Wanneer gebruik je welke optie en wat zijn de consequenties? Dat lichten we in dit artikel toe.

Medewerker uurtarief versus urensoort uurtarief: Welke optie past bij jullie organisatie?

In Simplicate zijn er twee manieren om tarieven te hanteren: 'medewerker uurtarief' en 'urensoort uurtarief'. In dit artikel leggen we uit wanneer je welke optie kunt gebruiken en wat de consequenties zijn.

In Simplicate werken we met diensten, die we vertalen naar een dienstenconcept. Hieraan koppelen we urensoorten en kostensoorten: urensoorten zijn de werkzaamheden/rollen die we zelf kunnen uitvoeren, en kostensoorten zijn de werkzaamheden/rollen die we uitbesteden (bijvoorbeeld inhuur van derden).

Elke urensoort heeft een tarief, waarmee we de kosten van de te leveren dienst kunnen begroten. Om te bepalen of je 'medewerker uurtarief' of 'urensoort uurtarief' moet kiezen, stel je de volgende vraag: verandert het tarief van de urensoort (van het werk of de in te zetten rol) als een andere medewerker dezelfde werkzaamheden uitvoert?

Optie 1. Medewerker uurtarief

Is het antwoord 'ja', dan is 'medewerker uurtarief' logisch. In dat geval hanteert Simplicate een tarief dat aan de medewerker is gekoppeld, ongeacht de uitgevoerde werkzaamheden. Uiteraard kun je dit tarief per dienst aanpassen.

Voorbeeld: twee medewerkers met verschillende uurtarieven schrijven uren op hetzelfde project en op dezelfde dienst en urensoort.

Medewerker 1 heeft een uurtarief van €100,- p/u

Medewerker 2 heeft een uurtarief van €90,- p/u

Afhankelijk van de medewerker die uren op dienst schrijft, zal het tarief van het geschreven uur worden bepaald.

Optie 2. Urensoort uurtarief

Is het antwoord 'nee', dan hebben werkzaamheden/rollen vaak een vast tarief, ongeacht wie ze uitvoert. In dat geval kies je voor 'urensoort uurtarief'.

Voorbeeld: twee medewerkers schrijven uren op hetzelfde project en op dezelfde dienst en urensoort.

Afhankelijk van het tarief dat er staat ingesteld op de urensoort zal het tarief van het geschreven uur worden bepaald. Als er bijvoorbeeld een senior en een junior op dezelfde urensoort schrijven, dan zal het verkooptarief hetzelfde zijn.

Let op: Vaak gebruik je maar één van de twee opties, kies slechts één optie in de instellingen om fouten te voorkomen. Dit kun je instellen in Simplicate bij de instellingen > projecten > algemene projectinstellingen > te kiezen uurtarieven bij aanmaken nieuw project.

In sommige situaties verschillen de tarieven per medewerker en per urensoort:
Voor medewerker X hanteren we bijvoorbeeld voor urensoort A €100 en voor urensoort B €120. Voor medewerker Y zijn de tarieven respectievelijk €90 en €110.

Als je 'medewerker uurtarief' gebruikt, moet je meerdere diensten aanmaken om de juiste tarieven per dienst in te stellen. Dit is niet ideaal, aangezien je eigenlijk maar één dienst levert, maar nu meerdere diensten moet beheren. Bovendien moet de medewerker opletten dat bij tijdsregistratie de juiste dienst wordt geselecteerd.

Als je 'urensoort uurtarief' gebruikt, los je dit op door meerdere urensoorten aan te maken, bijvoorbeeld een 'senior [urensoort]' en een 'medior [urensoort]'. Dit kan echter leiden tot een groot aantal urensoorten, wat uitdagingen met zich meebrengt. Medewerkers moeten duidelijk weten welke urensoort ze moeten selecteren bij tijdsregistratie, omdat dit het tarief bepaalt. Hoe meer urensoorten, hoe groter de kans op een foutieve registratie. Als je nog niet weet welke medewerker de werkzaamheden gaat uitvoeren, moet je met een gemiddeld uurtarief begroten en later de juiste urensoorten toevoegen voor de registratie.

Bij 'medewerker uurtarief' kun je het standaardtarief van de medewerker aanpassen per dienst. Om dit te realiseren, moet je de medewerker eerst aan het project toevoegen, waardoor andere medewerkers geen uren/kosten meer op dat project kunnen registreren. Je kunt naast individuele medewerkers ook 'teams' aan het project toevoegen, zodat alle medewerkers in het team aan het project kunnen werken en per dienst het tarief kan worden aangepast.

Let op: Als je 'medewerker uurtarief' gebruikt, is het niet mogelijk om het budget van het project automatisch te laten berekenen door Simplicate. Je moet het budget handmatig opstellen, aangezien er geen tarief per urensoort beschikbaar is. In de salesmodule kun je wel gewoon met de tarieven van de urensoorten budgetteren.

Als je 'medewerker uurtarief' gebruikt en ook de capaciteitsplanning, is het lastig om te zien wanneer je jouw budget in waarde (€) hebt ingepland. In de capaciteitsplanning wordt namelijk alleen een urenbudget weergegeven, geen budget in waarde.