Een workflow stuurt een proces aan waarin medewerkers in een vaste volgorde stappen oppakken.
Bij het maken van een workflow bepaal je allereerst welke stappen onderdeel uitmaken van het proces. Per stap bepaal je de acties die hierop ondernomen kunnen worden en wat op basis van deze acties de vervolgstappen zijn.
We adviseren om dit proces, voordat je een workflow in Simplicate bouwt, eerst volledig op papier (of een flowchart etc.) uit te schrijven.
Workflows aanmaken
Voor het toevoegen of wijzigen van een workflow in Simplicate, ga je naar Instellingen > Algemeen > Workflows. Klik op '+ Nieuw' om een nieuwe workflow aan te maken, of klik op een bestaande workflow om deze aan te passen.
In dit overzicht is ook zichtbaar hoe vaak een workflow gestart is en hoe veel workflows nog niet zijn afgerond.
Elke workflow bevat een naam en toelichting. Dit zie je terug in het overzicht met alle workflows wanneer je een nieuwe workflow wil starten:
Je kunt de workflow in een workflowgroep zetten. Dit betekent dat je in het overzicht van alle workflows de workflows 'groepeert'. Wanneer een workflow niet langer gebruikt wordt, dan kun je de workflow het beste blokkeren. Het verwijderen van een workflow is alleen mogelijk wanneer deze nog nooit is gebruikt in verband met gekoppelde historie.
Tip: Als je een nieuwe workflow maken die heel erg lijkt op een andere workflow, of als je wil werken aan een workflow waarvan je een back-up wil bewaren, dan heb je de mogelijkheid om elke workflow, inclusief stappen en acties te dupliceren.
De workflow editor
In de workflow editor wordt de daadwerkelijke workflow gebouwd. Een workflow bestaat altijd uit 2 onderdelen, namelijk: stappen & acties.
Stappen zijn werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd (de letterlijke stap). Denk bijvoorbeeld aan het beoordelen van een offerte, het terugbellen van een klant etc.
Met een actie geef je vervolgens aan of en hoe een stap is uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan de optie of een offerte wel of niet is goedgekeurd, is de klant teruggebeld, of was de klant niet bereikbaar?
Je hebt dus altijd een stap met daarop één of meerdere acties (het is altijd een OF keuze, dus OF de ene actie OF de andere actie). Aan een actie koppel je vervolgens weer een (vervolg)stap. En zo kun je een heel simpel tot een super uitgebreid proces in een workflow bouwen.
1: Dit is een stap.
2: Dit is een actie.
3: Dit is een vervolgstap die je als vervolgstap kan selecteren bij een actie.
4: Hier selecteer je één of meerdere medewerkers voor de stap.
5: Hier kun je de visuele volgorde van de stappen veranderen.
Stappen
Bij elke stap stel je de volgende gegevens in:
De omschrijving van de stap
Wees hier zo duidelijk mogelijk en hou het simpel.Normtijd voor deze stap
Hoeveel tijd (uren) geef je voor het uitvoeren van de stap? De tijd start op het moment dat de stap bij iemand komt te 'hangen'.E-mail naar medewerker
Wanneer je dit aanvinkt, ontvang de medewerker een e-mailnotificatie op het moment dat de stap bij diegene komt te 'hangen'.Selecteer medewerker voor deze stap
Als een stap altijd bij dezelfde medewerker(s) terecht moet komen, dan kun je bij 'Selecteer medewerker voor deze stap' hier één of meerdere medewerkers of rollen selecteren. Op dat moment hoef je dit dus nooit meer handmatig te doen.Verander medewerker
Op basis van 'Selecteer medewerker voor deze stap' kun je middels dit vinkje het wel of niet mogelijk maken om hier vanaf te wijken. Als je dit vinkje aanzet, dan kun je hier dus wel van afwijken.Stap overdraagbaar
Wanneer een stap bij iemand 'hangt', kan je middels deze instelling het mogelijk maken om de stap alsnog aan iemand anders over te dragen.
Acties
Aan een stap koppel je vervolgens één of meerdere acties, waarbij je het volgende instelt:
De omschrijving van de actie
Wees hier zo duidelijk mogelijk en hou het simpel.Reactie verplicht
Wanneer je dit vinkje aanzet, verplicht je een medewerker een reactie te geven, wanneer diegene een actie wil afronden (bijvoorbeeld de reden van het afkeuren van een offerte).Kleur actieknop
Denk bijvoorbeeld aan de kleur groen wanneer de actie positief is en rood wanneer de actie minder positief is.Vervolgstap
Welke stap wil je selecteren als vervolg? Kortom: wat moet er nu gedaan worden? Let op: maak de stap die je als vervolgstap wil selecteren wel eerst aan, anders kun je hier die vervolgstap niet selecteren.
Rechten
Ga, na het aanmaken van een workflow, naar Instellingen > Account > Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten om te bepalen wie welke workflows mag gebruiken en/of verwijderen.
Je kunt daarnaast via Instellingen > Account > Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten deze weg ook bepalen of een medewerker alleen zijn eigen workflows in mag zien, of ook die van zijn of haar collega's.
Expert training
Wil je een aantal voorbeelden uit de praktijk zien? Lees dan dit artikel.
Wil je echt alle ins- en outs te weten komen? Volg dan de expert training 'workflows en vrije velden'
Veelgestelde vragen
Kan een workflow handelingen voor je uitvoeren? Een workflow stuurt een proces aan waarin medewerkers in een gedefinieerde volgorde stappen oppakken. De workflow voert zelf geen handelingen uit. Handelingen dienen altijd uitgevoerd te worden door een gebruiker.
Kan ik ook een mail ontvangen van een workflow? Wil je graag een mail ontvangen van een aangevraagde workflow? Dit kan eenvoudig ingesteld worden via de workfloweditor. In de betreffende stap dient daarvoor 'E-mail naar medewerker' aangevinkt te staan.
Kan een workflow automatisch gestart worden bij een bepaalde gebeurtenis?
Ja, dit is enkel mogelijk bij verlofaanvragen.
Is het mogelijk om een prioriteit mee te geven aan een to-do of workflow?
Nee, dat is niet mogelijk. Beide opties kennen een standaard prioritering.
Kan ik een export of overzicht maken van alle workflows?
Het is niet mogelijk om een export te maken van alle workflows. Wel is het mogelijk om via 'alle workflows van mijn bedrijf' een overzicht te krijgen van alle workflows. Hiervoor dien je wel de juiste rechten te hebben.
Ik heb een workflow genaamd “Bewaking voortgang Offerte” op mijn naam staan, maar ik kan deze niet vinden in de workflow-editor, hoe wijzig ik deze? Het is niet mogelijk om deze workflow te wijzigen. Bij het versturen van een offerte krijg je de optie om deze standaard workflow automatisch te starten en aan iemand toe te wijzen.
Kan ik een workflow dupliceren? Ja dat kan. Ga in je workflow-overzicht naar Acties > en druk op "dupliceren". Nu heb je een workflow met dezelfde stappen en acties.