De rechten van een gebruiker bepalen waar een medewerker toegang tot heeft in Simplicate. Dit artikel legt de verschillende rechten per module uit. 

De rechten zijn in te richten per module en per gebruikersgroep. Je komt bij het scherm om de rechten in te stellen voor jouw organisatie door de volgende stappen te volgen: ga naar Instellingen > kijk onder het tabblad 'Account' > klik op 'Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten'.

CRM

  • Toegang: is het wel of niet tonen van de module in zijn/haar account. Wanneer een werknemer nooit de module CRM zal gebruiken of expliciet geen toegang mag tot het CRM, kun je door dit vinkje bij toegang deze ontzeggen.
  • Toevoegen, verwijderen en bewerken: deze rechten geven de optie om CRM-relaties toevoegen, verwijderen of bewerken uit te sluiten voor specifieke gebruikersgroepen. Deze optie raden we aan wanneer een organisatie specifieke verantwoordelijken heeft voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van CRM-relaties in het CRM systeem.
  • KPI's wijzigen: is het recht om KPI's (dashboards in de CRM-module) te kunnen toevoegen, verwijderen of te bewerken. Wanneer je niet wilt dat andere collega's deze KPI's kunnen wijzigen, dan kun je deze optie hier uit vinken.
  • Exporteren naar Excel: heeft uitwerking op de exporteerknop in de CRM-module. Wanneer je deze optie uitvinkt is het niet meer mogelijk voor de gebruikersgroep om deze optie te gebruiken en zal deze knop verdwijnen.
  • Alleen toegang als gebruiker de relatiebeheerder is: in veel sales gerichte organisaties is het wenselijk om niet elkaars relaties te kunnen zien. Wanneer je deze optie aanvinkt zal van de betreffende gebruikersgroep alle gebruikers alleen de CRM-relaties kunnen zien, waarvan zij de relatiebeheerder zijn.
  • Toon medewerkers in CRM: indien dit recht geactiveerd is, mogen medewerkers alle medewerkers onder de tab Personen allemaal inzien. Indien dit niet het gewenst is, dient het recht niet geactiveerd te worden.

HRM

  • Alleen eigen medewerker in weergave in dienst: indien dit recht geactiveerd is binnen de gebruikersgroep, kan de medewerker alleen op de tab 'Medewerkers in dienst' zichzelf zien en ook doorklikken op zichzelf. De medewerker heeft geen recht om zichzelf te bewerken als alleen dit recht aanstaat.
  • Weergave medewerkers in dienst: als dit recht aanstaat binnen de gebruikersgroep, kan de medewerker iedereen zien op de tab 'Medewerkers in dienst' bij HRM, maar alleen op zichzelf doorklikken om de onderliggende details in te zien. 
  • Weergave alle medewerkers: als dit recht aanstaat, kan de medewerker alle medewerkers zien ook degene die uit dienst zijn. De medewerker kan echter alleen op zichzelf doorklikken.
  • Toegang als leidinggevende: dit recht dient als aanvulling op het recht Weergave medewerkers in dienst of Weergave alle medewerkers, waarbij de leidinggevende alle medewerkers ziet, maar alleen kan doorklikken op de medewerker waar hij/zij leidinggevende van is. 
  • Toegang tot alle medewerkers: dit recht dient als aanvulling op het recht Weergave medewerkers in dienst of Weergave alle medewerkers, waarbij je met dit recht aan op alle medewerkers kunt doorklikken.
  • Bewerken persoonsgegevens: dit recht verleent je bewerkingsrechten tot de medewerkers waartoe jij toegang hebt. Dit recht beperkt de medewerker tot het bewerken van alleen de persoonsgegevens tab.
  • Bewerken medewerker: dit recht verleent je bewerkingsrechten tot de medewerkers waartoe jij toegang hebt. Dit recht beperkt de medewerker tot het bewerken van alleen de medewerkers tab.
  • Bewerken gebruiker: dit recht verleent je bewerkingsrechten tot de medewerkers waartoe jij toegang hebt. Dit recht beperkt de medewerker tot het bewerken van alleen de gebruikers tab.
  • Bewerken contract/rooster: dit recht verleent je bewerkingsrechten tot de medewerkers waartoe jij toegang hebt. Dit recht beperkt de medewerker tot het bewerken van alleen de tabbladen contract en rooster.
  • Toevoegen: dit recht geeft je het recht om nieuwe medewerkers te kunnen toevoegen. Dit betreft alleen het toevoegen van medewerkers. Om aanvullende informatie toe te voegen/bewerken heb je aanvullende rechten nodig.
  • Verwijderen: dit recht geeft de gebruiker het recht om medewerkers geheel te verwijderen. Deze optie raden we aan wanneer een organisatie specifieke verantwoordelijken heeft voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van werknemers in het HRM-systeem.
  • Verlof correcties: bij deze optie kun je aangeven of collega's hun verlof kunnen bewerken of niet. Wanneer een beperkt aantal medewerkers verantwoordelijk is voor de verlofregistraties binnen de organisaties, dan adviseren wij je deze optie uit te zetten voor alle andere collega's.
  • Verzuim registreren: wanneer je deze optie activeert voor een gebruikersgroep, dan kunnen alle gebruikers in deze groep uren schrijven op verzuim. Organisaties kunnen zelf bepalen of ze dit wenselijk vinden.
  • Exporteren naar Excel: heeft uitwerking op de exporteerknop in de HRM-module. Wanneer je deze optie uitvinkt is het niet meer mogelijk voor de gebruikersgroep om deze optie te gebruiken en zal deze knop verdwijnen.
  • KPI's wijzigen: is het recht om KPI's (dashboards in de HRM-module) te kunnen toevoegen, verwijderen of te bewerken. Wanneer je niet wilt dat andere collega's deze KPI's kunnen wijzigen, dan kun je deze optie hier uit vinken.
  • Rapportage: is het recht om het tabblad 'Rapportage' in te zien. De medewerker heeft dan toegang tot de Verlof- en Verzuimrapportage.

Sales

  • Toegang: is het wel of niet tonen van de module in zijn/haar account. Wanneer een werknemer nooit de module Sales zal gebruiken of expliciet geen toegang mag tot Sales, kun je door dit vinkje bij toegang deze ontzeggen.
  • Toevoegen, verwijderen en bewerken: Het in- of uitschakelen van deze optie raden we aan wanneer een organisatie specifieke verantwoordelijken heeft voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van Sales. 
  • KPI's wijzigen: is het recht om KPI's (dashboards in de Sales-module) te kunnen toevoegen, verwijderen of te bewerken.
  • Alleen toegang als gebruiker sales verantwoordelijke is: in veel sales gerichte organisaties is het wenselijk om niet elkaars salestrajecten te kunnen zien. Wanneer je deze optie aanvinkt zal van de betreffende gebruikersgroep alle gebruikers alleen de Sales kunnen zien, waaroor zij de sales verantwoordelijke zijn.
  • Exporteren naar Excel: heeft uitwerking op de exporteerknop in de Sales module. Wanneer je deze optie uitvinkt is het niet meer mogelijk voor de gebruikersgroep om deze optie te gebruiken en zal deze knop verdwijnen.
  • Rapportage: is het recht om het tabblad 'Rapportage' in te zien. De gebruiker heeft dan toegang tot de Sales funnel rapportage.

Projecten

  • Toegang: is het wel of niet tonen van de module in zijn/haar account. Wanneer een werknemer nooit de module Projecten zal gebruiken of expliciet geen toegang mag tot Projecten, kun je door dit vinkje bij toegang deze ontzeggen.
  • Toevoegen, verwijderen en bewerken: deze rechten geven de optie om Projecten toe te voegen, te verwijderen of te bewerken uit te sluiten voor specifieke gebruikersgroepen. Deze optie raden we aan wanneer een organisatie specifieke verantwoordelijken heeft voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van Projecten.
  • KPI's wijzigen: is het recht om KPI's (dashboards in de Projecten-module) te kunnen toevoegen, verwijderen of te bewerken. Wanneer je niet wilt dat andere collega's deze KPI's kunnen wijzigen, dan kun je deze optie hier uit vinken.
  • Alleen toegang tot een project als gebruiker project teamlid is: wanneer je deze optie aanvinkt zal van de betreffende gebruikersgroep alle gebruikers alleen de projecten kunnen zien, waarvan zij onderdeel zijn van het projectteam.
  • Projectinkoop: wanneer een medewerker expliciet geen toegang mag tot de Projectinkoopmodule, kun je dit deze optie uitvinken. 
  • Exporteren naar Excel: heeft uitwerking op de exporteerknop in de Projecten module. Wanneer je deze optie uitvinkt is het niet meer mogelijk voor de gebruikersgroep om deze optie te gebruiken en zal deze knop verdwijnen.
  • Rapportage: is het recht om het tabblad 'Rapportage' in te zien. De gebruiker heeft dan toegang tot de Omzetprognose, Projectresultaat en Gefactureerd en forecast.

Uren

  • Toegang: is het wel of niet tonen van de module in zijn/haar account. Wanneer een werknemer nooit de urenmodule zal gebruiken of expliciet geen toegang mag tot de urenmodule, kun je door dit vinkje bij toegang deze ontzeggen.
  • KPI's wijzigen: is het recht om KPI's (dashboards in de urenmodule) te kunnen toevoegen, verwijderen of te bewerken. Wanneer je niet wilt dat andere collega's deze KPI's kunnen wijzigen, dan kun je deze optie hier uit vinken.
  • Bekijk en bewerk alle timesheets: is het inzien van alle timesheets en agenda's van collega's. Wanneer je wilt dat je collega's elkaars uren niet in kunnen zien in verband met bijvoorbeeld privacy kun je deze optie uitvinken.
  • Exporteren naar Excel: heeft uitwerking op de exporteerknop in de urenmodule. Wanneer je deze optie uitvinkt is het niet meer mogelijk voor de gebruikersgroep om deze optie te gebruiken en zal deze knop verdwijnen.
  • Uren alle medewerkers goedkeuren in agenda/timesheet: hiermee krijgt de medewerker het recht om alle uren van alle medewerkers goed te keuren.
  • Toon waarde uren in agenda/timesheet: als een medewerker zijn/haar uren schrijft, zal met dit recht ingeschakeld, de waarde die deze uren vertegenwoordigd zichtbaar zijn voor de medewerker. Indien dit niet wenselijk is, dient het recht niet geactiveerd te worden.
  • Uren goedkeuren per project waarvan projectleider: met dit recht geef je de projectleiders het recht om uren goed te keuren via het tabblad Projectcontrole. Dit recht heeft alleen effect als Urencontrole per project is ingeschakeld in de instellingen van de urenregistratie.
  • Uren goedkeuren van medewerkers waarvan leidinggevende in agenda/timesheet: dit recht gaat alleen samen met het recht Bekijk en bewerk alle timesheets. Door dit recht ook aan te zetten, zorg je ervoor dat de medewerker alleen uren van zijn/haar medewerkers kan goedkeuren voor wie de gebruiker de leidinggevende is.
  • Uren goedkeuren alle projecten: dit recht zorgt ervoor dat alle uren op de tab Projectcontrole goedgekeurd kunnen worden, zonder de noodzaak dat de gebruiker Projectleider is van deze projecten.
  • Urenrapportage eigen medewerker: met dit recht geef je de gebruiker inzage in de Urenrapportage. Echter ziet de gebruikers alleen data met betrekking tot de gebruiker zelf.
  • Urenrapportage alle medewerkers: met dit recht geef je de gebruiker inzage in de Urenrapportage, waarbij deze data en statistieken van alle medewerkers kan inzien.

Facturen

  • Toegang: is het wel of niet tonen van de module in zijn/haar account. Wanneer een werknemer nooit de facturatiemodule zal gebruiken of expliciet geen toegang mag tot de facturatiemodule, kun je door dit vinkje bij toegang deze ontzeggen.
  • Toevoegen, verwijderen en bewerken: deze rechten geven de optie om facturen toe te voegen, te verwijderen of te bewerken uit te sluiten voor specifieke gebruikersgroepen. Deze optie raden we aan wanneer een organisatie specifieke verantwoordelijken heeft voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van facturen in het CRM systeem.
  • Facturen versturen: dit recht kan gebruikt worden om onderscheid te maken tussen het opstellen van de factuur en het daadwerkelijk versturen van de factuur. Zonder dit recht kan een medewerker een factuur niet naar de klant versturen.
  • Bewerken verstuurde facturen: is het recht om verstuurde facturen te wijzigen. Wanneer je niet wilt dat een specifieke gebruikersgroep geen facturen kan aanpassen als ze verstuurt zijn, kun je deze optie uitvinken.
  • Accoutancy Apps: dit recht geeft de medewerker het recht om het tabje Boekhouding in de Facturatiemodule te zien. De medewerker kan de facturen dan verwerken naar het gekoppelde boekhoudpakket.
  • Exporteren naar Excel: heeft uitwerking op de exporteerknop in de Facturatie module. Wanneer je deze optie uitvinkt is het niet meer mogelijk om deze optie te gebruiken en zal deze knop verdwijnen.
  • KPI's wijzigen: is het recht om KPI's (dashboards in de CRM-module) te kunnen toevoegen, verwijderen of te bewerken. Wanneer je niet wilt dat andere collega's deze KPI's kunnen wijzigen, dan kun je deze optie hier uit vinken.
  • Rapportage: is het recht om het tabblad 'Rapportage' in te zien. De gebruiker heeft dan toegang tot de Omzetrapportage en Abonnementsrapportage.

Workflows

  • Verwijderen van workflows: het recht op het verwijderen van workflows betekent dat een gebruiker overal in het pakket het recht heeft om een workflow te verwijderen, ongeacht de soort workflow.
  • [Workflow naam]: deze rechten geven de optie om de workflows van de desbetreffende soorten, toe te voegen, te verwijderen of te bewerken.

Toegang tot Documenten van mijn bedrijf

  • [Jouw bedrijf]: Vink deze optie uit als niemand documenten mag zien van het desbetreffende bedrijf. Aan te raden voor bedrijven die documenten liever afschermen voor personeel.

Toevoegen en bekijken van documenten

  • Documenten verwijderen: Vink deze optie uit als een gebruikersgroep geen documenten mag verwijderen. Het rode kruisje achter een document zal dan verdwijnen voor deze groep.
  • Onbekend: Is het document type voor wanneer er geen document type is geselecteerd.
  • [Jouw document type]: Stel hier in per document type of een gebruikersgroep een document type mag toevoegen en bekijken.

Instellingen

  • Account, Algemeen, CRM, HRM, Sales, Projecten, Facturen: bepaal met dit vinkje of een gebruikersgroep wel of niet de instellingen mag zien van een bepaalde module.
  • API: dit vinkje geeft de mogelijkheid om de toegang van de API te beperken. Vink je deze aan dan kan een gebruiker API keys genereren en verwijderen.
Heeft u het antwoord gevonden?