Dit geeft een actueel overzicht van de concrete sales pipeline, waardoor de conversie kan worden verbeterd, de scoringskansen kunnen worden vergroot en zodoende meer omzet kan worden behaald.

Om zoveel mogelijk uit de sales-module te kunnen halen, dien je goed na te denken over de volgende zaken:

Juiste stappen in de voortgang definiëren

De voortgang van een salestraject geeft aan in welke fase van het salesproces de (potentiële) klant zich bevindt. Elke succesvolle stap in het sales proces dient aangemaakt te worden als voortgang. Welke stappen dit zijn, hangt af van het type organisatie en de manier waarop het salesproces is ingericht. 

Naast het definiëren van de voortgangen in het salesproces, is het ook slim om van tevoren te bepalen welke scoringskans van toepassing is op de desbetreffende voortgang. Door de scoringskans vervolgens op te nemen in de omschrijving, waarborg je dat elke salesmedewerker de juiste scoringskans per fase invult en niet zelf een scoringskans toekent (die wellicht niet representatief is). De voortgang, bijbehorende kleuren en scoringskansen kun je vormgeven via Instellingen > Sales > Voortgang:

Verwachte omzet en scoringskans vullen

Voor een realistisch beeld in de KPI's is het noodzakelijk om de verwachte omzet en de scoringskans van elke sales goed in te vullen en bij te houden.

Met behulp van de voortgangsbalk kan bijgehouden worden in welke fase een salestraject zit. Deze voortgangsbalk is opgebouwd op basis van voortgangsfases die in de instellingen zijn ingevuld in Simplicate.

Uiteindelijk wordt een salestraject 'Geaccepteerd' of 'Verloren'. Dit staat echter los van de voortgangfase waarin het traject zich bevindt.

Beide opties zullen we hieronder uitgebreid toelichten, waarbij aangegeven wordt welke mogelijkheden je hebt nadat een sales geaccepteerd of afgewezen is.

Accepteren van een sales

Nadat de klant akkoord heeft gegeven op de uitgestuurde offerte, kun je het salestraject accepteren door op het bolletje 'Geaccepteerd' te klikken, zoals hieronder weergegeven. Het is dus niet nodig om elke fase van het traject te doorlopen alvorens het traject te accepteren.

Nadat op dit groene vinkje is geklikt, komt het volgende scherm in beeld en kan er een keuze gemaakt worden:

De opties die zichtbaar worden bij 'Reden sales gescoord' kunnen zelf bedacht en uitgebreid worden door deze in de instellingen aan te maken.

Als de reden en de relatiesoort zijn ingevuld, kun je in het volgende scherm de volgende keuzes krijgen:

Per keuze die hier staat, lichten we kort toe welke opties er zijn als je voor die optie kiest.
​
​Acceptatie | Geen verdere acties

Kies je voor 'Geen verdere acties' dan accepteer je het salestraject zonder dat je hier verder tijd in hoeft te steken. Deze optie gebruik je bijvoorbeeld als er 'oude' salestrajecten overgezet worden vanuit een ander programma naar Simplicate, zodat je historie kunt bewaren in Simplicate.
​
​Acceptatie | Maak direct een conceptfactuur

Indien je geen uren of kosten wil gaan registreren, maar er wel een factuur naar de klant gestuurd moet worden dan kies je voor deze optie. Deze optie is alleen beschikbaar indien je gebruik maakt van facturatiemethode 'Vaste Prijs'. 

De conceptfactuur kan dan verder aangepast worden naar wens en vervolgens naar de klant verstuurd worden.
​
​Acceptatie | Maak een nieuw project aan
​
Indien er nog geen project gestart is met deze klant, maar er dienen wel uren geschreven te worden dan kun je kiezen voor deze optie.

Als voor deze optie gekozen wordt, kom je vervolgens in het volgende scherm terecht:

Alle lege velden kunnen ingevuld worden en nadat dit gebeurd is, kan er gekozen worden voor 'Toevoegen'. Het project kan daarna verder bewerkt en aangevuld worden naar wens.
​
​Acceptatie | Voeg toe aan een bestaand project

Deze optie kies je op het moment dat een klant gevraagd heeft om een offerte inzake extra werkzaamheden die gedaan moeten worden op een project. Deze optie is dus alleen beschikbaar als er reeds een project bestaat is voor de klant.
​
Indien de klant akkoord gaat met het meerwerk, kan deze aanvullende dienst toegevoegd worden op het project. Als je voor deze optie kiest, verschijnt er een keuzemenu waarin alle actieve projecten van deze klant zichtbaar worden, inclusief projectnummer (indien er gewerkt wordt met projectnummering).

Kies je vervolgens voor de groene knop 'Ok', zullen aangemaakte diensten in het salestraject worden overgenomen op het geselecteerde project.

Verloren salestrajecten

Het komt helaas wel eens voor dat je een salestraject verliest. Mocht je niet tot een akkoord komen met de potentiële klant, dien je de voortgangsbalk te verplaatsen naar het rode kruisje:

Als je kiest voor 'Verloren', kom je in het volgende scherm terecht:

Zoals je hierboven ziet, kun je de 'Reden sales verloren' invullen, maar daarnaast ook 'Verloren aan concurrent'. Indien je kiest voor 'Verloren aan een concurrent', dien je de desbetreffende concurrent natuurlijk wel als relatie opgevoerd te hebben in Simplicate.
​
​Bron vullen
​
Door bronnen te gebruiken en te onderhouden kan er een goed beeld verkregen worden waar jouw leads precies vandaan komen. Voor de (her)verdeling van het marketing/sales budget kan dit erg waardevol zijn. Op deze manier kan bijvoorbeeld geconstateerd worden dat een bepaalde marketingcampagne veel leads oplevert, en is het wellicht het overwegen waard om hier meer budget voor vrij te maken. Meer over bronnen en het beheren van bronnen vind je in dit artikel.

Invoeren verwachte einddatum sales

Het invullen van een einddatum op een salestraject is belangrijk om in de rapportage 'Sales funnel' te zien wanneer je eventuele sales verwacht. De rapportage kijkt naar de einddatum van salestrajecten om te bepalen in welke maand je verwacht dat er salestrajecten worden geaccepteerd. Dus stel je voert als einddatum in: 20-02-2020. Dan wordt de verwachte omzet in de rapportages in de maand februari laten zien. Voer je geen datum in? Dan komt de omzet op de laatste kolom "Geen datum".