Werk je met Microsoft Office 365 / Exchange en Outlook en wil je koppelen met Simplicate om snel en eenvoudig bedrijven, (contact)personen en/of e-mails vast te leggen? Lees onderstaande instructie dan goed door om te weten hoe het werkt.

Outlook add-in installeren

De Outlook add-in wordt ondersteund vanaf Outlook 2013 of hoger en werkt op de platformen van Mac, Windows en via Outlook Web Access.

Het is daarnaast van belang dat je gebruikt maakt van Office 365, Exchange Online, Exchange Server 2013 of nieuwer. Daarnaast worden e-mailaccounts van Outlook.com en Hotmail ondersteund.

Er zijn vervolgens 2 opties hoe je de add-in kunt installeren:

De Outlook add-in installeren in Office 365

Klik allereerst op onderstaande link om naar de appstore van Microsoft te gaan:

https://appsource.microsoft.com/en-us/product/office/WA104381414?src=office&tab=Overview 

Klik op 'get it now' en installeer de extensie. 

Nadat je de extensie hebt geïnstalleerd, kun je dat ter bevestiging terugzien bij de invoegtoepassingen zoals onderstaande afbeelding weergeeft:  

Hoe werkt de integratie met Outlook?

Wanneer je een e-mailbericht opent, zie je nu steeds het Simplicate logo rechtsboven terugkomen. Zodra je hier op klikt, moet je de allereerste keer eerst even inloggen om jou als gebruiker en de omgeving waarin je werkt te herkennen: 

De matching vindt plaats op basis van het e-mail adres van de CRM relatie (bedrijven en personen) en het domein van de website (bedrijven). 


Let op:
Om te voorkomen dat niet relevante personen en bedrijven worden herkend worden e-mail adressen van de volgende domeinen genegeerd bij het automatisch vinden van bedrijven of personen:
'@outlook.com', '@outlook.nl', '@gmail.com', '@gmail.nl', '@hotmail.com', '@hotmail.nl',    '@google.com',  '@google.nl', '@yahoo.com', '@yahoo.nl', '@me.com', '@me.nl',    '@live.com', '@live.nl', '@icloud.com', '@icloud.nl'.

Des gewenst kunnen personen en/of bedrijven met een dergelijk e-mail adres wel handmatig opgezocht:

Bedrijven toevoegen aan CRM 

Zodra je eenmaal bent ingelogd, wordt op basis van alle gevonden e-mailadressen in de e-mail, suggesties gegeven voor nieuwe toe te voegen bedrijven en/of (contact)personen. 

Staat het bedrijf nog niet in Simplicate CRM, dan kan je het vanuit hier toevoegen aan CRM. Je klikt op 'Toevoegen' en bepaalt de omschrijving (naam) van het bedrijf en de relatiesoort:

Contactpersoon toevoegen aan bedrijf 

Naast het toevoegen van een bedrijf, is het ook mogelijk een persoon toe te voegen in Simplicate CRM. Dit werkt op dezelfde wijze als het toevoegen van een bedrijf. Zodra je dit hebt gedaan, kun je bij het bedrijf ervoor kiezen om de persoon te koppelen als contactpersoon bij dit bedrijf. Nadat je dit hebt gedaan kun je ook de functie en het telefoonnummer toevoegen:

Vastleggen van een e-mail 

Nadat de integratie één of meerdere bedrijven en/of (contact)personen heeft herkend, kan je het e-mailbericht gaan vastleggen op de tijdlijn. 

Bovenin zie je de gekoppelde bedrijven en/of (contact)personen. Je kunt hier aangeven waar je de e-mail vast wilt leggen. Zodra je dit hebt aangevinkt, klik je op 'Email vastleggen op tijdlijnen': 

De e-mail wordt op dit moment direct op de tijdlijn(en) in Simplicate CRM vastgelegd.

Rechten in Outlook - Simplicate

Let op: afhankelijk van jouw rechten in Simplicate, mag je een bedrijf en/of (contact)persoon wel of niet toevoegen. Lukt het dus niet om iets toe te voegen, check dan intern eerst even goed of je wel over de juiste rechten in Simplicate beschikt. 

Heeft u het antwoord gevonden?