Offertesjablonen

Door het eenmalig goed inrichten en opmaken van offertes in de sjablonen, borg je dat er volgens de door jouw ingestelde standaarden wordt gewerkt. Hier kan uiteraard naar wens van af worden geweken per offerte.

Nieuw offertesjabloon aanmaken

Ga naar Instellingen > Sales > Offertesjablonen. Hier kun je nieuwe sjablonen toevoegen en bestaande sjablonen aanpassen. Je voegt nieuwe offertesjablonen toe door op de groene knop “NIEUW” te drukken (rechts bovenin). Je kunt vervolgens de naam van het nieuwe sjabloon invoeren en krijgt de keuze of je dit sjabloon wilt baseren op een bestaand sjabloon. 

Zodra je op een sjabloon klikt, komt de offerte-editor naar voren. In de offertesjablonen zet je eventuele voorbladen/achtergronden, de bijbehorende marges en de taal van de prijstabel (NL/EN) van jouw offerte vast. De inhoud van de offerte kun je uiteraard altijd naar wens aanpassen per individuele offerte in de Sales module.  

Hoe werkt de offerte-editor?

Hieronder beschrijven we de functionaliteit van de offerte-editor in offertesjablonen en geven daarbij direct ook visuele voorbeelden.

Overzicht offerte-editor

De offerte-editor is als volgt opgebouwd:

  • Links bovenin heb je een taakbalk waarin een aantal opties worden gegeven om elementen toe te voegen.
  • Rechts bovenin de taakbalk staan een aantal weergaveopties en wordt live bijgehouden of je wijzigingen zijn opgeslagen. 
  • Rechts in beeld heb je een paneel die verandert per geselecteerd element in de offerte-editor.
  • Midden in beeld heb je het live-voorbeeld van de offerte.

Voorblad & achtergrond toevoegen

Wanneer er nog geen voorblad is toegevoegd staat boven de eerste pagina van de offerte een “+” teken waarmee je een voorblad kan toevoegen. Mocht je het voorblad weer willen verwijderen, dan kun je de voorpagina selecteren door op de pagina te klikken. Dan verschijnt linksboven naast de voorpagina een prullenbak om deze weer te verwijderen.

Om de achtergrond van zowel de voorpagina als de daaropvolgende pagina’s aan te passen selecteer je de betreffende pagina. Rechts in beeld verschijnt dan het bijbehorende paneel om de pagina te bewerken. Je kan hier een bestand (max. 500kb) uploaden onder het kopje “Achtergrond”. Wanneer het bestand is geladen kun je naar wens de grootte, weergave, marges en plaatsing aanpassen in het paneel.

In het paneel rechts in beeld komt de voorvertoning van de achtergrond te staan. De marges worden met grijze stippellijnen op de preview weergeven. Bovenin het paneel kunnen de marges aangepast worden. De elementen van de offerte vallen altijd binnen de marges. Hoe breder de marges, hoe breder de elementen geplaatst kunnen worden. Op die manier krijg je duidelijk te zien of de elementen door het ingestelde briefpapier (achtergrond) heen gaat. 

De achtergrond die wordt geüpload voor de vervolgbladen wordt niet getoond in de offerte-editor zelf, alleen rechts in het paneel. Dit omdat page-breaks naar wens toe te voegen zijn binnen het document.

Toevoegen van (standaard)tekstblokken, afbeeldingen, page-breaks en de prijstabel

Links bovenin de editor staan 4 icoontjes, deze zijn (v.l.n.r) voor het toevoegen van tekstblokken, afbeeldingen, pagebreaks en de prijstabel. Met 1 klik kan een keuze worden gemaakt wat toegevoegd dient te worden. Dan wordt op de pagina, tussen de bestaande blokken met blauwe lijnen aangegeven waar bijvoorbeeld het tekstblok geplaatst kan worden. Door over de blauwe lijnen te bewegen worden ze vetgedrukt. Wanneer je vervolgens op een blauwe lijn klikt kun je het blok plaatsen. De prijstabel en page-breaks zijn niet te plaatsen op het voorblad. 

Bestaande blokken kun je verplaatsen, wijzigen en verwijderen door deze te selecteren en gebruik te maken van de icoontjes die links van het vak verschijnen.

(Standaard) tekstblokken

Wanneer een van de elementen van de offerte in het voorbeeld wordt geselecteerd, verschijnt rechts het paneel om dit element te bewerken. Selecteer je een tekstblok, dan kun je hier in het sjabloon een standaard tekst invoeren. Rechts kun je het lettertype en de kleur kiezen, daarnaast kun je de tekst vetgedrukt of cursief maken, de regelafstand kiezen en variabele placeholders invoegen. 

Op deze manier kun je heel eenvoudig de tekst volledig naar jouw wens opmaken. Wanneer je onderdelen van de tekst in een tekstvak bijvoorbeeld een kleur wilt geven of vetgedrukt wilt maken dan kun je dit deel van de tekst selecteren door te slepen en dan rechts in beeld de gewenste instellingen kiezen.

Door gebruik te maken van placeholders kun je eenvoudig informatie die per offerte verschilt ophalen uit Simplicate. Wanneer er geen informatie is ingevuld voor de placeholder dan zal deze niets tonen op de offerte. In de editor in de Sales module wordt wel een melding gegeven. 

Standaard tekstblokken: Ook verschijnt rechts in het paneel de optie om standaard tekstblokken toe te voegen. Hier kun je met een druk op de knop vooraf ingestelde teksten aan de offerte toevoegen. Het vooraf opstellen van deze teksten kan via Instellingen > Sales > Offerte tekstblokken. Met deze functionaliteit kun je gemakkelijk de offerte aanvullen via Sales. 

Stel je hebt een offerte sjabloon klaar staan maar bij specifieke klanten moet hier een tekstblok aan worden toegevoegd. Dit tekstblok kun je dan gemakkelijk in de sale, na het genereren van de offerte op basis van het sjabloon, toevoegen.  Vervolgens kun je dit tekstvak selecteren en komt in het paneel de optie om de standaard tekst toe te voegen.  

Om een standaard tekstblok te plaatsen is het dus nodig om al een tekstvak aangemaakt te hebben.

Afbeeldingen

Wanneer je een afbeelding selecteert verschijnt rechts in beeld de optie om deze afbeelding binnen het afbeelding vak groter of kleiner te maken. Daarnaast kun je er voor kiezen of je de afbeelding links, rechts of in het middel wilt uitlijnen. Het afbeeldingen vak zelf pas je aan door het vak te selecteren en gebruik te maken van de icoontjes die links van het vak verschijnen zoals eerder omschreven.

De prijstabel

Bij het selecteren van de prijstabel verschijnen rechts de mogelijkheden om deze op te maken. Hier kun je de onder andere de vertaling van de kolommen aanpassen en bijvoorbeeld aangeven welke kolommen wel of niet getoond moeten worden. In het sjabloon (Instellingen > Sales > Offertesjablonen) kun je hiervoor een standaard opstellen, bij het maken van een offerte kun je hier steeds van afwijken. 

Wanneer je rechts in beeld de verschillende opties wijzigt in de sjabloon, worden meteen de wijzigingen doorgevoerd in het voorbeeld, zo kun je eenvoudig de prijstabel opmaken. Je kunt opties aan- en uitvinken en meteen zien wat het effect is.

Handtekening toevoegen

Ook is het mogelijk om een handtekening van de verzender toe te voegen aan je offerte en het offertesjabloon. Zie hiervoor het volgende artikel:

E-mailsjabloon

Bij het tabblad e-mail in het offertesjabloon stel je het e-mailbericht in, zoals je dit opgemaakt wilt hebben bij het versturen van je offertes. Je bepaalt hier het onderwerp, de inhoud en het eventueel standaard meesturen van een of meerdere bijlagen. Bij het onderwerp en de inhoud heb je de keuze om zogenaamde "Simplicate tekstvelden" of “Placeholders”  ( [P] ) toe te voegen. Je kunt dit gebruiken voor eventuele verwijzingen.

Versturen offerte

Als de offerte naar wens is gemaakt, is het tijd om deze te versturen naar de klant! Na dat je de wijzigingen hebt opgeslagen, is het mogelijk om rechtsboven op de knop 'verstuur offerte' te klikken. Nadat je op deze knop hebt gedrukt, komen er drie opties in beeld: 

  • PDF afdrukken;
  • Verzenden per e-mail (PDF als bijlage);
  • Digitaal ondertekenen.

Bij zowel de optie Verzenden per e-mail (PDF in bijlage) als de optie Digitaal ondertekenen kun je e-mail nog aanpassen voordat je deze definitief de deur uit doet. Ten slot is het daar ook nog mogelijk om een bijlage toe te voegen, bijvoorbeeld de algemene voorwaarden. 

Verzonden offerte aanpassen

Moet er een kleine aanpassing aan de verstuurde offerte worden gedaan? Je kunt in het offerte overzicht een gegenereerde offerte via “Acties” > “kopiëren”. Vervolgens kun je deze kopie openen, aanpassen en nogmaals versturen. 

Hoeven er geen aanpassingen gedaan te worden maar moet de offerte opnieuw worden verstuurd? in dat geval kun je de reeds verstuurde offerte openen en gebruik maken van de knop “Offerte opnieuw versturen”. 

Voor een meer visuele weergave van de offerte-editor verwijzen we je graag naar ons YouTube kanaal, waar een van onze Front-end Developers je laat zien wat je er allemaal mee kunt. Klik hier voor de video over de nieuwe offerte editor >

Of heb je interesse in een masterclass om het meeste uit de offerte-editor te halen? Schrijf je in: https://www.simplicate.com/nl/customer-success/academy/masterclass/

Heeft u het antwoord gevonden?