Aan elke dienst die je toevoegt, koppel je een factuurmethode. Een dienst in Simplicate is als het ware een (prijs)afspraak die je zowel op de offerte als op de factuur kunt zetten. Als accountant adviseer je over financiële zaken. Ook bied je wellicht het samenstellen of controleren van een jaarrekening aan. Ander voorbeeld: als internetbureau bouw en onderhoud je een website. Of: als marketingbureau bied je Google AdWords en SEO- optimalisatie aan.

Waarschijnlijk kun je voor jouw bedrijf een hele serie diensten bedenken. Die ga je allemaal in kaart brengen en in Simplicate aanmaken als diensten. De vraag is vervolgens: hoe factuur ik dit vervolgens?

Factuurmethodes

Elke dienst die je verleent, kan op drie manieren worden gefactureerd: tegen een vaste prijs, op abonnement en op basis van nacalculatie.

Je zou een vaste prijs kunnen afspreken, die je eventueel in termijnen factureert. Voor een eenmalige dienst, zoals het bouwen van een website kun je dat doen, maar zou je ook op uurbasis kunnen werken. Zit er regelmaat in de dienstverlening, dan kun je denken aan een abonnementsvorm – je klant neemt elke maand een vast aantal uren van je af.

Het maakt met het dienstenconcept van Simplicate niet uit wat je met de klant afspreekt: abonnement, vaste prijs en/of nacalculatie. Het is allemaal mogelijk en bovendien te combineren. Zo kun je de AdWords-dienst in een abonnement gieten en het SEO-werk per uur factureren. Je combineert alle afspraken en maakt dus in dit voorbeeld twee diensten aan: een voor het abonnement en een voor de nacalculatie.

Vaste prijs

Wanneer je de dienst in één keer (of in termijnen) wilt factureren volgens een vaste afgesproken prijs, dan kies je voor de factuurmethode vaste prijs. 

De prijs van een vaste prijs dienst kan je op meerdere manieren bepalen:

  • ALS je geen uren en of kosten wilt registreren, DAN: aantal x tarief = totaalprijs
    In dit voorbeeld maak je dus een dienst aan om iets te kunnen factureren. Je kunt hier dus geen uren of kosten op registreren.
  • ALS je uren en/of kosten wilt registreren, DAN: wordt de prijs automatisch berekend op basis van het totaal van de uren en/of kosten. Let op: je kunt hier altijd nog vanaf wijken.

Deze vaste prijs dienst kun je in één keer factureren. Dat doe je door een datum te vullen bij 'te factureren vanaf'. Vul deze datum op het moment dat je zeker weet dat je de factuur ook echt kan factureren. Weet je dit (nog) niet zeker, laat dit veld dan open. Zo lang dit veld niet gevuld is, of als de datum in de toekomst staat, zul je deze dienst in de factuurmodule terug zien komen bij 'te factureren', onder 'nog niet gereed voor facturatie'. Dat is namelijk de extra check, zodat je nooit vergeet iets te factureren. Zodra je de datum vult en dit is in het verleden (t/m vandaag) zal deze dienst automatisch onder 'gereed voor facturatie' komen te staan, zodat je dit op een conceptfactuur kunt zetten.
De datum die je hier vult heeft daarnaast ook betrekking op de omzetprognose. Dit bedrag wordt namelijk in die maand in de prognose gezet. Als het veld niet gevuld is met een datum, dan zal de omzetprognose deze vaste prijs dienst vullen in de kolom 'datum onbekend'.

De vaste prijs dienst kun je ook in termijnen factureren. In dat geval vink je Factureren in termijnen aan. Nadat je op opslaan hebt geklikt, zie je naast het tabblad diensten, het tabblad termijnen toegevoegd worden.

Nadat je de termijnen hebt gegenereerd, hoef je alleen nog maar de data te vullen. De facturen worden vervolgens automatisch klaargezet bij 'te factureren'. Ook hier geldt: vul de data op het moment dat je zeker weet dat je de termijnen kan factureren. Weet je dit (nog) niet zeker, laat dit veld dan open. Zo lang dit veld niet gevuld is, of als de datum in de toekomst staat, zul je deze dienst in de factuurmodule terug zien komen bij 'te factureren', onder 'nog niet gereed voor facturatie'. Dat is namelijk een extra check, zodat je nooit vergeet iets te factureren. Zodra je de datum vult en dit is in het verleden (t/m vandaag) zal deze dienst automatisch onder 'gereed voor facturatie' komen te staan, zodat je dit op een conceptfactuur kunt zetten.  
De datum die je in de termijnen vult heeft daarnaast ook betrekking op de omzetprognose. Dit bedrag wordt namelijk in die maand in de prognose gezet. Als het veld 'factuurdatum' niet gevuld is, dan zal de omzetprognose dit bedrag vullen in de kolom 'datum onbekend'.

Budget: berekening van uren & kosten

De uren en/of kosten die je budgetteert op een vaste prijs dienst is het totaal dat je intern begroot voor de vaste prijs afspraak. Let wel: dit is je interne budget. De vaste prijs is namelijk hetgeen je factureert. Dus of je nou meer of minder uren maakt dan hetgeen je begroot hebt, dit heeft geen invloed op de factuur. Wil je de extra gemaakte uren alsnog factureren, dan zal je hiervoor een extra dienst aan moeten maken.

Abonnement

Wanneer je de dienst periodiek verleent (factureert) tegen een bepaald bedrag, dan kies je voor de factuurmethode abonnement. De eerstvolgende keuze is de cycli: 

  • Per maand
  • Per kwartaal
  • Per half jaar
  • Per jaar

Nadat je de cyclus hebt geselecteerd, bepaal je of je uren en/of kosten wilt registreren en bepaal je de prijs van het abonnement: aantal x prijs = totaal. Het totaalbedrag wordt vervolgens elke cyclus weer automatisch als factuur voor je klaargezet. Wanneer (vooraf of achteraf) en de manier van berekening bepaal je eenmalig in de instellingen. Klik daarvoor door naar dit artikel >

Zo lang de einddatum van een abonnementsdienst niet gevuld is, zal Simplicate automatisch facturen klaar blijven zetten. 

Budget: berekening uren & kosten

Los van de prijs die je hebt bepaald voor het abonnement, bepaal je middels de uren- & kostensoorten wat je interne budget is. Het budget dat je hier vult is het budget per cyclus. Gaat het dus om een maandabonnement, dan vul je hier ook het budget in per maand. Simplicate zal dat namelijk automatisch elke cyclus bijwerken (ophogen), zodat je altijd op totaalniveau je projecten kan managen. 

Nacalculatie

Wanneer je hebt afgesproken je dienstverlening te factureren op basis van het daadwerkelijk aantal gemaakte uren, dan kies je voor de factuurmethode nacalculatie. 

Budget: uren & kosten

Je voegt uren- en kostensoorten toe om de tarieven te bepalen (wat doe je tegen welk uurtarief en wat is je marge op inkoop) en om eventueel een budget te bepalen. Let wel: dit is puur een richtlijn, zodat je je project kan managen. Omdat je de factuurmethode nacalculatie hebt geselecteerd, zullen alle geregistreerde uren en/of kosten automatisch klaar worden gezet bij de factuurmodule. Of dit nu onder of over budget is. Per urensoort kun je eventueel nog het vinkje 'factureren' uitzetten. Alle uren die je hier op registreert, worden niet meegenomen in de facturatie en worden dus niet als 'declarabel' gezien. En ook hier geldt: alle uren en/of kosten in de toekomst, zul je in de factuurmodule terug zien komen bij 'te factureren', onder 'nog niet gereed voor facturatie'. Alles in het verleden (t/m vandaag) zal automatisch onder 'gereed voor facturatie' komen te staan, zodat je dit op een conceptfactuur kunt zetten. Met betrekking tot nacalculatie kun je hier nog urencontrole aan toevoegen, zodat je na controle pas uren kunt factureren. Klik voor meer informatie door naar dit artikel >

Combineren van factuurmethodes

Per project kun je zoveel diensten toevoegen als je wilt met alle factuurmethodes. Zo kun je dus meerdere prijsafspraken maken en dit binnen één project managen en factureren.

Factuurmethode wijzigen

Bij het aanmaken van een dienst wordt er onder water op basis van de gekozen factuurmethode allerlei zaken aangemaakt (lees: budgetten, facturen etc.). Om die reden kun je dus achteraf nooit een factuurmethode wijzigen. Denk dus goed na welke factuurmethode je selecteert en raadpleeg bij twijfel onze support.

Het verschil tussen een maandabonnement en vaste prijs in 12 termijnen

Heeft u het antwoord gevonden?