Films en tv-series, maaltijdboxen, bloemen, muziek of opslagruimte; de opmars van abonnementen die online verkocht worden is niet meer te stoppen. Mensen en bedrijven stappen steeds vaker over van het kopen van producten naar het abonneren op diensten.

Instellingen

Maken jullie ook gebruik van abonnementen, dan dien je allereerst de basis goed in te stellen in Simplicate. Ga naar Instellingen > Projecten > Abonnementen.

Moment van versturen van de abonnementsfacturen

Factuurcyclus
Je bepaalt eenmalig (dus voor alle klanten op dezelfde manier) of je de abonnementsfacturen vooraf of achteraf wilt factureren.

Vooraf
De abonnementsfactuur wordt altijd gegenereerd (klaargezet) op de eerste dag, gelijk aan de begindatum van het abonnement. Je bepaalt altijd zelf nog wanneer je de factuur daadwerkelijk gaat versturen.
Achteraf
De abonnementsfactuur wordt altijd gegenereerd (klaargezet) op de dag na de laatste dag van de cyclus. Je bepaalt altijd zelf nog wanneer je de factuur daadwerkelijk gaat versturen.

Let op: Het aanpassen van deze instelling heeft effect op alle nieuwe abonnement cycli die gegeneerd worden. Dus ook bij abonnementsdiensten waarvan al eerdere cycli zijn gefactureerd zullen de instellingen worden toegepast op de nieuwe cycli.

Abonnementen altijd factureren op de eerste dag van de cyclus
Je bepaalt eenmalig (dus voor alle klanten dezelfde manier) of je de abonnementsfacturen wel of niet op de eerste dag van de cyclus wilt factureren.

Ja
Wanneer de begindatum van het abonnement niet de eerste dag van de cyclus is, dan wordt de eerste factuur berekend over een gebroken periode.

Voorbeeld:
Een abonnement (cyclus is maand) heeft als begindatum 14 september. In dit voorbeeld zal de eerste factuur een periode hebben van 14 t/m 30 september en zal daarna automatisch de maandcyclus oppakken, dus 1 t/m 31 oktober, 1 t/m 30 november etc).

Nee
De abonnementsfactuur wordt altijd klaargezet op de begindatum van het abonnement.

Voorbeeld:
Een abonnement (cyclus is maand) heeft als begindatum 14 september. In dit voorbeeld zal de eerste factuur een periode hebben van 14 september t/m 13 oktober. Dit wordt vervolgens elke maand op dezelfde manier gegenereerd, dus 14 oktober t/m 13 november, 14 november t/m 13 december etc.

Let op: ook het wijzigen van deze instelling heeft alleen invloed op abonnementsdiensten die je na het wijzigen van de instelling aanmaakt.

Abonnementsfacturen handmatig of automatisch genereren

Omdat de factuur van een abonnement automatisch wordt gegenereerd in de factuurmodule, heb je de keuze om de factuur automatisch bij te factureren of bij conceptfacturen klaar te laten zetten.

Wanneer je automatische elke maand (of andere cyclus) je abonnementsfacturen wilt versturen met 1 druk op de knop en hier geen verdere omkijken naar hebt (of wilt hebben), dan adviseren wij de abonnementen automatisch klaar te laten zetten bij conceptfacturen. De keuze voor te factureren maak je voornamelijk wanneer je ook andere diensten (op basis van nacalculatie en/of vaste prijs) toe wilt voegen aan de abonnementsfacturen.

Ja
De abonnementsfacturen worden klaargezet bij conceptfacturen.
Nee
De abonnementsfacturen worden klaargezet bij te factureren.

Beschikbare cycli

Vink hier de cycli aan waar je gebruik van wilt maken.

Maand
Kwartaal
Halfjaar
Jaar

Automatische verschilfacturen

Heb je een abonnementsfactuur gestuurd en wijzig je in die periode het aantal of de prijs? Dan kan op basis van onderstaande instellingen automatisch een verschilfactuur gegenereerd worden.

Verschilfacturen automatisch genereren

Aanleiding voor verschilfactuur

Aantal
Prijs
Beide

Positieve en/of credit verschilfacturen

Positieve verschilfactuur
Alleen als je het aantal of de prijs verhoogt, wordt er een verschilfactuur gegenereerd.
Credit verschilfactuur
Alleen als je het aantal of de prijs verlaagt, wordt er een verschilfactuur (creditfactuur) gegenereerd.
Beide

Berekeningsmethode van een onvolledige abonnementscyclus

Wanneer je een abonnement hebt aangemaakt en de einddatum is eerder dan de laatste dag van de cyclus, dan wordt er automatisch een factuur gegenereerd met het juiste bedrag.

Voorbeeld: je hebt een jaarabonnement aangemaakt (de standaardcyclus is 1 januari t/m 31 december en je hebt de instelling 'Abonnementen altijd factureren op de eerste dag van de cyclus' op ja staan) met begindatum 1 juni. Er wordt nu een factuur gegenereerd van 1 juni t/m 31 december. De hoogte van het bedrag kan op twee verschillende manieren berekend worden, namelijk op basis van:

Dagen
De berekening wordt als volgt gemaakt: 213/365 dagen * prijs.
Maanden
De berekening wordt als volgt gemaakt: 7/12 maanden * prijs.