Dit artikel bevat informatie over:

Door het eenmalig goed inrichten en opmaken van offertes in de sjablonen, borg je dat er volgens de door jou ingestelde standaarden wordt gewerkt. Hier kan uiteraard naar wens van af worden geweken per offerte.

Ga naar Instellingen > Sales > Offertesjablonen. Hier kun je nieuwe sjablonen toevoegen en bestaande sjablonen aanpassen. Je voegt nieuwe offertesjablonen toe door op de groene knop 'nieuw' te klikken (rechtsboven). Je kunt vervolgens de naam van het nieuwe sjabloon invoeren en krijgt de keuze of je dit sjabloon wilt baseren op een bestaand sjabloon. 

Zodra je op een sjabloon klikt, komt de offerte-editor naar voren. In de offertesjablonen zet je eventuele voorbladen/achtergronden, de bijbehorende marges en de taal van de prijstabel (NL/EN) van jouw offerte vast. De inhoud van de offerte kun je uiteraard naar wens aanpassen per individuele offerte in de Sales-module.

Hieronder beschrijven we de functionaliteit van de offerte-editor in offertesjablonen en geven daarbij direct ook visuele voorbeelden.

De offerte-editor is als volgt opgebouwd:

Wanneer er nog geen voorblad is toegevoegd, staat boven de eerste pagina van de offerte een “+”-teken waarmee je een voorblad kunt toevoegen. Mocht je het voorblad weer willen verwijderen, dan kun je de voorpagina selecteren door op de pagina te klikken. Dan verschijnt linksboven naast de voorpagina een prullenbak-icoon. Je verwijdert de pagina door op dat icoon te klikken.

Met het achterblad kun je afwijken van de standaardachtergrond in het offertesjabloon. Het achterblad stel je op dezelfde manier in als het voorblad. Namelijk in de instellingen van het offertesjabloon, door op het “+”-teken te klikken onderaan de offerte. Het verwijderen van een achterblad vindt ook op dezelfde manier plaats als het verwijderen van een voorblad.

Om de achtergrond van zowel de voorpagina als de daaropvolgende pagina’s aan te passen selecteer je de betreffende pagina. Rechts in beeld verschijnt dan het bijbehorende paneel om de pagina te bewerken. Je kan hier een bestand (max. 500kb) uploaden onder het kopje 'Achtergrond'. Wanneer het bestand is geladen kun je naar wens de grootte, weergave, marges en plaatsing aanpassen in het paneel.

In het paneel rechts in beeld komt de voorvertoning van de achtergrond te staan. De marges worden met grijze stippellijnen op de preview weergeven. Bovenin het paneel kunnen de marges aangepast worden. De elementen van de offerte vallen altijd binnen de marges. Hoe breder de marges, hoe breder de elementen geplaatst kunnen worden. Op die manier krijg je duidelijk te zien of de elementen het ingestelde briefpapier (achtergrond) overlappen. 

De achtergrond die wordt geüpload voor de vervolgbladen wordt niet getoond in de offerte-editor zelf, alleen rechts in het paneel. Dit omdat page-breaks naar wens toe te voegen zijn binnen het document.

Linksboven in de editor staan 4 icoontjes, deze zijn (v.l.n.r) voor het toevoegen van tekstblokken, afbeeldingen, page-breaks en de prijstabel. Met 1 klik kan een keuze worden gemaakt van wat toegevoegd dient te worden. Dan wordt op de pagina, tussen de bestaande blokken met blauwe lijnen aangegeven waar het gekozen element geplaatst kan worden. Door over de blauwe lijnen te bewegen worden ze vetgedrukt. Wanneer je vervolgens op een blauwe lijn klikt kun je het blok plaatsen. De prijstabel en page-breaks zijn niet te plaatsen op het voorblad. 

Bestaande blokken kun je verplaatsen, wijzigen en verwijderen door deze te selecteren en gebruik te maken van de icoontjes die links van het vak verschijnen.

Wanneer één van de elementen van de offerte in het voorbeeld wordt geselecteerd, verschijnt rechts het paneel om dit element te bewerken. Selecteer je een tekstblok, dan kun je hier in het sjabloon een standaard tekst invoeren. Rechts kun je het lettertype en de kleur kiezen, daarnaast kun je de tekst vetgedrukt of cursief maken, de regelafstand kiezen en variabele placeholders invoegen.

Vanaf nu heb je de keuze uit lettertypen van Google Fonts. Klik hier meer informatie hoe je deze Google Fonts instelt op je offertesjabloon.

Op deze manier kun je heel eenvoudig de tekst volledig naar jouw wens opmaken. Wanneer je onderdelen van de tekst in een tekstvak bijvoorbeeld een kleur wilt geven of vetgedrukt wilt maken dan kun je dit deel van de tekst selecteren door te slepen en dan rechts in beeld de gewenste instellingen kiezen.

Door gebruik te maken van placeholders kun je eenvoudig informatie die per offerte verschilt ophalen uit Simplicate. Wanneer er geen informatie is ingevuld voor de placeholder, dan zal deze niets tonen op de offerte. In de editor in de Sales module wordt wel een melding gegeven. 

Standaard tekstblokken: Ook verschijnt rechts in het paneel de optie om standaard tekstblokken toe te voegen. Hier kun je met een druk op de knop vooraf ingestelde teksten aan de offerte toevoegen. Het vooraf opstellen van deze teksten kan via Instellingen > Sales > Offerte tekstblokken. Met deze functionaliteit vul je jouw sjabloon gemakkelijk met de gewenste (van te voren opgestelde) tekst.

Stel: je hebt een offertesjabloon klaar staan, maar bij specifieke klanten moet hier een extra tekstblok aan worden toegevoegd. Dit tekstblok kun je dan gemakkelijk in het salestraject, na het genereren van de offerte op basis van het sjabloon, toevoegen. Vervolgens kun je dit tekstvak selecteren en komt in het paneel de optie om de standaard tekst toe te voegen.  

Om een standaard tekstblok te plaatsen is het dus nodig om al een tekstvak aangemaakt te hebben.

LET OP: wij raden aan om altijd zelf de tekst te typen in de tekstblokken en niet te kopiëren vanuit een ander programma (zoals bijvoorbeeld Word). Het kan dan voorkomen dat de opmaak van het andere programma wordt meegenomen en dit in Simplicate voor een andere, ongewenste weergave zorgt.

Wanneer je een afbeelding selecteert verschijnt rechts in beeld de optie om deze afbeelding groter of kleiner te maken. Daarnaast kun je er voor kiezen of je de afbeelding links, rechts of in het middel wilt uitlijnen. Het vak zelf pas je aan door het vak te selecteren en gebruik te maken van de icoontjes die links van het vak verschijnen.

Bij het selecteren van de prijstabel verschijnen rechts de mogelijkheden om deze op te maken. Hier kun je onder andere de vertaling van de kolommen aanpassen en bijvoorbeeld aangeven welke kolommen wel of niet getoond moeten worden. In het sjabloon (Instellingen > Sales > Offertesjablonen) kun je hiervoor een standaard opstellen, bij het maken van een offerte kun je hier steeds van afwijken. 

Wanneer je rechts in beeld de verschillende opties wijzigt, worden deze direct doorgevoerd in het voorbeeld. Zo kun je eenvoudig jouw prijstabel opmaken.

Maak je een nieuw offertesjabloon, of pas je een bestaande offerte aan? Met deze functionaliteit stel je eenmalig de standaard opmaak in voor nieuwe tekstblokken en prijstabellen. Zo voeg je snel nieuwe elementen toe in jouw huisstijl.

Let op: deze functionaliteit geldt alleen voor nieuwe tekstblokken of prijstabellen. Bestaande elementen behouden hun opmaak.

Zo stel je de Standaard opmaak in:

Ga naar Instellingen > Sales > Offertesjablonen > 'betreffende offertesjabloon'. Rechts in de kolom Offertesjabloon staat de optie Standaard opmaak. Deze instelling komt naar voren door te klikken in het grijze vak (zie afbeelding). Stel de opmaak in volgens jouw huisstijl.

Het blijft daarnaast altijd mogelijk om per salestraject af te wijken van de standaard opmaak!

Het is mogelijk om een handtekening van de verzender toe te voegen aan je offerte en het offertesjabloon. Zie hiervoor het volgende artikel:

Bij het tabblad 'e-mail' in het offertesjabloon stel je het e-mailbericht in, zoals je deze opgemaakt wilt hebben bij het versturen van je offertes. Je bepaalt hier het onderwerp, de inhoud en het eventueel standaard meesturen van één of meerdere bijlagen. Bij het onderwerp en de inhoud heb je de keuze om zogenaamde "Simplicate tekstvelden" of “Placeholders”  ( [P] ) toe te voegen. Je kunt dit gebruiken voor eventuele verwijzingen.

LET OP: ook bij de e-mails raden wij aan om altijd zelf de tekst te typen in de tekstblokken en niet te kopiëren vanuit een ander programma (zoals bijvoorbeeld Word). Zo voorkom je eventuele ongewenste wijzigingen in de opmaak van jouw e-mails.

Het is mogelijk een offerte inclusief e-mail geheel in het Engels te versturen.

Dit realiseer je door bij de instellingen van het offertesjabloon de taal op ‘English’ te zetten. Je krijgt deze optie door in de grijze ruimte naast de offerte te klikken. Door gebruik te maken van deze instelling zal automatisch de prijstabel vertaald worden. Wij raden je aan om een apart sjabloon aan te maken, zodat je op deze manier een duidelijk onderscheid hebt in Nederlandse en Engelse sjablonen.

Op deze manier kun je dus offertes in het Engels opstellen, zonder dat je omgeving op 'Engels' hoeft te worden ingesteld.

Als de offerte naar wens is gemaakt, is het tijd om deze te versturen naar de klant! Na dat je de wijzigingen hebt opgeslagen, is het mogelijk om rechtsboven op de knop 'verstuur offerte' te klikken. Nadat je op deze knop hebt gedrukt, komen er drie opties in beeld: 

Bij zowel de optie Verzenden per e-mail (PDF in bijlage) als de optie Digitaal ondertekenen kun je e-mail nog aanpassen voordat je deze definitief de deur uit doet. Tot slot is het daar ook nog mogelijk om een bijlage toe te voegen, bijvoorbeeld de algemene voorwaarden. 

Moet er een kleine aanpassing aan de verstuurde offerte worden gedaan? Je kunt in het offerte-overzicht een gegenereerde offerte kopiëren via “Acties” > “kopiëren”. Vervolgens kun je deze kopie openen, aanpassen en nogmaals versturen. 

Hoeven er geen aanpassingen gedaan te worden, maar moet de offerte opnieuw worden verstuurd? in dat geval kun je de reeds verstuurde offerte openen en gebruik maken van de knop “Offerte opnieuw versturen”.