Volledig tijdschrijven en de volledigheid bewaken. Waarom is het zo belangrijk dat iedereen volledig tijd schrijft?
Stel je voor dat je in een magazijn werkt en random producten uit de stellingen trekt, meegeeft aan de klant, maar dit nergens registreert...
Zo is het ook voor de registratie van tijd. Als iedereen maar wat doet en er geen idee is hoeveel tijd er is besteed, dan weet je nooit of je wel voldoende in rekening hebt gebracht.
Daarom adviseren wij: schrijf zo volledig mogelijk je tijd. Dit is de enige manier om te ontdekken waar uren weglekken en zo leer je verbeteringen door te voeren.
Een aantal situaties
Factureer je op basis van nacalculatie, dan is de registratie onmisbaar: geen uren = geen omzet, dus daar zal niemand bezwaar tegen maken.
Factureer je op basis van een vaste prijs of abonnement, dan is die urgentie minder. Je hebt tóch een prijs afgesproken. Maar kwam die prijs ook uit en blijf je binnen budget? Je weet het alleen als je volledig tijd schrijft.
Ga je over budget? Registreer dan altijd alsnog de daadwerkelijke tijd. Pas dan heb je het eerlijke verhaal en kun je er lering uit trekken. Voorkom dat die uren op interne projecten worden geboekt, dan raken ze uit beeld!
Tips 💡
Creëer een open en eerlijke cultuur waar mensen zich veilig voelen om hun uren te verantwoorden. Het is bedoeld om te leren, niet om te controleren.
Door medewerkers te betrekken in de (omzet)doelstellingen van het bedrijf, wordt het ook leuk om die na te streven en verbeteringen door te voeren. Medewerkers voelen zich hierdoor extra verantwoordelijk voor het resultaat.
Met een goede urenregistratie zie je waar tijd weglekt én wat de grootste overheadpost is.
Door tijdig tijd te schrijven, kun je ook tijdig factureren. Uiteindelijk wil je zo snel mogelijk de tijdsbesteding dekken met gefactureerde omzet.
Voorkom uitstel en schrijf bij voorkeur dagelijks je tijd. Hoe frequenter je dit doet, hoe beter je de besteding van tijd weet.
Controleer binnen je bedrijf wekelijks de uren op juistheid en compleetheid, om uren niet uit het oog te verliezen.
Check in onderstaand artikel de mogelijkheden voor urencontrole 🕐
Of bekijk onderstaande video, waarin Jorrit je meeneemt in het controleren van uren in Simplicate 📹Compleetheid is cruciaal, anders zijn KPI's en rapportages onbetrouwbaar.
Door tijdens de controle de urenregistratie te 'bevriezen' voorkom je wijzigingen in het verleden en worden rapportages pas betrouwbaar.
Voorbeeld
Je bent projectleider en checkt de budgetten binnen je project. Het ziet er goed uit, je bent op 50% van het werk en de besteding zit ook op de helft van wat je hebt begroot. Tot je er achter komt dat een deel van je collega's zijn/haar tijd niet heeft geschreven vorige week.
Gevolg: die 50% is in werkelijkheid 75%! Als mensen niet volledig en frequent tijdschrijven, zijn cijfers onbetrouwbaar en verlies je je omzet uit het oog.