Binnen Simplicate leg je alle relevantie informatie omtrent (potentiële) relaties en medewerkers vast. 

Maak altijd een goede afweging welke informatie je waar en hoe vast wilt leggen. Stel jezelf altijd de vraag of je ook daadwerkelijk iets met deze informatie gaat doen en hoe vaak dit van toepassing zal zijn. Tijdens de onboarding staan we daarom stil bij dit onderdeel en adviseren wij hierover. 

De volgende onderdelen in Simplicate kunnen gebruikt worden voor het vastleggen van gegevens: 

Let op: elke CRM-relatie (bedrijf en persoon), medewerker, salestraject & project beschikt over eigen relevante informatie. Omdat je een salestraject en een project altijd aanmaakt op een bedrijf of persoon zul je de taken, documenten en tijdlijnen hiervan ook altijd in CRM terugvinden. CRM is dus altijd de basis waar je sowieso alles terug kunt vinden. 

Simplicate biedt in elke module een aantal standaard velden aan. Deze velden staan vast en kunnen dus niet gewijzigd of verwijderd worden. De keuze of je gebruik wilt maken van het veld laten we echter volledig aan jou als gebruiker over.  

Hieronder een voorbeeld van de standaard beschikbare velden in de CRM module.

In elke module heb je de mogelijkheid extra informatie vast te leggen, die niet standaard door Simplicate wordt aangeboden. Middels vrije velden kun je zelf bepalen welke gegevens je dus nog meer wilt vastleggen. Hierbij bepaal je ook de benaming en volgorde van de velden en veldgroepen.

Per veld kun je ervoor kiezen om het in het overzicht van de module filterbaar en/of doorzoekbaar te maken, zodat je een snelle selectie kunt maken op de informatie die je op dat moment nodig hebt! 

Hieronder een voorbeeld van vrije velden in de CRM module.

Elke module beschikt over een tijdlijn, waar je alle informatie op vastlegt. Dit kunnen notities zijn die je handmatig toevoegt (eventueel voorzien van bijlage), maar bijvoorbeeld ook e-mails. 

Alle acties die vanuit Simplicate worden gedaan, bijvoorbeeld het wijzigen, toevoegen of verwijderen van gegevens, het versturen van offertes en facturen etc. worden ook automatisch gelogd op de tijdlijn. Op deze manier heb je altijd in chronologische volgorde een overzicht van alle relevante informatie. 

De tijdlijn maakt het daarnaast mogelijk berichten snel terug te kunnen vinden door te zoeken en te filteren aan de rechterkant van de tijdlijn.
​
Tevens is het mogelijk om alle tijdlijn berichten te tonen die behoren bij een relatie, dit doe je door het vinkje 'Toon alle tijdlijnberichten' aan te vinken.

Onder het tabblad documenten (dat je in elke module terug ziet komen) kun je alle documenten vastleggen. Bij het vastleggen van een document, selecteer je een type document. Je bepaalt het type documenten dat te selecteren is per module en wie wat wel of niet in mag zien. 

Wanneer je meerdere documenten hebt vastgelegd kun je heel eenvoudig filteren op deze typen, zodat je snel de documenten vindt die je op dat moment zoekt. Ook de omschrijving van het document kun je in Simplicate aanpassen, waardoor je daar ook weer op kunt zoeken. Op die manier wordt mappenstructuur overbodig.

Omdat een salestraject en project altijd gekoppeld is aan een CRM-relatie, vind je op de CRM-relatie alle documenten altijd terug. 

E-mails kunnen op diverse manieren worden vastgelegd:

Let op: het BCC e-mailadres is een uniek e-mailadres (elke tijdlijn en elke gebruiker heeft dus een eigen uniek e-mailadres). Op deze manier vindt herkenning plaats en weet Simplicate precies wie wat waar heeft vastgelegd.