In dit artikel beschrijven we acht redenen waarom het niet lukt om inkoop of declaraties te registreren. Nog niet bekend met declaraties, kosten en kostensoorten in Simplicate? Lees dan eerst dit artikel over projectkosten en dit artikel over declaraties.
Acht redenen waarom het niet lukt om inkoopkosten/declaraties te boeken
Kostenregistratie staat niet aan in de Simplicate-omgeving
Om kosten te kunnen registreren in Simplicate moet in ieder geval één van de volgende drie checkboxen in de projectinstellingen zijn aangevinkt (Instellingen > Projecten > tabblad 'Algemene instellingen':
Wil je inkoop boeken op een project? Dan dient de eerste optie en/of de laatste optie geselecteerd te zijn. Wil je declaraties kunnen registreren als medewerker? Dan dient de tweede optie in ieder geval geselecteerd te zijn.
Het project waarop je kosten wilt boeken heeft de status 'Gesloten'
Wil je kosten of declaraties boeken op een project, maar wordt het project niet als keuze getoond bij de boeking of registratie? Controleer dan eerst of het project actief is. Op gesloten projecten kun je namelijk geen kosten of declaraties boeken.
Kosten registreren staat uit op de dienst
Is de status van het project 'Actief', maar kun je het project of de juiste dienst niet selecteren bij de kostenboeking of declaratie? Controleer dan of 'Kosten registreren' op de dienst op 'Ja' staat. Is dat niet het geval, kun je geen kosten registeren.
Huidige datum valt buiten looptijd kostenregistratie
Staat 'Kosten registreren' op 'Ja', maar kun je nog steeds geen kosten boeken? Controleer dan of de huidige datum binnen de looptijd van de kostenregistratie valt. Is dat niet het geval? Dan lukt het niet om kosten te registreren.
Er is geen kostensoort toegevoegd op de dienst
Om kosten te kunnen boeken moet er een kostensoort zijn toegevoegd aan een dienst op een project. Is er (geen juiste) kostensoort toegevoegd? Open dan de dienst en voeg de kostensoort toe via de groene knop 'Kostensoort toevoegen'.
Op het project is een 'Project team' samengesteld waar jij geen deel van uitmaakt
Wanneer er via 'Project team' op tabblad 'Projectinstellingen' op het project een team of individuele medewerkers zijn toegevoegd, dan kunnen medewerkers die niet individueel zijn toegevoegd of geen onderdeel zijn van het toegevoegde team, geen uren of kosten registreren.
Je wilt een inkoopfactuur boeken op een kostensoort met een prijs per eenheid
Via Projecten > Projectinkoop kun je inkoopfacturen handmatig toevoegen of, indien je de inkoopkoppeling hebt geïnstalleerd en gekoppeld aan jouw boekhoudpakket, importeren. Inkoopfacturen kunnen echter nooit geboekt worden op een kostensoort met een 'Prijs per eenheid'. Om de inkoopfactuur toch te boeken op een project, zul je voor een andere kostensoort, zonder prijs per eenheid moeten kiezen. Is die niet toegevoegd op een dienst op het project? Dan dien je deze handmatig toe te voegen op de dienst met de groene knop 'Kostensoort toevoegen'.
Je hebt niet de juiste rechten in je Simplicate-omgeving (projectinkoop)
Staat het recht 'Projectinkoop' uit bij de gebruikersgroep(en) waar jij toe behoort? Dan is het tabblad 'Projectinkoop' in de Projectenmodule voor jou niet zichtbaar, waardoor inkoopkosten boeken niet mogelijk is. Als je toegang hebt tot de algemene instellingen van Simplicate, kun je de rechten controleren via Instellingen > 'Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten' en tabblad 'Rechten per gebruikersgroep'.
