zien dat het om een gesloten project gaat, omdat er (gesloten) achter staat.

Wanneer er op het project bij de Vaste Prijs dienst nog geen factuurdatum of een datum in de toekomst staat, dan zal deze bij 'niet gereed' blijven staan. Ook wanneer het project wordt gesloten.

Abonnement

Wanneer er binnen een project Abonnementsdiensten aanwezig zijn waarbij nog bedragen 'gereed' staan en het project wordt gesloten, dan wordt er niets meer getoond bij 'te factureren'. Wanneer het gesloten project weer een actief project wordt, zal alles met terugwerkende kracht 'gereed' komen te staan, als de diensten 'gereed' zouden moeten staan.

Voorbeeld: Stel: het is vandaag 16 april 2021 en je hebt een maandabonnement met een begindatum van 1 maart 2021 waarbij nog niets is gefactureerd. Zowel de maand maart als april staan gereed bij 'te factureren'. Het project wordt vervolgens gesloten. Wanneer je dan naar 'te factureren' gaat, staat er niets meer gereed. Ook niet de cyclus 'maart'.

Nacalculatie

Wanneer er uren gereed staan bij 'te facturen' en het project wordt gesloten, dan blijven deze uren bij 'gereed' staan. Deze verdwijnen dus niet. Wanneer je deze uren niet meer wilt factureren, is het advies om deze uren af te boeken, zodat je een schoon overzicht hebt bij ‘te factureren’ en de uren ook niet meer declarabel zijn; je gaat ze immers niet factureren. In het overzicht van 'te factureren' kun je zien dat het om een gesloten project gaat, omdat er (gesloten) achter staat.

Wanneer er uren in de toekomst zijn ingepland of ze zijn nog niet volledig goedgekeurd om 'gereed' te mogen staan, dan zullen deze uren daar ook blijven staan als het project gesloten is.

Let op:

  • Je kan een project niet sluiten wanneer er nog taken gepland staan in de huidige week of in de toekomst. Je lost dit op, door deze onder het tabblad planning te verwijderen op het project.

  • Wanneer je het project hebt gesloten, is het niet meer mogelijk om hier uren op te schrijven. Ook wanneer er nog actieve diensten op het project staan, kun je hier geen uren meer op schrijven. Je lost dit op, door het project weer (tijdelijk) op actief te zetten.

  • Wanneer je het project hebt gesloten, is het ook niet mogelijk om uren die op het project geschreven zijn, te wijzigen of te verwijderen. Je lost dit op, door het project weer (tijdelijk) op actief te zetten.

Resultaten van gesloten projecten

Het is belangrijk om je projecten te sluiten, zodat je altijd een reëel overzicht van je lopende projecten en het onderhandenwerk. Het onderhandenwerk vervalt namelijk zodra je een project hebt gesloten. Hierdoor houd je gemakkelijk het overzicht, of je voor je gesloten projecten wel of niet binnen je budgetten bent gebleven.

Simplicate biedt voor verschillende rapportages, de optie om te filteren op actieve en gesloten projecten. Zo kun je in de rapportage Projectresultaat, filteren op actieve of gesloten projecten. In de kolom Huidig resultaat PROJECTRESULTAAT, kun je het resultaat van de gesloten projecten terugzien (Omzet gefactureerd - Inkoop besteed - Kostprijs medewerker):

Maak je gebruik van de BI-module? Dan heb je via Projecten - Resultaat gesloten projecten, een gedetailleerd overzicht van alle gesloten projecten met het projectresultaat (zowel in € als in %):

Was dit een antwoord op uw vraag?