Snel leren hoe je verlofsoorten kunt instellen? Bekijk dan onderstaande video.
Verlofsoorten beheren
Om je verlofsoorten te beheren, ga je naar Instellingen > HRM > Verlofsoort.
Zodra je op 'Verlofsoort' klikt, zie je een overzicht van alle verlofsoorten. Simplicate heeft standaard de gangbare verlofsoorten toegevoegd. In dit overzicht zie je welke verlofsoorten er bestaan in jouw omgeving, of er een workflow aan de verlofsoort is gekoppeld voor het eventueel goed- of afkeuren van verlof en of de verlofsoort is geblokkeerd of niet. Via de knop '+ Nieuw' rechtsboven kun je zelf nieuwe verlofsoorten toevoegen.
Klik je op een verlofsoort, dan zie je onderstaande opties:
Omschrijving verlofsoort
Hier geef je zelf een omschrijving aan van het type verlofToon verlofsoort in saldo
Wil je dat bij gebruik van een verlofsoort het opgenomen verlof ook van het verlofsaldo afgetrokken wordt? Dan vink je deze optie aan (gaat het om 'Feestdagenverlof', dan kies je hier logischerwijs niet voor)Verlofaanvraag goedkeuren
Wil je een workflow koppelen aan de verlofsoort, zet deze instellingen dan op 'ja'Workflow voor goedkeuren
Hier selecteer je de workflow die je wilt gebruiken voor het goed- en/of afkeuren van verlof. Standaard beschik je over de workflow 'Verlofaanvraag'. Je hebt echter de volledige vrijheid om zelf een workflow te bouwen, of deze bestaande workflow te wijzigen. Sowieso adviseren wij om deze workflow kritisch te bekijken en de leidinggevende en medewerker standaard op te nemen. Hier lees je hoe je een workflow bouwt >Status wijzigen in akkoord
Je selecteert hier een actie binnen de gekozen workflow. Zodra je in de praktijk op deze actie klikt in de workflow, veranderd automatisch de status van het verlof in goedgekeurd.Status wijzigen in afgewezen
Je selecteert hier een actie binnen de gekozen workflow. Zodra je in de praktijk op deze actie klikt in de workflow, verandert automatisch de status van het verlof in 'Afgewezen'.Geblokkeerd
Zodra je dit vinkje aanzet, dan kan deze verlofsoort niet meer geselecteerd worden bij het registreren van verlof.
De workflow wordt (als je dit zo hebt ingesteld in de 'Workfloweditor') automatisch naar de leidinggevende van een medewerker gestuurd. Op het tabblad 'Medewerker' in de HRM-module, zie je daarom het veld 'leidinggevende' terugkomen. Dit moet ingevuld worden, om de workflow ook daadwerkelijk te kunnen laten starten.
Rechten toekennen m.b.t. het registreren van verlof
Voordat een medewerker verlof kan registreren, raden we aan om eerst het verlofsaldo van de medewerker bij te boeken. Via rechten per gebruikersgroep kun je bepalen welke gebruiker verlofrecht mag toekennen aan een medewerker.
Je kunt verlofrecht per medewerker bijboeken in de HRM-module. Klik op de medewerker in kwestie en ga naar het tabblad 'Verlof'. Klik rechtsboven op "Nieuw" en vul de gegevens in:
Of je kunt in één keer verlofsaldo toekennen aan een selectie van medewerkers. Voor meer informatie hierover klik op de knop hieronder:
Daarnaast is het noodzakelijk om het rooster van de medewerker in te vullen. Op basis van het rooster zal Simplicate namelijk automatisch berekenen of en hoe geschreven verlof verrekend moet worden. Wanneer een medewerker geen roosteruren heeft op maandag en de medewerker registreert verlof op deze dag, dan weet Simplicate op basis van het rooster dat deze uren niet van het verlofsaldo gehaald dienen te worden.
Je kunt per medewerker in HRM het rooster invullen:
